Вопрос о том, как пройти трудовую книжку, особенно актуален для тех, кто впервые устраивается на работу, переходит с другого работодателя или столкнулся с отсутствием документа. В 2026 году правила оформления трудовой книжки кардинально изменились: бумажные версии больше не выдаются новым сотрудникам, а на смену им пришла электронная трудовая книжка (ЭТК). В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить трудовую книжку впервые, какие документы нужны, кто отвечает за процесс, и как действовать, если у вас её нет.
Что изменилось в 2026 году: бумажная или электронная трудовая книжка?
С 1 января 2021 года в России начался постепенный переход на электронный формат трудовых книжек. Однако с 1 января 2021 года и до настоящего момента (май 2026 года) действует чёткое правило:
- Всем лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, работодатель не выдаёт бумажную трудовую книжку.
- Вместо этого работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) через информационную систему Пенсионного фонда РФ (ПФР).
Это закреплено в ч. 1 ст. 66.1, ч. 4 ст. 65 Трудового кодекса РФ и ч. 8 ст; 2 Федерального закона № 439-ФЗ от . Таким образом, если вы устраиваетесь на работу впервые — бумажная трудовая книжка вам не выдаётся и не оформляется.
Когда ещё можно получить бумажную трудовую книжку?
Бумажная трудовая книжка остаётся актуальной только в следующих случаях:
- Вы уже имели бумажную трудовую книжку до 31 декабря 2020 года и сохранили её;
- Вы подали работодателю заявление о сохранении бумажного варианта (если вы уже работали ранее);
- Вы устраиваетесь на работу впервые, но до года уже имели трудовой стаж (например, работали по договору ГПХ, проходили практику, но не были официально трудоустроены).
Если вы никогда не работали официально — вам положена только электронная трудовая книжка.
Процесс оформления ЭТК прост и полностью цифровой. Ниже — пошаговая инструкция для нового сотрудника и работодателя.
Шаг 1: Подготовка документов
При устройстве на работу вам потребуется предоставить:
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность);
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
- Если есть — предыдущая бумажная трудовая книжка (для передачи данных в ЭТК);
- Документ об образовании (если требуется по должности).
Важно! Если у вас ранее не было трудового стажа — документы о предыдущей работе не требуются.
Работодатель заключает с вами трудовой договор. В соответствии с ч. 4 ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора впервые работодатель обязан:
- Зарегистрировать вас в качестве застрахованного лица в ПФР;
- Сформировать электронную трудовую книжку на основе данных из вашего паспорта и СНИЛС.
Шаг 3: Работодатель передаёт сведения в ПФР
В течение одного рабочего дня после подписания трудового договора работодатель обязан:
- Заполнить и отправить в ПФР сведения о приёме на работу через форму СЗВ-ТД;
- Эта форма автоматически создаёт запись в вашей электронной трудовой книжке;
Сведения передаются через специализированный сервис ПФР — «Личный кабинет работодателя» или через специализированные программы бухгалтерского учёта, подключённые к системе ПФР.
Шаг 4: Вы получаете доступ к ЭТК
После передачи данных в ПФР ваша электронная трудовая книжка автоматически формируется. У вас есть несколько способов получить к ней доступ:
- Через портал Госуслуги — войдите в личный кабинет, перейдите в раздел «Пенсия и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка».
- Через мобильное приложение «Госуслуги», в разделе «Пенсионный фонд».
- Через личный кабинет на сайте ПФР (pfrf.ru).
- Через банк-партнёр (например, Сбербанк, ВТБ — если вы подключены к сервису).
Первую запись в ЭТК (о приёме на работу) вы увидите в течение 1–3 рабочих дней после подачи СЗВ-ТД.
Что делать, если работодатель требует бумажную трудовую книжку?
Если вам говорят: «Нам нужна трудовая книжка», а вы её не имеете — спокойно объясните, что вы впервые устраиваетесь на работу.
Согласно закону, работодатель не имеет права требовать бумажную трудовую книжку от лица, впервые поступающего на работу после 2020 года. Он обязан оформить ЭТК.
Если работодатель настаивает на бумажной книжке — вы можете сослаться на:
- Ч. 4 ст. 65 ТК РФ — «При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем»;
- Федеральный закон № 439-ФЗ, «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в связи с введением электронной трудовой книжки».
