В процессе ведения трудовой книжки часто возникают ситуации, когда в неё ошибочно внесена информация. По закону такие записи нельзя просто зачеркнуть или исправить корректором – их необходимо признать недействительными и оформить соответствующим образом. Ниже подробно рассматриваем, как правильно оформить эту процедуру.
Правовая основа
Согласно Приказу 320н и общим нормам ТК РФ, при выявлении ошибки в уже существующей записи необходимо:
- заявить о недействительности предыдущей записи;
- внести правильную сведения;
- подтвердить изменения документами.
Любые изменения в трудовой книжке должны быть задокументированы – без подтверждающих бумаг такие изменения считаются недействительными.
Когда запись считается недействительной?
Запись признаётся недействительной, если:
- В ней содержатся ошибки в Ф.И.О. работника, дате рождения, полу, месте работы, дате приёма, переводе или увольнении;
- Сведения внесены с нарушением формы (например, без подписи руководителя);
- Запись была допущена при заполнении дубликата или вкладыша.
В случае выявления такой ошибки необходимо оформить её как недействительную, а затем внести корректные данные.
Как правильно оформить недействительную запись
Форма записи в графе 3
В графе 3 (поле «Записи») необходимо написать:
Запись за номером ___ недействительна.
Если ошибка обнаружена в 2025 году, графу 4 заполнять не требуется.
Заполнение графа 4
В графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого вносится исправление. Пример формулировки:
На основании приказа № ___ от «___» ___ 2025 г. внесена корректировка записи.
Если документ оформлен в виде дубликата трудовой книжки (см. пункт 4), в графе 4 указываются сведения о дубликате.
Пример полного оформления
Допустим, в книжке ошибка в графе 2 (дата приёма). Правильный вариант оформления:
- В графе 3: Запись за номером 12 недействительна.
- В графе 4: На основании приказа № 56 от г. внесена корректировка.
- В графу 2 (или соответствующее поле) вносится правильная дата – .
Что делать, если закончились страницы?
Если в книге закончились строки для записи, необходимо завести вкладыш. При этом:
- Нумерация в книге и вкладыше должна быть сквозной;
- Если кадровый специалист вносит запись «1» в вкладыш, это считается ошибкой и требует исправления;
- При обнаружении ошибки в дубликате (например, ошибка в первой строке) документ считается испорченным и подлежит списанию.
После заполнения вкладыша в него же вносится отметка о признании записи недействительной, после чего в основной книге в графу 3 вносится соответствующая запись.
Как оформить дубликат трудовой книжки
Если в бумажную трудовую книжку внесена недействительная запись, в соответствии с Приказом 320н работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки. В дубликате:
- Все корректные записи сохраняются;
- Недействительные записи отмечаются соответствующей пометкой;
- В графе 3 указывается: Запись за номером ___ недействительна;
- В графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого внесена коррекция.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли зачеркнуть ошибку? – Нет. Зачеркивание, стирание или использование корректирующей жидкости запрещены.
- Нужно ли оформлять новое дело о расторжении? – Нет, если речь идёт только о записи в трудовой книжке. Для расторжения оформляется отдельный приказ.
- Как оформить исправление даты рождения? – В графе 3 указывается: Запись за номером ___ недействительна. В графе 4 указываються реквизиты приказа, который подтверждает правильную дату.
Правильное оформление недействительной записи в трудовой книжке – это гарантия того, что персональные данные работников будут соответствовать требованиям законодательства и избежать спорных ситуаций при проверках. Главное помнить:
- Нельзя зачеркивать или стирать ошибку.
- Необходимо официально признать запись недействительной.
- Все изменения подтверждаются документами.
- При невозможности разместить запись в основной книге – используем вкладыш.
Соблюдая эти правила, вы сможете корректно отразить любые изменения в трудовой книжке и поддерживать её юридическую корректность.