Смена фамилии — это не редкость в жизни человека. Женщины часто меняют фамилию при вступлении в брак, а затем возвращают девичью после развода. Мужчины тоже могут менять фамилию по разным причинам: восстановление родовой фамилии, усыновление, личные предпочтения. Когда фамилия меняеться несколько раз, возникает вопрос: как правильно оформить эти изменения в трудовой книжке? И кто отвечает за внесение исправлений — старый или новый работодатель?

В этой статье мы подробно разберём все аспекты внесения нескольких записей о смене фамилии в трудовую книжку, приведём образцы оформления, укажем на типичные ошибки и дадим чёткие инструкции для работников и кадровиков.

Кто и когда вносит изменения в трудовую книжку при смене фамилии?

Важно понимать: внесение записи о смене фамилии, обязанность текущего работодателя, то есть того, у кого сотрудник работает на момент подачи заявления и предъявления документов.

• Если вы сменили фамилию между работами, новый работодатель вносит запись при трудоустройстве.
• Если вы сменили фамилию во время работы — текущий работодатель вносит запись на основании вашего заявления и документа, подтверждающего смену фамилии.
• Старый работодатель не обязан вносить изменения, если вы уже уволились; Его задача — заверить трудовую книжку на момент увольнения.

Это подтверждено позицией Минтруда РФ и Роструда: «Изменения в трудовую книжку вносятся работодателем, с которым работник в настоящее время заключил трудовой договор».

Какие документы нужны для смены фамилии в трудовой книжке?

Для внесения каждой записи о смене фамилии работник должен предоставить оригинал документа, подтверждающего изменение фамилии:

• Свидетельство о заключении брака (при принятии фамилии супруга);
• Свидетельство о расторжении брака (при возвращении девичьей фамилии);
• Свидетельство о перемене имени (выдаётся ЗАГСом при смене фамилии по личному желанию);
• Решение суда (если смена фамилии производилась через суд).

Копии этих документов прилагаются к личному делу сотрудника. Оригиналы возвращаются работнику после сверки.

Как правильно оформить запись при нескольких сменах фамилии?

При нескольких сменах фамилии каждая запись вносится отдельно и в хронологическом порядке. Нельзя объединять несколько изменений в одну запись — это нарушение Порядка ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225).

Пример: работник сменил фамилию три раза

Допустим, сотрудница:

1. Родилась с фамилией Иванова (девичья);
2. Вышла замуж, стала Петрова (2018 г.);
3. Развелась — вернула фамилию Иванова (2021 г.);
4. Вновь вышла замуж — стала Сидорова (2025 г.).

При трудоустройстве в 2026 году она предъявила трудовую книжку с записью только о фамилии Иванова (на момент увольнения с предыдущей работы). Теперь новый работодатель вносит две записи:

Образец записи в трудовой книжке (2026 г.)

Запись № 1 (о смене фамилии с Ивановой на Петрову):

• № записи: 15
• Основание: Свидетельство о заключении брака № 12345 от
• Содержание: «Фамилия изменена: Иванова — Петрова»

Запись № 2 (о смене фамилии с Петровой на Иванову):

• № записи: 16
• Основание: Свидетельство о расторжении брака № 67890 от
• Содержание: «Фамилия изменена: Петрова — Иванова»

Запись № 3 (о смене фамилии с Ивановой на Сидорову):

• № записи: 17
• Основание: Свидетельство о заключении брака № 54321 от
• Содержание: «Фамилия изменена: Иванова — Сидорова»

Важно! Все записи вносятся в один день при трудоустройстве, если работник предоставил все документы. Датой записи считается дата внесения, а не дата фактической смены фамилии.

Как оформлять изменения на ьном листе?

На ьном листе трудовой книжки указывается текущая фамилия — та, которая действует на момент внесения последней записи.

Если в книжке есть старые записи о фамилиях, их не зачёркивают и не стирают. Вместо этого:

• В графе «Фамилия, имя, отчество» пишется новая фамилия (Сидорова);
• Все предыдущие фамилии остаются в записи в разделе «Сведения о работе»;
• В графе «Дата рождения» и «Место рождения» — не меняются.

Зачёркивание старых фамилий на ьном листе — недопустимо и может привести к признанию трудовой книжки недействительной.

Что делать, если трудовая книжка потеряна после смены фамилии?

Если работник потерял трудовую книжку после нескольких смен фамилии, он должен:

1. Написать заявление о выдаче дубликата;
2. Предоставить все документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельства о браке, расторжении брака, перемене имени);
3. Предоставить справки с предыдущих мест работы (если есть) для восстановления стажа.

Новый работодатель выдаёт дубликат, в котором:

• На ьном листе указывается текущая фамилия;
• В разделе «Сведения о работе» вносятся все ранее установленные записи о смене фамилии, основанные на предоставленных документах;
• Все записи оформляются с ссылками на документы, как и в оригинальной книжке.

Минтруд РФ подчёркивает: «Дубликат трудовой книжки должен содержать все сведения, которые были в оригинале, включая все изменения фамилии».

Электронная трудовая книжка и смена фамилии

С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). При смене фамилии:

• Работник подаёт заявление в Пенсионный фонд РФ (ПФР) о смене персональных данных;
• ПФР автоматически обновляет данные в ЭТК на основании сведений из ЗАГСа;
• Работодатель не вносит записи в ЭТК — это делает ПФР;
• Работник может проверить актуальные данные через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.

Важно! Если у работника есть и бумажная, и электронная трудовая книжка — изменения вносятся только в электронную. Бумажная остаётся без изменений, но её можно использовать для подтверждения стажа до 2020 года.

Типичные ошибки кадровиков

Частые нарушения при внесении записей о смене фамилии:

• Зачёркивание старой фамилии на ьном листе — недопустимо, книжка может быть признана недействительной;
• Одна запись на несколько смен фамилии, каждая смена требует отдельной записи;
• Отсутствие ссылки на документ, без указания основания запись считается неправильно оформленной;
• Внесение изменений старым работодателем — это не его обязанность;
• Игнорирование смены фамилии — если не внести запись, могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии или при проверке трудового стажа.

Если вы сменили фамилию несколько раз — не паникуйте. Всё можно оформить правильно. Главное — помнить:

1. Каждая смена фамилии — отдельная запись в трудовой книжке;
2. Запись вносит текущий работодатель, а не предыдущий;
3. Обязательно указывайте документ-основание (свидетельство о браке, расторжении брака, перемене имени);
4. Не зачёркивайте и не стирайте старые фамилии — они остаются в истории;
5. На ьном листе — только текущая фамилия;
6. При потере книжки, оформляйте дубликат с полным восстановлением всех изменений;
7. Для электронной книжки — обращайтесь в ПФР, а не в бухгалтерию.

Правильно оформленная трудовая книжка — это не просто формальность. Это ваша история трудового стажа, которая будет использоваться при назначении пенсии, при трудоустройстве в будущем и при проверках трудовой инспекцией. Не пренебрегайте деталями — они важны.

Если вы кадровик — следуйте Порядку № 225 и не полагайтесь на «привычку». Если вы работник — требуйте правильного оформления. Ваш стаж — ваше право.

Помните: точность в документах — залог спокойствия в будущем.