Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. При необходимости выдачи копии трудовой книжки (например, для подачи в банк, посольство или при устройстве на новую работу) важно соблюсти все требования законодательства и внутренних нормативов, чтобы копия имела юридическую силу. Ниже представлена пошаговая инструкция, актуальная на 2026 год, с учётом изменений, вступивших в силу с 1 сентября 2026 г. (Приказ Минтруда России № 320н).
Нормативная база
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 – «Документооборот. Трудовые книжки. Требования к оформлению, ведению и хранению». Указывает, что при заверении копии необходимо указывать место хранения подлинника.
- Приказ Минтруда России от № 320н (в редакции, действующей с ) – утверждает форму трудовой книжки, порядок её ведения и хранения.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62) – регламентирует срок предоставления копии трудовой книжки (не более трёх рабочих дней после получения письменного заявления).
Общие требования к заполнению трудовой книжки
Перед тем как приступать к копированию, убедитесь, что оригинал трудовой книжки оформлен корректно:
- ьный лист – заполняеться полностью: ФИО, дата рождения, профессия, специальность, серия и номер книжки, дата выдачи, подпись работника и печать организации.
- Раздел «Сведения о работе» – каждая запись содержит дату приёма/увольнения, наименование организации, должность, основание (приказ, договор) и подпись ответственного лица.
- Раздел «Награды и поощрения» – при наличии.
- Заверка подлинника – на последней странице трудовой книжки ставится надпись «Верно», указывается должность, ФИО ответственного лица, его подпись и дата.
Если любые из этих пунктов отсутствуют или содержат ошибки, копия будет считаться недействительной.
Как оформить копию трудовой книжки
Получение заявления от работника
Согласно ст. 62 ТК РФ, работник должен подать письменное заявление на имя работодателя. Форма заявления произвольная, но рекомендуется включать:
- ФИО сотрудника;
- Должность и подразделение;
- Цель выдачи копии (например, «для подачи в банк»);
- Дата подачи заявления;
- Подпись.
Образец заявления можно скачать в системах «КонсультантПлюс», «Главбух» или «Кадры» (см. ссылки в конце статьи).
Подготовка материала для копирования
- Откройте трудовую книжку и аккуратно разложите все листы.
- Отсканируйте каждый лист начиная с ьного. Рекомендуемое разрешение – 300 dpi, формат – PDF или TIFF.
- Если используется принтер, распечатайте отсканированные изображения на бумаге формата А4. На одном листе А4 можно разместить два разворота трудовой книжки (по ГОСТ это не запрещается).
Заверение копии
Заверение производится на каждой странице копии (или на каждом развороте, в зависимости от внутреннего распорядка организации). Надпись о заверении размещается под реквизитом «подпись» и включает следующие элементы:
- Слово «Верно»;
- Наименование должности лица, заверяющего копию;
- ФИО этого лица (можно указать полностью или инициалы);
- Собственноручная подпись;
- Дата заверения;
- При наличии – оттиск печати организации.
Пример надписи:
Верно
Начальник отдела кадров
Иванов Иван Иванович
Подпись _______________
«23» мая 2026 г.
Выдача копии работнику
После заверения копия выдается работнику под расписку в журнале выдачи документов или в электронном виде (если компания использует ЭДО). Срок выдачи – не более трёх рабочих дней с момента получения заявления.
Частые ошибки при оформлении копии трудовой книжки
- Отсутствие указания места хранения подлинника (требуется ГОСТ Р 7.0.97-2016).
- Заверение только одного листа А4, а не каждого разворота трудовой книжки.
- Нечитаемый текст из-за низкого качества сканирования или печати.
- Отсутствие подписи или печати у заверяющего лица.
- Нарушение срока выдачи (более трёх рабочих дней).
Чтобы избежать этих недочётов, рекомендуется вести чек‑лист перед выдачей копии:
- Получено заявление.
- Все листы оригинала отсканированы и читаемы.
- На каждой странице копии присутствует надпись «Верно» с полными реквизитами.
- Проверена дата и подпись заверяющего лица.
- Копия выдана в установленный срок.
Образцы и ссылки для скачивания
Ниже перечислены готовые шаблоны, которые можно свободно загрузить и адаптировать под свои нужды:
- Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки – Скачать (DOCX, 29.6 Кб)
- Образец заверения копии трудовой книжки (2026) – Скачать (PDF)
- Инструкция по заполнению трудовой книжки в соответствии с Приказом № 320н – Скачать (PDF)
Примечание: ссылки являются illustrative; в реальной работе используйте официальные источники (КонсультантПлюс, Гарант, система «Главбух» или «Кадры»).
Правильное оформление копии трудовой книжки требует внимательного отношения к нормативным требованиям, качеству сканирования и корректному заверению каждого листа. Следуя представленной инструкции, вы сможете обеспечить юридическую силу документа, избежать споров с работниками и контролирующими органами, а также соблюсти сроки выдачи, установленные Трудовым кодексом РФ.
Помните: главная цель – предоставить работнику достоверный и заверенный документ, который будет принят любыми учреждениями без дополнительных уточнений.