Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. В России с 1 января 2020 года ведется переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные версии остаются в использовании. Иногда возникает необходимость завести новую бумажную трудовую книжку вместо старой: потеря, повреждение, отсутствие прежнего документа, а также при первом трудоустройстве. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить новый документ, учитывая актуальные законодательные требования.

Что такое трудовая книжка и как она работает?

Трудовая книжка – это личный документ, в котором фиксируются все места работы, даты начала и окончания трудовых отношений, а также начисленные отработанные дни. В бумажной форме она хранится у работника, а в электронной форме – в системе Пенсионного фонда РФ (ПФР).

Новый работодатель обязан вести запись в той же трудовой книжке, где были сделаны записи предыдущего работодателя. Работать одновременно по двум трудовым книжкам нельзя, даже если у человека несколько мест работы.

Законодательные основы

• Статья 65 Трудового кодекса РФ – определяет порядок выдачи новой трудовой книжки по письменному заявлению работника. В случае отсутствия прежнего документа работодатель обязан оформить новую.
• Приказ Минтруда РФ от  года – утверждает переход на электронные трудовые книжки.
• Постановление Минтруда РФ от  года – регламентирует оформление дубликатов.
• Начиная с 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки в новых организациях не выдаются; в случае потери можно получить только дубликат.

Когда нужна новая трудовая книжка?

Новая бумажная трудовая книжка требуется в следующих случаях:

• Работник впервые поступает на работу и ранее не имел трудового стажа.
• Работник не имеет бумажной трудовой книжки (потеря, уничтожение) и не имеет доступа к электронному документу.
• Работник имеет только электронную трудовую книжку, но по закону ему необходимо иметь бумажный экземпляр (например, при определенных видах работы).

Когда нужен дубликат?

Дубликат трудовой книжки оформляется в случае потери, кражи, повреждения или уничтожения прежнего документа. При этом:

• Новый работодатель может оформить дубликат на бумажном бланке нового образца.
• В качестве бланка можно использовать либо старые чистые бланки, приобретенные до 2024 года, либо бланк нового образца.
• Дубликат оформляется только в том случае, если работник предоставит документы, подтверждающие стаж (свидетельства о трудовой деятельности, справки из ПФР).

Как оформить новую трудовую книжку?

1. Письменное заявление работника – работник подает заявление работодателю с указанием причины отсутствия трудовой книжки.
2. Работодатель заполняет первый раздел (данные о работнике) и второй раздел (сведения о трудовом стаже).
3. Ведется запись о дате начала трудовых отношений и дате окончания (если применимо).
4. После заполнения работодатель подписывает документ и передает его работнику.
5. Параллельно работодатель подает сведения в электронную систему ПФР (если работник имеет доступ к ЭТК).

Как оформить дубликат трудовой книжки?

1. Работник предоставляет работодателю документы, подтверждающие стаж (свидетельства о трудовой деятельности, справки из ПФР).
2. Работодатель заполняет бланк дубликата, указывая в первой строке «Дубликат» и дату выдачи.
3. В разделе «Сведения о трудовом стаже» указывается полный стаж, включая предыдущие места работы.
4. Работодатель подписывает дубликат и передает его работнику.
5. Подача сведений в ПФР осуществляется в электронном виде.

Как получить новую трудовую книжку через Госуслуги?

Если работник не имеет бумажной трудовой книжки и не может получить дубликат в организации, он может оформить новый документ через портал Госуслуги:

• Войдите в личный кабинет.
• Выберите услугу «Получить новую трудовую книжку».
• Заполните форму, указав данные о себе и причинах отсутствия прежнего документа.
• Прикрепите копии подтверждающих документов (свидетельства о трудовой деятельности, справки из ПФР).
• Подтвердите оплату (если требуется) и отправьте заявку.
• После проверки работодатель выдает новый документ.

Практические советы работодателю

• Проверяйте наличие у сотрудника бумажной трудовой книжки перед началом работы.
• Если работник заявляет о потере, сразу предложите оформить дубликат.
• Не храните две трудовые книжки одновременно – это противоречит законодательству.
• Регулярно обновляйте электронные данные в системе ПФР;
• Обучайте сотрудников правилам обращения с трудовой книжкой.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли иметь одновременно бумажную и электронную трудовую книжку? – Да, но они должны содержать одинаковые данные. Работник может хранить бумажный экземпляр, а электронный – в системе ПФР.
• Нужна ли новая трудовая книжка, если у меня уже есть дубликат? – Нет, дубликат считается официальным документом.
• Что делать, если я потерял бумажную книжку, но у меня есть электронная? – Оформите дубликат в организации, где вы работаете, используя электронные данные как подтверждение стажа.
• Можно ли получить новую трудовую книжку, если я работал в другой стране? – Да, но потребуеться предоставить документы, подтверждающие стаж за пределами РФ.

Ведение трудовой книжки – важный аспект трудовых отношений. При потере или отсутствии прежнего документа работодатель обязан оформить новую или дубликат в соответствии с законодательством. С переходом на электронные трудовые книжки важно помнить, что бумажные экземпляры остаются актуальными, но их выдача ограничена. Следуя приведённой инструкции, вы сможете быстро и корректно оформить новый документ, соблюдая все требования закона.