С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента все трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде‚ а бумажные трудовые книжки утрачивают юридическую силу. Ниже представлена подробная пошаговая инструкция‚ как правильно оформить и подать заявление о переходе на ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки‚ хранящийся в информационной системе Социального фонда России (СФР). В ЭТК фиксируются:

• личные данные сотрудника (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения);
• сведения о местах работы‚ должностях‚ периодах трудовой деятельности;
• информация о наградах‚ поощрениях‚ дисциплинарных взысканиях;
• данные о периодах нетрудоспособности‚ отпусков и др.

ЭТК используется для подтверждения трудового стажа при назначении пенсии‚ получения социальных выплат‚ при приёме на новую работу и в других ситуациях‚ требующих доказательства трудовой деятельности.

Кто может подать заявление о переходе на ЭТК

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку могут подать:

1. работники‚ впервые устраивающиеся на работу после 1 января 2021 года (для них ЭТК оформляется автоматически при приёме);
2. работники‚ имеющие бумажную трудовую книжку и желающие перевести её в электронный вид;
3. работодатели‚ действующие от имени своих сотрудников (с их согласия) для массового перевода трудовых книжек в электронный формат;
4. лица‚ восстанавливающие утерянную или повреждённую трудовую книжку.

Необходимые документы

Для подачи заявления потребуется следующий набор документов:

• Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец можно скачать на официальном сайте СФР или получить в отделе кадров организации).
• Паспорт гражданина РФ (страница с фото и пропиской).
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
• Трудовая книжка (если она есть) – оригинал или заверенная копия.
• Документ‚ подтверждающий место работы (трудовой договор‚ приказ о приёме‚ справка от работодателя).
• При наличии изменений в личных данных (например‚ изменение фамилии после брака) – соответствующие документы (свидетельство о браке‚ решение суда и т.д.).

Все документы предоставляются в виде сканов или чётких фотографий (формат PDF‚ JPEG‚ PNG) при электронной подаче‚ либо в оригиналах/копиях при личном визите.

Пошаговая инструкция подачи заявления

1. Подготовьте документы согласно списку выше. Убедитесь‚ что копии читаемы и содержат все необходимые реквизиты.
2. Заполните заявление. В заявлении указываются:
   • ФИО полностью;
   • Дата и место рождения;
   • СНИЛС;
   • Контактный телефон и e‑mail;
   • Сведения о текущем месте работы (название организации‚ ИНН‚ адрес);
   • Просьба о переходе на электронную трудовую книжку;
   • Дата и подпись заявителя.
3. Выберите способ подачи:
   • Через личный кабинет на портале «Госуслуги» (рекомендуется для большинства граждан);
   • Через личный кабинет работодателя в системе СФР (если работодатель осуществляет массовый перевод);
   • Лично в отделе клиентской службы Социального фонда России;
   • По почте заказным письмом с описью вложения.
4. Прикрепите сканы документов к заявлению (если подача электронная) или приложите копии к бумажному заявлению.
5. Отправьте заявление и дождитесь подтверждения получения (в личном кабинете появится статус «Принято на рассмотрение»).
6. Получите уведомление о результате рассмотрения. В случае одобрения в личном кабинете появится запись о создании электронной трудовой книжки и ссылка на её просмотр.
7. Проверьте данные в ЭТК. Если обнаружены неточности‚ подайте заявление на исправление через тот же канал.

Где подать заявление

Варианты подачи:

• Портал «Госуслуги» – раздел «Социальное обеспечение» → «Электронная трудовая книжка». После авторизации нужно выбрать услугу «Подать заявление о переходе на ЭТК».
• Личный кабинет работодателя в СФР – доступен организациям‚ зарегистрированным в системе электронного взаимодействия с фондом.
• Отделы клиентской службы СФР – обратитесь в ближайшее отделение с пакетом документов.
• Почтовое отправление – отправьте заказное письмо с описью вложения на адрес регионального отделения СФР (указать можно на сайте фонда).

При подаче через «Госуслуги» вы получаете мгновенное подтверждение и возможность отслеживать статус заявления в реальном времени.

Сроки рассмотрения и получения подтверждения

Согласно регламенту СФР:

• Рассмотрение заявления занимает не более 5 рабочих дней с момента полного комплекта документов.
• В случае необходимости дополнительной информации срок может быть продлён до 10 рабочих дней (о продлении заявитель уведомляется).
• После одобрения электронная трудовая книжка становится доступной в личном кабинете заявителя немедленно.
• Вы можете скачать выписку из ЭТК в формате PDF или распечатать её для личного использования (последняя имеет лишь информационный характер).

Что делать в случае отказа

Если заявление отклонено‚ в уведомлении будет указано причина. Наиболее типичные причины:

• Недостающие или нечитаемые документы;
• Несоответствие данных в заявлении и прилагаемых бумаг (например‚ разные СНИЛС);
• Отсутствие согласия работника на обработку персональных данных (при подаче от имени работодателя).

Действия при отказе:

1. Внимательно изучите причину отказа.
2. Устраните замечания (предоставьте недостающие документы‚ исправьте ошибки).
3. Повторно подайте заявление через тот же канал.
4. Если считаете отказ неправомерным‚ имеете право подать жалобу в вышестоящий орган СФР или в суд.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сдавать бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Нет. После успешного перехода бумажная книжка может быть оставлена у работника как личный архив‚ но она теряет юридическую силу. При необходимости можно запросить справку из СФР о наличии электронной записи.

Можно ли оформить ЭТК‚ если я работаю по договору ГПХ?

Да. ЭТК ведётся для всех видов трудовой деятельности‚ включая гражданско‑правовые договоры‚ при условии‚ что работодатель делает отчисления в СФР.

Что делать‚ если я потерял СНИЛС?

Сначала восстановите СНИЛС в отделении ПФР/СФР (по паспорту). После получения нового СНИЛС подайте заявление о переходе на ЭТК.

Есть ли плата за оформление ЭТК?

Нет. Переход на электронную трудовую книжку осуществляется бесплатно для граждан.

Как проверить‚ что моя трудовая деятельность уже отражена в ЭТК?

В личном кабинете на портале «Госуслуги» или в личном кабинете СФР есть раздел «Моя трудовая деятельность». Там отображаются все записи‚ сделанные работодателем.

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Технически да‚ но юридически действительной считается только электронная версия‚ внесённая в СФР после 1 января 2026 года.

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Процедура подачи заявления проста и доступна каждому гражданину через familiarные сервисы («Госуслуги»‚ личный кабинет СФР) либо через отдел кадров работодателя. Следуя представленной инструкции‚ вы сможете оформить ЭТК без лишних задержек и избежать типичных ошибок. Помните‚ что актуальная информация всегда размещена на официальных сайтах Социального фонда России и портала «Госуслуги» – при возникновении вопросов обращайтесь к этим источникам.