Потеря трудовой книжки — ситуация стрессовая, но вполне решаемая. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, и ее отсутствие не может стать законным основанием для отказа в приеме на работу. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить заявление на получение новой трудовой книжки и какие требования предъявляет закон к этому процессу.
Законодательная база
Правовое основание для оформления новой трудовой книжки закреплено в ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ. Согласно этой норме, если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника.
В каких случаях оформляется новая книжка?
- Утрата: если документ был потерян работником или предыдущим работодателем.
- Повреждение: если книжка пришла в негодность (залита водой, порвана и т.д.).
- Первое трудоустройство: когда человек впервые вступает в трудовые отношения по трудовому договору.
- Иные причины: любые другие обстоятельства, при которых документ отсутствует.
Как правильно составить заявление
Заявление составляется в свободной форме, так как строгого государственного бланка для этого документа не существует. Однако оно должно содержать обязательные реквизиты, чтобы работодатель мог законно выдать дубликат.
Что обязательно должно быть в заявлении:
- Шапка документа: кому адресовано заявление (должность руководителя, наименование организации) и от кого (ФИО работника, должность).
- Наименование документа: слово «Заявление» по центру.
- Суть просьбы: четкая формулировка о необходимости оформления новой трудовой книжки.
- Причина: обязательное указание причины отсутствия документа (например, «в связи с утратой» или «в связи с повреждением»).
- Дата и подпись: документ должен быть подписан лично работником и датирован.
Образец заявления
Ниже представлен типовой вариант заполнения заявления, который подойдет для большинства организаций.
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от Петрова Петра Петровича
(паспорт: 0000 № 000000)
Заявление
Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей трудовой книжки.
«___» ___________ 20___ г. ___________ / П.П; Петров /
Важные нюансы и сроки
При оформлении новой трудовой книжки следует помнить о следующих моментах:
Сроки оформления
Работодатель должен выдать дубликат или оформить новую книжку в кратчайшие сроки. В некоторых внутренних регламентах организаций этот срок может быть ограничен 15 рабочими днями с момента подачи заявления.
Восстановление записей
Новая трудовая книжка будет пустой. Чтобы восстановить сведения о предыдущих местах работы, работнику рекомендуется:
- Обратиться к прежним работодателям за архивными справками.
- Заказать выписку из индивидуального лицевого счета (ИЛС) в Социальном фонде России (СФР) через портал Госуслуг.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Стоит помнить, что с 2021 года в РФ действует переход на электронный формат учета трудовой деятельности. Если вы перешли на ЭТК, бумажная книжка может не потребоваться, однако право на ее оформление (в т.ч. взамен утерянной) по заявлению работника сохраняется.
Оформление новой трудовой книжки — это стандартная административная процедура. Главное — предоставить работодателю письменное заявление с указанием причины отсутствия документа. Это снимает ответственность с работника за отсутствие книжки при приеме на работу и обязывает компанию создать новый документ в соответствии с ТК РФ.