В современном трудовом законодательстве персональные данные работника рассматриваются как информация, необходимая работодателю для осуществления трудовых функций, обеспечения прав и обязанностей сторон, а также для соблюдения требований законодательства о защите персональных данных (ФЗ‑152 «О персональных данных» и ТК РФ). Ниже подробно рассмотрены определение, состав, правовые основания обработки, порядок получения согласия, гарантии защиты и ответственность за нарушение.

Что такое персональные данные работника?

Согласно ст. 3 ФЗ‑152 и ст. 86 ТК РФ, персональные данные – это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому физическому лицу. В контексте трудовых отношений к таким данным относятся:

• Фамилия, имя, отчество;
• Дата и место рождения;
• Паспортные данные (серия, номер, орган выдачи, дата выдачи);
• Сведения о образовании, квалификации, профессиональных навыках;
• Трудовая история (предыдущие места работы, должности, периоды работы);
• ИНН, СНИЛС, номер полиса ОМС;
• Банковские реквизиты для выплаты заработной платы;
• Сведения о состоянии здоровья (в пределах, необходимых для выполнения трудовой функции, например, результаты медосмотра);
• Сведения о семейном положении, наличии иждивенцев (при необходимости для предоставления льгот, пособий);
• Контактная информация (адрес проживания, телефон, электронная почта);
• Иные сведения, которые работодатель вправе запрашивать в соответствии с трудовым договором и внутренними локальными актами (например, данные о прохождении повышения квалификации, аттестации).

Важно помнить, что работодатель может запрашивать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения трудовой функции (Контур, 2025‑06‑02). Любые избыточные сведения считаются нарушением закона о защите персональных данных.

Правовое регулирование обработки персональных данных работника

Трудовой кодекс РФ

Глава 14 ТК РФ посвящена защите персональных данных работника. Ключевые статьи:

1. Статья 86 – общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты;
2. Статья 88 – порядок передачи персональных данных работника третьим лицам (требуется письменное согласие работника);
3. Статья 90 – права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя;
4. Статья 91 – ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных»

Закон устанавливает общие принципы обработки персональных данных, включая:

• Принцип законности и справедливости;
• Принцип определенности целей обработки;
• Принцип минимизации собираемых данных;
• Принцип обеспечения безопасности;
• Право субъекта данных на доступ, исправление, блокирование и уничтожение своих данных;
• Обязанность оператора (в данном случае – работодателя) получать согласие субъекта данных, если иное не предусмотрено законом.

Согласно ч. 2 ст. 9 Закона 152‑ФЗ, работник вправе отозвать согласие на обработку данных в любое время. Однако работодатель может продолжить обработку без согласия при наличии законных оснований, одним из которых является сохранение трудовых отношений.

Порядок получения согласия на обработку персональных данных

Для законной обработки персональных данных работника необходимо:

1. Информировать работника о:
   • целях обработки;
   • предполагаемых источниках и способах получения данных;
   • характере подлежащих получению данных;
   • последствиях отказа дать письменное согласие.
2. Получить письменное согласие работника (ст. 86 ТК РФ, ст. 3 ФЗ‑152).
3. При необходимости получения данных у третьей стороны – заранее уведомить работника и получить его согласие (КонсультантПлюс, 2026‑05‑23).

Согласие должно содержать:

• Наименование оператора (работодателя);
• Перечень обрабатываемых персональных данных;
• Цели обработки;
• Сроки действия согласия;
• Условия отзыва согласия;
• Подпись работника и дату.

Обеспечение защиты персональных данных работника

Защита персональных данных включает организационные и технические меры:

Организационные меры

• Назначение ответственного за работу с персональной информацией (часто – специалист по кадрам или уполномоченный по защите данных);
• Определение круга лиц, имеющих доступ к персональным данным (минимальный принцип необходимости и достаточности);
• Регулярное обучение персонала основам защиты персональных данных;
• Ведение журнала учета операций с персональными данными.

Технические меры

• Использование средств криптозащиты (шифрование) при хранении и передаче данных;
• Контроль доступа к информационным системам (аутентификация, авторизация, журналы аудита);
• Установка антивирусного ПО и систем предотвращения вторжений;
• Регулярное резервное копирование и тестирование восстановления;
• Обеспечение физической безопасности серверов и рабочих станций.

Нарушение указанных мер может привести к утечке данных, что влечет административную, гражданскую и, в некоторых случаях, уголовную ответственность.

Ответственность за нарушение законодательства о персональных данных

Согласно ст. 90 и ст. 91 ТК РФ, а также ст. 13.11 КоАП РФ, нарушение требований по обработке персональных данных влечет:

• Предупреждение или штраф для должностных лиц (от 300 до 500 тыс. руб.);
• Штраф для юридических лиц (от 500 тыс. до 1 млн руб.);
• При повторных нарушениях – увеличение штрафов до 6 млн руб.;
• Возможность приостановления деятельности организации на срок до 90 дней;
• Гражданско‑правовая ответственность – возмещение ущерба пострадавшему работнику (моральный и материальный вред);
• Уголовная ответственность (ст. 272 УК РФ) при незаконном доступе к компьютерной информации, повлекшем тяжкие последствия.

Кроме того, Роскомнадзор проводит проверки соблюдения требований ФЗ‑152 и может выдавать предписания об устранении нарушений.

Практические рекомендации для работодателей

1. Определить минимальный набор данных, необходимый для выполнения конкретной трудовой функции, и не выходить за его пределы.
2. Разработать и утвердить внутренние нормативные акты по обработке персональных данных, согласовать их с юристом и специалистом по защите информации.
3. Обучить кадровую службу и руководителей основам закона о персональных данных и внутренним процедурам.
4. Внедрить систему документооборота с электронными подписями и хранением согласий в защищенном виде.
5. Проводить периодические аудиты соответствия обработки ПДн требованиям законодательства.
6. Обеспечить прозрачность: информировать сотрудников о своих правах (доступ, исправление, отзыв согласия) и о порядке их реализации.
7. Фиксировать все операции с персональными данными в журнале учета, что упрощает проверку со стороны контролирующих органов.

Персональные данные работника представляют собой необходимый инструмент для эффективного управления трудовыми отношениями, однако их обработка строго регламентирована законодательством. Соблюдение принципов законности, минимизации, прозрачности и безопасности не только защищает права сотрудников, но и снижает риски для работодателя – штрафов, репутационных потерь и возможных судебных исков. Внедрение четкой политики работы с персональными данными, обучение персонала и регулярный контроль являются залогом стабильной и законной деятельности любой организации.

Дата подготовки статьи: 23 мая 2026 г.