Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих факт трудоустройства, условия работы и заработок. В случае увольнения, смены работы, оформления кредита или получения пенсионных выплат часто требуется предоставить копию трудовой книжки. Ниже вы найдете подробную инструкцию, как правильно оформить запрос, какие документы нужны, как получить заверенную копию и что делать, если оригинал утерян.

Что такое копия трудовой книжки?

Копия трудовой книжки – это точное воспроизведение всех страниц оригинального документа, заверенное работодателем. Копия должна:

• содержать все страницы оригинала,
• быть пронумерованной,
• сшитой и опломбированной,
• на последнем листе иметь надпись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов».

После этого руководитель организации или уполномоченный сотрудник ставит подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать.

Правовые основания

В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 40) и Федеральным законом «О трудовой книжке» (ФЗ № 1522‑ФЗ), работник имеет право на получение копии трудовой книжки:

• в течение 30 дней со дня увольнения;
• в любое время при необходимости (например, при оформлении кредита, поступлении в вуз, получении пенсии).

Работодатель обязан выдать копию в течение 30 дней с момента обращения работника. В случае отказа – работник может обратиться в трудовую инспекцию.

Как оформить запрос

Запрос можно подать:

1. В письменной форме (заявление) в отдел кадров или у руководителя;
2. Через электронную почту, если в компании предусмотрена электронная система документооборота;
3. Лично, в офисе кадрового отдела.

Ниже приведён образец заявления.

Заявление о выдаче копии трудовой книжки

Я, ФИО работника, прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную работодателем, в связи с уточнением причины (например, оформление кредита, получение пенсии, поиск новой работы).

Подпись: _____________________

Что нужно приложить к заявлению

• Копия паспорта (для подтверждения личности);
• Свидетельство о регистрации (если требуется);
• Согласие на обработку персональных данных (если применимо).

Если вы подаете заявление в электронном виде, приложите скан копии паспорта.

Как получить заверенную копию

1. Подача заявления в отдел кадров;
2. Проверка документов сотрудником кадрового отдела;
3. Сканирование всех страниц оригинальной трудовой книжки;
4. Установка надписей «Верно» или «Копия верна» на каждой странице;
5. Сшивание, пронумеровка, опломбирование;
6. Подписание руководителя, расшифровка подписи, дата заверения и печать;
7. Передача копии работнику.

Время выполнения: в пределах 30 дней с момента подачи заявления.

Что делать, если копия утеряна

Если после увольнения вы обнаружили, что копия трудовой книжки утеряна, действуйте так:

• Обратитесь в отдел кадров компании, где вы работали, с письменным заявлением о восстановлении;
• Укажите дату увольнения, причину утери и просьбу о выдаче новой копии;
• При необходимости предоставьте копию паспорта и другие документы;
• Если работодатель отказывается выдавать копию, подайте жалобу в трудовую инспекцию.

Как получить электронную копию трудовой книжки

С 2024 г. в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Для получения ЭТК необходимо:

1. Подать заявление в электронном виде через портал «Мой персональный кабинет» или через приложение «Электронный сервис»;
2. Указать ФИО, дату рождения, ИНН, а также номер оригинальной трудовой книжки;
3. Подтвердить личность (например, через электронную подпись или СНИЛС);
4. Получить электронный документ в формате PDF, подписанный работодателем.

Электронная копия имеет ту же юридическую силу, что и бумажная.

Часто задаваемые вопросы

Сколько стоит копия трудовой книжки?

В большинстве случаев копия выдаётся бесплатно. Если работодатель требует оплату, это считается нарушением закона.

Можно ли получить копию без согласия работодателя?

Нет. Работодатель обязан выдать копию в течение 30 дней. При отказе – обращайтесь в трудовую инспекцию.

Как быстро можно получить копию?

В идеале – в течение 5–7 рабочих дней, но по закону – не более 30 дней.

Можно ли получить копию через интернет?

Да, если в компании есть электронный документооборот. В противном случае – лично в отдел кадров.

Получение копии трудовой книжки – важный шаг для любого работника. Правильное оформление запроса, знание своих прав и обязанностей работодателя помогут быстро и без лишних проблем получить нужный документ. Если вы столкнулись с отказом, не забывайте о возможности обращения в трудовую инспекцию. Удачи!