Смена фамилии сотрудника – одна из самых частых причин внесения корректировок в кадровую документацию. Правильное оформление изменения в трудовой книжке и вкладыше помогает избежать ошибок при расчёте налогов, страховых взносов и при проверках со стороны контролирующих органов.

На какой документ основывается запись о смене фамилии?

В соответствии с п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, вложения в трудовую книжку вносятся на основании официальных документов, подтверждающих изменение фамилии:

• Свидетельство о расторжении брака (если смена фамилии связана с возвращением к фамилии родителя);
• Свидетельство о смене фамилии (выданный органом ЗАГС);
• Акт приказа/распоряжения о переводе, увольнении или иной изменении трудовых отношений, где указано новое ФИО;
• Иные документы, подтверждающие изменение личных данных сотрудника (например, свидетельство о браке, если фамилия изменена в связи с браком).

Запись в трудовой книжке производится на ьном листе (первой странице) и в вкладыше, если он оформлен.

Пример оформления записи

Трудовая книжка (ьный лист)
Фамилия, имя, отчество: ИВАНОВ ПЕТЕР СЕРГЕЕВИЧ → ПЕТРОВ ПЕТЕР СЕРГЕЕВИЧ
Дата изменения: 
Основание: Свидетельство о смене фамилии № 123‑456‑78 от 

В вкладыше в том же порядке указываются те же сведения, только оформление может быть чуть более детализированным.

Кто вносит изменения в трудовую книжку?

По правилам, работодатель (т. е. юридическое лицо, наниматель) отвечает за ведение и актуализацию всех сведений в трудовой книжке. Поэтому:

• Если сотрудник меняет фамилию в процессе работы у текущего работодателя, изменение вносит старый работодатель;
• Если смена фамилии произошла между работами (т. е. сотрудник уже уволен и берёт новое место), изменение вносит новый работодатель, но только после предоставления соответствующего документа, подтверждающего новую фамилию.

Таким образом, старый работодатель фиксирует изменение только в случае, когда оно произошло во время его трудового отношения; новый работодатель вносит запись, когда трудовой договор уже заключён с уже изменённым ФИО.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Ниже перечислены основные шаги, которые следует выполнить кадровику:

1. Получить оригинальный документ‑основание. Сотруднику необходимо предоставить оригинал (или нотариально заверенную копию) свидетельства о смене фамилии или иного документа, подтверждающего изменение.
2. Проверка соответствия данных. Сравнить данные в документе с паспортными данными сотрудника, чтобы исключить ошибки.
3. Внесение записи в ьный лист. На первой странице (ьном листе) в соответствующее поле вписать новую фамилию, указать дату изменения и ссылку на документ‑основание.
4. Внесение записи во вкладыш (если он есть). В том же порядке, что и в ьном листе, но в отдельном блоке «Изменения в трудовой книжке». В конце вкладыша указывается подпись кадровика и печать организации.
5. Обновление остальных кадровых документов. Обновить:
• Личную карточку сотрудника;
• Табель учета рабочего времени;
• Справку в ПФР и ФСС;
• Договоры с банком, если они содержат ФИО;
• Электронные кадровые системы (1С, «Бухгалтерия», «Зарплата и управление персоналом» и др.).
6. Сообщить в налоговые органы (при необходимости). При изменении ФИО в трудовой книжке обычно не требуется отдельное уведомление в налоговый орган, однако важно, чтобы все расчёты (НДФЛ, страховые взносы) проводились уже с новой фамилией.

Частые ошибки и как их избежать

Чтобы избежать штрафов и проблем при проверках, кадровик должен помнить о следующих нюансах:

• Не использовать исправляющий fluid. Если в книге нет свободного места, вшивают вкладыш, но при этом оформление должно быть аккуратным и подписанным.
• Не забывать про дату изменения. Дата должна быть указана в том же формате, что и в остальных записях (дд.мм.гггг).
• Не опускать ссылку на документ‑основание. Это обязательный элемент записи.
• Не менять порядок записей. Новые записи добавляются в конец соответствующего раздела, а не заменяют предыдущие.
• Проверять соответствие формы. В некоторых регионах могут требоваться дополнительные реквизиты (например, номер справки ОВД).

Пример полного оформления записи во вкладыше

Вкладка № 3
Изменение фамилии
Сотрудник: СИРЕНЕНКО ОЛЬГА АЛЕКСЕЕВНА
Старый ФИО: СИРЕНЕНКО ОЛЬГА АЛЕКСЕЕВНА
Новый ФИО: СИРЕНЕНКО ОЛЬГА ВИКТОРОВНА
Дата изменения: 
Основание: Свидетельство о смене фамилии № 987‑654‑321 от 
Подпись кадровика: ______________________
Печать организации: ______________________

Краткое резюме

Изменение фамилии в трудовой книжке и вкладыше – это процедура, требующая строгого соблюдения регламента:

1. Документ‑основание (свидетельство о смене фамилии, акт приказа и т.п.);
2. Внесение записи в ьный лист и, при наличии, вкладыш;
3. Обновление всех кадровых документов;
4. Ответственный за внесение – работодатель;
5. Точность даты и ссылки на основание, отсутствие исправлений.

Соблюдая эти правила, вы гарантируете корректность кадровой документации, избежите штрафов и упростите работу с налоговыми и страховыми органами.

Автор: кадровый специалист, 2026 год