В случае отказа оформить ЭТК — обращайтесь в Государственную инспекцию труда или в Пенсионный фонд РФ с жалобой.
Как проверить, есть ли у меня уже электронная трудовая книжка?
Если вы ранее работали, но не знаете, оформлена ли у вас ЭТК — проверьте это так:
- Зайдите на Госуслуги (требуется подтверждённая учётная запись).
- Перейдите в раздел «Пенсия и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка».
- Система автоматически покажет: есть ли у вас ЭТК, и какие записи в ней уже есть.
Если вы видите записи о работе — значит, ЭТК уже оформлена. Если пусто — значит, её ещё не создали, и работодатель должен это сделать при вашем трудоустройстве.
Как получить копию трудовой книжки (бумажной или электронной)?
Если вам нужна копия трудовой книжки (например, для получения кредита, визы, приёма на новую работу), вы можете:
- Для бумажной трудовой книжки: написать заявление работодателю — он обязан выдать заверенную копию в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
- Для электронной трудовой книжки: через портал Госуслуги или личный кабинет ПФР вы можете скачать выписку в PDF-формате с электронной подписью работодателя и ПФР — она имеет юридическую силу.
Выписка из ЭТК содержит:
- ФИО, дату рождения;
- Все места работы с датами приёма и увольнения;
- Должности;
- Основания для приёма и увольнения;
- Электронную подпись ПФР и работодателя.
Ответственность работодателя за оформление трудовой книжки
Работодатель несёт полную ответственность за:
- Своевременное оформление ЭТК при первом трудоустройстве;
- Точность внесения данных (ФИО, дата рождения, даты приёма/увольнения);
- Своевременную передачу сведений в ПФР (в течение 1 рабочего дня после заключения договора);
- Хранение бумажных трудовых книжек (если они есть у сотрудников, принятых до 2021 года).
Нарушение этих требований влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ — штрафы от 30 000 до 50 000 рублей для организации и от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки?
Нет. Если вы впервые устраиваетесь на работу после — вы не можете выбрать бумажную книжку. Это запрещено законом. Работодатель обязан оформить ЭТК.
Вопрос 2: Что делать, если я устроился на работу, а ЭТК не появилась?
Свяжитесь с бухгалтерией или отделом кадров. Проверьте, отправлены ли сведения по форме СЗВ-ТД. Если нет — потребуйте их отправки. Если работодатель уклоняется — обращайтесь в трудовую инспекцию.
Вопрос 3: Будут ли учитываться мои предыдущие места работы, если я не имел бумажной книжки?
Да. Если вы ранее работали по трудовому договору, но не имели бумажной книжки (например, работали в частной компании, которая не оформляла её), то эти периоды не будут учтены в ЭТК. Поэтому важно, чтобы работодатели всегда оформляли трудовые отношения официально — иначе стаж не засчитается.
Вопрос 4: Можно ли получить трудовую книжку через Госуслуги без работодателя?
Нет. Вы не можете оформить ЭТК самостоятельно. Только работодатель может инициировать её создание через передачу сведений в ПФР. Но вы можете проверить её наличие и содержание через Госуслуги.
- В 2026 году все, кто устраивается на работу впервые, получают только электронную трудовую книжку.
- Бумажные трудовые книжки не оформляются новым сотрудникам — это противоречит закону.
- Работодатель обязан оформить ЭТК в течение 1 рабочего дня после заключения трудового договора.
- Доступ к ЭТК, через Госуслуги, ПФР или мобильные приложения.
- Если вам отказывают в трудоустройстве из-за отсутствия бумажной книжки — это нарушение закона. Обращайтесь в трудовую инспекцию.
Электронная трудовая книжка — это удобно, безопасно и прозрачно. Она исключает потери, подделки и ошибки при заполнении. Главное — следите за тем, чтобы ваш работодатель своевременно передавал данные в ПФР. Ваш трудовой стаж — ваше будущее. Не позволяйте ему быть утерянным!
Помните: если вы впервые устраиваетесь на работу, вы не должны искать бумажную трудовую книжку. Её просто не существует для вас. ЭТК — ваша новая трудовая история.