Запись о выполнении обязанностей по другой (вакантной) должности часто возникает в практике кадрового учёта. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, порядок внесения такой записи в трудовую книжку, типичные ошибки и примеры оформления.

Правовая база

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» – основной нормативный акт, регламентирующий ведение, хранение и заполнение трудовых книжек.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 60;2, 72.1) – регулирует вопросы временного перевода и исполнения обязанностей.
• ЕИСОТ (Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда) – содержит разъяснения по оформлению записей о временном исполнении обязанностей.
• Письма и разъяснения Минтруда России, а также практические рекомендации систем КонсультантПлюс и Гарант.

Согласно пункту 3;1 Правил ведения и хранения трудовых книжек, запись о выполнении работы по другой профессии или должности вносится только в случае, если такие обязанности выполняются на постоянной основе или оформляются как временный перевод с соответствующим приказом.

Когда запись о исполняющем обязанности вносится в трудовую книжку

1. Временный перевод работника (ст. 72.1 ТК РФ) – если работник по приказу исполняет обязанности другой должности на определённый срок, запись делается в разделе «Сведения о работе».
2. Исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника без оформления перевода – запись не вносится, так как фактически трудовые отношения с основным работодателем не меняются.
3. Приём на работу по срочному трудовому договору для замещения вакантной позиции – в этом случае оформляется обычный приём и последующее увольнение, а запись о «исполнении обязанностей» не делается.
4. Назначение исполняющего обязанности руководителя (и.о. директора, и.о. начальника отдела) – по разъяснениям Онлайнинспекции и практике кадровых служб, отдельная запись о таком назначении не вносится, поскольку сотрудник остаётся в своей основной должности, а исполняет дополнительные функции по приказу.

Таким образом, запись делается только при оформленном временном переводе (с приказом, указанием срока и условий) или при присвоении второй профессии с соответствующим удостоверением.

Как правильно оформить запись

Заполнение производится в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. Порядок заполнения регламентирован пунктом 3.2 Правил:

1. Графа 1 – порядковый номер записи.
2. Графа 2 – дата фактического начала исполнения обязанностей (дата, указанная в приказе о временном переводе).
3. Графа 3 – наименование структурного подразделения, где выполняется работа, и должность (например, «исполняющий обязанности начальника отдела сбыта»).
4. Графа 4 – краткое описание выполняемых работ, ссылка на приказ (номер и дата), а также, если требуется, номер и дата удостоверения о второй профессии.

Пример оформления записи о временном переводе:

Исполняющий обязанности начальника отдела сбыта
Отдел сбыта, ООО «Пример»
В соответствии с приказом № 45 от исполняет обязанности начальника отдела сбыта до .

Если речь идёт о присвоении второй профессии, запись выглядит так:

Электрогазосварщик, 3‑й разряд
Производственный участок № 2, ООО «СварТех»
Установлена вторая профессия – электрогазосварщик с присвоением 3‑го разряда (удостоверение № 789012 от ). Выполняет электрогазосварочные работы в соответствии с приказом № 12 от .

Особенности и ограничения

• Запись не делается, если исполнение обязанностей оформлено лишь как поручение или доплата без изменения трудового договора (например, «исполняющий обязанности» по устному распоряжению).
• Если работник оформлен как внешний совместитель для замещения вакансии, запись делается в его трудовой книжке как о приёме на работу по совместительству, а не как об исполнении обязанностей.
• При переходе с временного перевода на постоянную должность необходимо сделать новую запись об изменении условий труда (изменение должности, оклада и т.д.) в соответствии с пунктом 3.3 Правил.
• Запись о исполняющем обязанности руководителя (и.о. директора) не вносится, поскольку сотрудник остаётся в своей основной должности, а исполняет дополнительные функции по приказу. Это подтверждается разъяснениями Онлайнинспекции (2026‑05‑10) и практикой кадровых служб.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли внести запись о временном исполнении обязанностей без приказа?

Нет. Основанием для записи является только приказ о временном переводе или иное официальное распоряжение, фиксирующее изменение трудовых функций.

Нужно ли указывать номер и дату приказа в графе 4?

Да. Согласно пункту 3.2 Правил, в графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ (номер и дата).

Что делать, если трудовая книжка заполнена до конца?

При отсутствии свободных строк в разделе «Сведения о работе» оформляется вкладыш к существующей трудовой книжке (пункт 3.5 Правил).

Можно ли совмещать запись о второй профессии и запись о временном переводе?

Да, если работник одновременно получает вторую профессию и исполняет её по временному переводу. В графе 4 указываются оба основания: номер приказа о переводе и номер удостоверения о второй профессии.

Кто отвечает за внесение записи в трудовую книжку?

Ответственное лицо – сотрудник, уполномоченный вести трудовые книжки (обычно специалист отдела кадров или уполномоченный представитель работодателя). Он же ставит свою подпись и печать организации.

• Запись о исполняющем обязанности вносится только при оформленном временном переводе или при присвоении второй профессии с соответствующим удостоверением.
• Назначение и.о. руководителя без изменения трудового договора не требует записи в трудовой книжке.
• Следует строго соблюдать порядок заполнения граф 1‑4, указывать номер и дату приказа, а при необходимости – номер и дату удостоверения о второй профессии.
• В случае сомнений рекомендуется обратиться к актуальным разъяснениям Минтруда России или к правовым системам (КонсультантПлюс, Гарант) для получения последней версии нормативных актов.

Информация актуальна на 23 мая 2026 г.