Копия трудовой книжки часто требуется при оформлении различных социальных выплат, получении кредита, подтверждении стажа и т.д. Если работник по-прежнему находится в трудовых отношениях с организацией, в копии необходимо отразить факт продолжения работы. Ниже – подробное руководство, как это сделать корректно и без ошибок.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение трудовой книжки и выдачу её копий.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – содержит образцы записей и требования к их оформлению.
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и инструкции по её заполнению» – детализирует порядок внесения записей.

Согласно этим документам, в трудовой книжке (и её копии) фиксируются:

1. приём на работу;
2. переводы, изменения условий труда;
3. увольнение (включая причины).

Если сотрудник не уволен, запись об увольнении отсутствует, а факт продолжения работы подтверждается текущей записью о приёме (или последнем переводе) и отсутствием записи о расторжении трудового договора.

Что такое копия трудовой книжки?

Копия трудовой книжки – это заверенная работодателем (или уполномоченным лицом) фотокопия или скан всех заполненных страниц оригинальной трудовой книжки. На копии ставится:

• печать организации (если она есть);
• подпись ответственного лица (кадровик, бухгалтер, руководитель);
• дата заверения.

Важно, чтобы копия была полной и читаемой – иначе её могут не принять в государственных учреждениях или банках.

Как правильно оформить запись о продолжении работы

Поскольку прямой фразы «продолжает работать» в трудовой книжке не предусмотрено, факт ongoing employment подтверждается следующим образом:

1. Последняя запись о приёме или переводе остаётся актуальной.
2. Запись об увольнении отсутствует.
3. В копии делается отметка о том, что трудовая книжка не изъята и сотрудник продолжает трудовую деятельность.

Оформляем отметку в виде отдельной строки (обычно внизу последней заполненной страницы или на обратной стороне последней страницы). Пример оформления:

Сведения о продолжении трудовой деятельности:
Сотрудник Ivanov Ivan Ivanovich продолжает работать в организации
с по настоящее время (должность – ведущий специалист,
подразделение – отдел продаж).

После этой строки ставим:

• подпись уполномоченного лица;
• расшифровку подписи (Ф.И.О., должность);
• печать организации;
• дата заверения (например, ).

Примеры записей в копии трудовой книжки

Пример 1. Запись после приёма на работу (первая запись)

– принят на должность ведущего специалиста отдела продаж.
Сведения о продолжении трудовой деятельности:
Сотрудник Ivanov Ivan Ivanovich продолжает работать в организации
с по настоящее время (должность – ведущий специалист,
подразделение – отдел продаж).

Пример 2. Запись после перевода на другую должность

– принят на должность специалиста отдела продаж.
– переведён на должность ведущего специалиста отдела продаж.
Сведения о продолжении трудовой деятельности:
Сотрудник Ivanov Ivan Ivanovich продолжает работать в организации
с по настоящее время (должность – ведущий специалист,
подразделение – отдел продаж).

Пример 3. Запись после нескольких переводов

– принят на должность специалиста отдела продаж.
– переведён на должность старшего специалиста отдела продаж.
– переведён на должность ведущего специалиста отдела продаж.
Сведения о продолжении трудовой деятельности:
Сотрудник Ivanov Ivan Ivanovich продолжает работать в организации
с по настоящее время (должность – ведущий специалист,
подразделение – отдел продаж).

Обратите внимание: в каждой записи указывается точное число, месяц и год события, а также должность и структурное подразделение.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты заверения. Без даты копия может быть признана недействительной.
• Неполные сведения о должности. Указывайте именно ту должность, которая записана в трудовой книжке на момент последней записи.
• Использование сокращений без расшифровки. Например, «вед. спец.» – лучше написать полностью «ведущий специалист».
• Ставят запись об увольнении по ошибке. Если сотрудник всё ещё работает, запись об увольнении не делается.
• Не заверяют печатью. Если у организации есть печать, её обязательно ставят; если печат нет – указывают это в сопроводительном письме.

Рекомендации по хранению и предоставлению копии

1. Храните оригинал трудовой книжки в отделе кадров в соответствии с внутренними нормами организации.
2. Копию выдавайте только по письменному запросу сотрудника (или его представителя) и под расписку.
3. При выдаче копии делайте отметку в журнале выдачи трудовых книжек (номер, дата, ФИО получателя, цель выдачи).
4. Если копия отправляется электронным способом (скан, PDF), убедитесь, что на ней видно печать и подпись – иначе её могут не принять.
5. Периодически (например, раз в год) проверяйте актуальность данных в трудовой книжке и при необходимости делайте новую заверенную копию.

Запись о продолжении работы в копии трудовой книжки оформляется не как отдельная фраза «продолжает работать», а как подтверждение того, что последняя запись о приёме или переводе остаётся актуальной, а записи об увольнении отсутствует. Для полной юридической силы к такой информации добавляют заверяющую надпись с подписью, печатью и датой.

Следуя приведённым выше рекомендациям, вы избежите типичных ошибок, обеспечите соответствие требованиям трудового законодательства и сможете без проблем предоставлять копию трудовой книжки в любые государственные и коммерческие организации.

Удачной работы с документацией!