Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина․ Для индивидуального предпринимателя (ИП) вопрос о необходимости и порядке внесения записей в трудовую книжку часто вызывает путаницу․ В статье подробно рассматриваются:

• Обязанность ИП вести запись в собственную трудовую книжку;
• Как оформить запись в трудовую книжку при приёме и увольнении сотрудников;
• Электронные трудовые книжки (ЭТК) и их особенности;
• Типичные ошибки и способы их исправления;
• Образцы записей и полезные рекомендации․

Должен ли ИП вносить запись в свою трудовую книжку?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) запись в трудовую книжку делается только о наёмных работниках․ Деятельность в качестве индивидуального предпринимателя не считается трудовой по смыслу ТК РФ, поэтому ИП не обязан вносить запись о своей предпринимательской деятельности в собственную трудовую книжку․

Иными словами:

1. Если ИП работает только как самозанятый (без наёма работников) – запись в трудовую книжку не требуется․
2. Если ИП имеет наёмных сотрудников – он выступает в роли работодателя, и обязан вести трудовые книжки своих работников․

Какие документы нужны ИП для оформления записи о приёме сотрудника?

Для правильного внесения записи в трудовую книжку сотрудника ИП должен подготовить следующий пакет документов:

• Приказ о приёме на работу (образец приказа – РосТруд);
• Трудовой договор (по желанию, но рекомендуется);
• Книга учёта приёма‑увольнения (если ИП использует бумажный вариант);
• Личный листок (если ИП ведёт электронную трудовую книжку – отдельный листок не нужен)․

Приказ о приёме на работу – образец

ПРИКАЗ
№ ___от "__" _______ 20__

О приёме (переводе) на работу

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации
приказываю:
Принять на работу (перевести) ______________________ (ФИО, паспорт, СНИЛС);
Должность – ________________________;
Дата начала работы – "__" _______ 20__;
Условия оплаты труда – ________________________;
Оформить трудовую книжку (или электронную трудовую книжку) в соответствии с пунктом 1 приказа № ___ от "__" _______ 20__․
Ответственный за оформление – ______________________ (ФИО, должность)․

Как правильно оформить запись в трудовой книжке сотрудника

Запись в трудовую книжку делается в разделе «Запись о приёме на работу»․ Ниже – пошаговый алгоритм․

Шаг 1․ Подготовка книги

Убедитесь, что у сотрудника есть чистая трудовая книжка (или электронный профиль в системе ЭТК)․ При первом приёме запись должна быть сделана в течение семи календарных дней с даты начала работы․

Шаг 2․ Заполнение полей

Таблица записи выглядит так (пример для бумажной книги):

Шаг 3․ Подпись и печать

• Подписывает запись руководитель ИП (в случае ИП – подпись самого предпринимателя);
• Если используется печать (необязательно для ИП), ставится печать организации․

Оформление увольнения сотрудника ИП

При увольнении запись вносится в раздел «Запись об увольнении»․ Образец записи:

Дата увольнения – "__" _______ 20__
Основание увольнения – По собственному желанию (пункт 1 ст․ 80 ТК РФ)
Приказ № – 27 от 

После записи о увольнении в книге ставится отметка «Уволен» и подпись руководителя․

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 года большинство работодателей (в т․ч․ ИП) обязаны вести электронные трудовые книжки․ Преимущества ЭТК:

• Отсутствие необходимости в бумажных носителях;
• Автоматическое формирование записей по шаблону;
• Удобный доступ сотрудника через портал Госуслуг․

Для ИП процесс выглядит так:

1. Регистрация в системе ЭТК (через портал Госуслуг);
2. Создание приказа о приёме/увольнении в электронном виде;
3. Заполнение полей в личном кабинете – система автоматически генерирует запись;
4. Подтверждение записи электронной подписью ИП․

Частые ошибки и способы их исправления

Ошибка: запись сделана позже 7‑дневного срока

Последствия – штраф для работодателя (ИП) в размере от 5 000 до 30 000 рублей․ Исправление: оформить постановление о внесении исправлений и добавить запись с указанием причины задержки․

Ошибка: неверная дата начала работы

Решение – оформить дополнительный приказ «Об исправлении записи в трудовой книжке», указать правильную дату и подписать обе стороны․

Ошибка: отсутствие подписи ИП

В случае отсутствия подписи запись считается недействительной․ Нужно оформить дополнительный приказ с подписью ИП и приложить к трудовой книжке․

Образцы документов

Ниже представлены готовые шаблоны, которые можно скопировать в текстовый редактор и адаптировать под свои нужды․

Приказ о приёме на работу (шаблон)

ПРИКАЗ
№ ___
от "__" _______ 20__

О приёме (переводе) на работу

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации
приказываю:
Принять на работу (перевести) ______________________ (ФИО, паспорт, СНИЛС);
Должность – ________________________;
Дата начала работы – "__" _______ 20__;
Условия оплаты труда – ________________________;
Оформить трудовую книжку (или электронную трудовую книжку) в соответствии с пунктом 1 приказа № ___ от "__" _______ 20__․
Ответственный за оформление – ______________________ (ФИО, должность)․
Подпись: ______________________ (ИП)

Приказ об увольнении (шаблон)

ПРИКАЗ
№ ___
от "__" _______ 20__

Об увольнении

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации
приказываю:
Уволить ______________________ (ФИО, должность) с "__" _______ 20__ по собственному желанию (пункт 1 ст․ 80 ТК РФ);
Выдать сотруднику трудовую книжку с записью об увольнении;
Выплатить все причитающиеся выплаты в срок до "__" _______ 20__․
Подпись: ______________________ (ИП)

ИП не обязан вносить запись о своей предпринимательской деятельности в собственную трудовую книжку, однако при найме работников он выступает в роли работодателя и обязан вести их трудовые книжки (бумажные или электронные)․ Основные требования:

• Оформить приказ о приёме/увольнении;
• Внести запись в течение 7 дней;
• Подписать запись (и поставить печать, если она есть);
• При работе с ЭТК – использовать электронную подпись и портал Госуслуг․

Соблюдая эти правила, ИП избежит штрафов, обеспечит законность трудовых отношений и поможет сотрудникам правильно оформить свой трудовой стаж․

Дата публикации: