Трудовая книжка – это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. С 2021 года в России действует правило: первичная трудовая книжка оформляеться только в электронном виде. Ниже подробно описано‚ как именно получить её впервые‚ какие шаги необходимо выполнить работнику и работодателю‚ а также где можно получить выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК).

Содержание

1. Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) vs бумажная
3. Как оформить трудовую книжку впервые: инструкция для работника
4. Как оформить трудовую книжку впервые: инструкция для работодателя
5. Где и как получить выписку из ЭТК
6. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка фиксирует:

• данные о работодателе (наименование‚ ИНН‚ ОГРН);
• даты приёма и увольнения;
• переводы‚ повышения‚ награждения;
• периоды работы по совместительству.

Эти сведения необходимы для:

• назначения пенсии;
• подтверждения стажа при получении социальных выплат;
• трудоустройства на новую работу;
• судебных споров о трудовом праве.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) vs бумажная

Важно! С 1 января 2021 года новые бумажные трудовые книжки не заводятся. Если вы впервые устраиваетесь на работу в 2026 году‚ ваш документ будет исключительно электронным.

Как оформить трудовую книжку впервые: инструкция для работника

1. Получите предложение о работе и подпишите трудовой договор.
2. Сообщите работодателю о желании вести трудовую книжку в электронном виде (обычно это делается при заполнении анкеты при приёме).
3. Дождитесь‚ пока работодатель передаст ваши данные в СФР через форму ЕФС-1 (сведения о приёме на работу).
4. Получите подтверждение от работодателя (справка СТД‑Р) или самостоятельно запросите выписку из ЭТК через:
• Личный кабинет на портале Госуслуги;
• Многофункциональный центр (МФЦ);
• Отделение Социального фонда РФ.
5. Сохраните выписку в электронном виде (PDF) или распечатайте её для личного архива.

Если вы хотите также иметь бумажный аналог (для личного удобства)‚ вы можете попросить работодателя выдать справку СТД‑Р‚ которая является официальным документом‚ подтверждающим запись в ЭТК.

Как оформить трудовую книжку впервые: инструкция для работодателя

1. Приём на работу: оформите трудовой договор и получите согласие сотрудника на ведение ЭТК (форма согласия может быть включена в договор).
2. Подготовка сведений: заполните форму ЕФС-1 «Сведения о приёме (переводе‚ увольнении) работника» в соответствии с требованиями СФР.
3. Передача данных в СФР:
• Через личный кабинет работодателя на портале Госуслуги;
• Или через специализированное ПО (1С‚ Контур.Эльба и т.п.)‚ которое автоматически формирует ЕФС-1.
4. Получение подтверждения: после успешной отправки СФР возвращает уникальный номер регистрации записи в ЭТК.
5. Выдача справки сотруднику: сформируйте и выдайте справку СТД‑Р (можно распечатать или отправить в электронном виде через ЛК сотрудника на Госуслугах).
6. Хранение: сохраните копию ЕФС-1 и справки СТД‑Р в личном деле сотрудника не менее 50 лет (как требует законодательство).

Штрафы: несвоевременная или неполная передача сведений в СФР влечёт административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) – штраф от 5 000 до 10 000 руб для должностных лиц и от 50 000 до 100 000 руб для организаций.

Где и как получить выписку из ЭТК

Выписка из электронной трудовой книжки – это официальный документ‚ содержащий все записи о трудовой деятельности сотрудника. Получить её можно следующими способами:

• Личный кабинет на Госуслугах:
  1. Войдите в учётную запись;
  2. Выберите раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»;
  3. Нажмите «Получить выписку» и укажите период (можно за весь стаж или за конкретный интервал);
  4. Скачайте PDF‑файл.
• Многофункциональный центр (МФЦ):
  1. Возьмите паспорт и СНИЛС;
  2. Обратитесь к оператору с запросом на выдачу выписки из ЭТК;
  3. Получите документ в течение 1‑3 рабочих дней.
• Отделение Социального фонда РФ:
  1. Запишитесь на приём через сайт СФР или по телефону;
  2. Придите с паспортом и СНИЛС;
  3. Получите выписку на месте или запросите её отправку почтой.
• Через работодателя:
  1. Попросите бухгалтерию или отдел кадров выдать справку СТД‑Р (это тоже выписка‚ но заверенная печатью организации);
  2. Сотрудник может использовать её для подачи в банк‚ ПФР и другие инстанции.

Выписка имеет такую же юридическую силу‚ как и запись в бумажной трудовой книжке‚ и принимается всеми государственными и коммерческими организациями.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да‚ если вы уже имели бумажную ТК до 2021 года‚ вы можете продолжать её вести parallel с ЭТК. Однако для первичной записи с 2021 года бумажный вариант не выдаётся.

Нужен ли СНИЛС для получения ЭТК?

Да‚ СНИЛС является обязательным идентификатором в системе СФР. Без него запись в ЭТК невозможна.

Что делать‚ если работодатель не передал данные в СФР?

Сначала направьте письменную претензию в отдел кадров. Если проблема не решена‚ обратитесь в трудовую инспекцию или в Социальный фонд с заявлением о нарушении прав работника.

Можно ли исправить ошибку в ЭТК?

Да. Работодатель подаёт уточняющую форму ЕФС-1 с пометкой «исправление». После обработки СФР исправленная запись становится актуальной.

Сколько хранится информация в ЭТК?

Данные хранятся бессрочно‚ пока не будет принято решение об архивации (в настоящее время такого решения нет).

Получение трудовой книжки впервые в 2026 году – процесс‚ полностью переведённый в цифровой формат. Работнику достаточно оформить трудовой договор‚ подтвердить своё согласие на ведение ЭТК и дождаться‚ пока работодатель передаст сведения в Социальный фонд. После этого можно получить выписку из ЭТК через Госуслуги‚ МФЦ или непосредственно у работодателя.

Соблюдение установленного порядка не только избавит вас от возможных штрафов‚ но и обеспечит быстрый доступ к вашему трудовому стажу при оформлении пенсии‚ кредитов‚ пособий и при трудоустройстве на новую работу.

Помните: ваша электронная трудовая книжка – это надёжный и защищённый источник информации о вашей профессиональной деятельности‚ доступный в любой момент и в любом месте.