Копия трудовой книжки – обязательный документ, который часто требуется работодателям, банкам, нотариусам и другим организациям. Правильно оформить ксерокопию – значит обеспечить её юридическую силу и избежать лишних вопросов при последующей проверке. Ниже подробно описан пошаговый процесс, рекомендации и юридические нюансы.

Подготовка к ксерокопированию

Перед тем как приступить к копированию, убедитесь, что у вас есть:

• Оригинал трудовой книжки (или её часть, которую нужно скопировать).
• Копир/принтер, способный делать цветные и черно‑белые копии.
• Бумага для копий (обычно обычная офисная или фотобумага, если требуется более стойкое изображение).
• Наличие штампа/печати, подписи и даты (при необходимости).

Важно отключить функцию Fit to Page (подгонка под размер страницы), чтобы копия имела те же размеры, что и оригинал.

Технические настройки копира

1. Выберите режим цветного копирования, если в оригинале есть цветные элементы (например, штампы). При необходимости можно использовать черно‑белый режим.
2. Установите масштаб 100 % (не «Уменьшить/Увеличить»).
3. Проверьте, чтобы не было «переполнения» полей – оригинальные поля должны полностью поместиться на копии.
4. После завершения копирования не открывайте крышку принтера, пока процесс не завершён.

Последовательность действий по копированию

1. Сделайте копию каждой страницы – от первой до последней.
2. Проверьте, что на каждой копии видны все строки, подписи и штампы.
3. Если в оригинале присутствует заверяющая запись (например, отметка о хранении оригинала), скопируйте её тоже.
4. После копирования всех страниц скрепите их степлером в верхнем левом углу.
5. Нумеруйте страницы (если их было более одной) – это упрощает дальнейшую работу.

Оформление последней (заверяющей) страницы

На последней странице обычно делают запись вида:

Копия верна. 
Подпись и расшифровка ФИО, должность заверяющего лица. 
Место хранения оригинала: ______________________.

Эта запись подтверждает подлинность копии и указывает, где находится оригинал.

Юридические аспекты оформления

По Трудовому кодексу РФ, копию трудовой книжки можно использовать в следующих случаях:

• При приёме на работу – для передачи в новый работодатель.
• При оформлении банковского кредита или иной финансовой операции.
• При обращении в нотариальную контору (заверение копии не требуется, но подпись и дата обязательны).

Некоторые организации требуют заверения копии штампом или печатью. Если такая процедура предусмотрена внутренними документами компании, её необходимо выполнить после скрепления страниц.

Частые ошибки

• Не сканировать страницы в режиме Fit to Page – получаются обрезанные поля.
• Пропуск последней (заверяющей) страницы.
• Отсутствие подписи и даты.
• Неучёт необходимости заверить копию печатью/штампом, если это предусмотрено локальными нормативными актами.

Как оформить копию электронной трудовой книжки

В электронном виде копию ТК (ЭТК) обычно не оформляют как «копию», а предоставляют работнику выписку или экспорт данных. Если требуется бумажный вариант, его можно распечатать и оформить так же, как обычную ксерокопию.

Пошаговый процесс

1. В системе кадрового учёта (например, 1С:Зарплата и Управление Персоналом) сформируйте отчёт «Электронная трудовая книжка работника».
2. Экспортируйте документ в формате PDF.
3. Распечатайте полученный PDF на принтере.
4. Оформите распечатанный документ согласно пункту 2 (скрепление, нумерация, заверяющая запись).

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли нотариальное заверение копии? – Нет, нотариальное заверение требуется только в случае, когда копию требуется признать юридически значимой в суде. Обычно достаточно подписи, даты и, при необходимости, печати.
• Можно ли копировать только часть страниц? – Да, но обычно копируют все страницы, включая последнюю, где часто находится заверяющая запись.
• Как хранить оригинал после копирования? – Оригинал оставляют в архиве организации или у работника, указав место хранения в заверяющей записи.

Ксерокопия трудовой книжки – простой, но требующий внимания к деталям процесс. Чтобы копия была признана правильной:

1. Сделайте копию всех страниц, включая последнюю.
2. Скрепите и пронумеруйте страницы.
3. Оформите заверяющую запись с датой, подписью и указанием места хранения оригинала.
4. При необходимости поставьте штамп или печать.
5. Убедитесь, что все подписи и отметки читаемы.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете быстро и без лишних сложностей подготовить ксерокопию трудовой книжки, которая будет соответствовать требованиям как работодателей, так и государственных инстанций.

Дата публикации: 05:07:43