В 2026 году система учета трудового стажа в Российской Федерации окончательно перешла на цифровые рельсы․ Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным документом, фиксирующим трудовую деятельность граждан․ Однако вопросы, связанные с подачей заявлений о выборе формы ведения книжки (бумажной или электронной), остаются актуальными для тех, кто меняет решение, восстанавливает документы или впервые выходит на рынок труда после длительного перерыва․
В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить и подать заявление работодателю для передачи сведений в Социальный фонд России (ранее ПФР), какие существуют сроки и какие последствия имеет выбор той или иной формы учета․
Исторический контекст и текущая ситуация
Массовый переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году․ Тогда, согласно Федеральному закону № 439-ФЗ, все работающие граждане должны были до 31 декабря 2020 года подать работодателю письменное заявление о выборе формы ведения трудовой книжки:
- О сохранении бумажной трудовой книжки;
- И о переходе на электронную форму (в этом случае бумажная выдавалась на руки)․
Если работник не подал заявление до указанной даты, по умолчанию его трудовая книжка стала вестись только в электронном виде․ Однако законодательство предусматривает механизмы изменения этого решения в определенных случаях․
Кто и когда должен подавать заявление в 2026 году?
Несмотря на то, что основной срок выбора миновал, подача заявлений о ведении трудовой книжки актуальна в следующих ситуациях:
- Новые работники․ Граждане, которые впервые трудоустраиваются после 1 января 2021 года․ Для них трудовая книжка ведется исключительно в электронном виде, и подача заявления о выборе формы не требуется — они автоматически становятся владельцами ЭТК․
- Изменение решения (для сохранивших бумажную)․ Граждане, которые до конца 2020 года подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, имеют право в любой момент изменить свое решение․ Для этого необходимо подать работодателю новое заявление о переходе на электронную форму․
- Восстановление утраченных данных․ В случаях, когда требуется актуализация сведений в информационных ресурсах фонда․
Важно помнить:
Работник, сохранивший бумажную трудовую книжку, при увольнении получает её на руки вместе со всеми записями․ При последующем трудоустройстве к новому работодателю он вправе снова выбрать бумажную форму, предоставив имеющуюся книжку, или окончательно перейти на электронную․
Порядок подачи заявления работодателю
Процесс предоставления сведений в фонд (СФР/ПФР) инициируется работником через работодателя․ Самостоятельно подать заявление сразу в фонд нельзя — промежуточным звеном всегда выступает организация-работодатель․
Шаг 1: Написание заявления
Заявление пишется в произвольной форме на имя работодателя․ В документе должны быть четко указаны:
- ФИО работника и его должность;
- Суть просьбы (например, «Прошу предоставить сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде» или «Прошу изменить ранее сделанный выбор и перейти на электронную трудовую книжку»);
- Ссылка на статью 66․1 ТК РФ;
- Дата и личная подпись․
Образец формулировки:
«Я, Иванов И․И․, прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ․ Ранее мною было подано заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, настоящее заявление является изменением моего решения»․
Шаг 2: Регистрация и передача в отдел кадров
Заявление регистрируется у работодателя․ На его основании в бумажную трудовую книжку (если она велась) вносится запись:
«Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 ТК РФ»․
После внесения записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки, и работодатель больше не несет ответственности за ее хранение․
Шаг 3: Формирование и отправка формы СЗВ-ТД
Работодатель обязан включить информацию о поданном заявлении в отчет СЗВ-ТД («Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица»)․
Согласно установленному порядку, сведения о поданном работником заявлении должны быть переданы в фонд:
- В месячном отчете СЗВ-ТД, если заявление подано в текущем месяце;
- Сроки подачи отчета: не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления (при бумажной форме) или в электронном виде в установленные законом сроки (обычно до 15 числа следующего месяца, а при приеме/увольнении — до 15 числа следующего месяца, но не позднее 25 числа месяца приема/увольнения для отдельных случаев, однако с 2026 года рекомендуется ориентироваться на актуальные регламенты СФР, где стандартным сроком является 15 число)․
Как проверить, что сведения переданы в ПФР (СФР)?
После того как работодатель отправил форму СЗВ-ТД, информация попадает в информационные ресурсы фонда․ Работник может убедиться в этом следующими способами:
- Личный кабинет на портале Госуслуг․ Это самый быстрый способ․ Необходимо заказать выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-СФР)․
- Личный кабинет на сайте Социального фонда России․ Вход осуществляется через учетную запись Госуслуг․
- Обращение в МФЦ․ Сотрудник центра выдаст заверенную выписку․
- Запрос через работодателя․ Работник может попросить работодателя предоставить форму СТД-Р (содержит сведения только от этого работодателя)․
Частые вопросы и важные нюансы
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?
Если вы уже перешли на электронную форму (или не подали заявление в 2020 году, и она стала электронной по умолчанию), вернуться к ведению бумажной книжки нельзя․ Закон предусматривает возврат к бумажному варианту только для тех, кто официально сохранил её в 2020 году, но даже в этом случае новый работодатель может вести только электронную, если вы не предоставите ему бумажную книжку при трудоустройстве․ Однако, если бумажная книжка у вас на руках, вы можете продолжать носить её новому работодателю для внесения записей, пока не решите окончательно от нее отказаться․
Что делать, если работодатель не отправил сведения?
Если вы подали заявление, но в выписке из ПФР (СФР) информация не появилась в течение месяца, следует обратиться в отдел кадров с требованием объяснить задержку․ В случае игнорирования жалобы можно направить обращение в Государственную инспекцию труда или непосредственно в Социальный фонд․
Нужна ли бумажная копия заявления?
Да, всегда храните копию заявления с отметкой о регистрации входящего документа у работодателя․ Это ваш гарант того, что процедура перехода на электронную форму была инициирована своевременно․
Предоставление заявлений о ведении трудовых книжек в 2026 году — это отлаженный процесс, являющийся частью цифровой экосистемы государства․ Главное, что должен помнить работник: право выбора формы трудовой книжки (для тех, кто застал переходный период) сохраняеться, а контроль за внесением сведений в базу ПФР (СФР) лежит на работодателе․ Своевременная подача заявления и проверка выписки СТД-СФР помогут избежать проблем с подтверждением стажа при выходе на пенсию․
Помните: Электронная трудовая книжка не требует физического хранения, не может быть утеряна или испорчена, и доступна вам 24/7 через портал Госуслуг․