Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий стаж работы, квалификацию и историю трудовых отношений. В России она обязательна до 1 января 2026 года, после чего вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). Если при устройстве на работу сотрудник сообщает, что потерял бумажную трудовую книжку, работодателю необходимо быстро и правильно оформить новый документ, чтобы не нарушить законодательство и не поставить под угрозу права обеих сторон.
Что такое трудовая книжка и почему она важна?
- Содержит сведения о личных данных (ФИО, дата рождения, СНИЛС),
- Официальный стаж работы и его продолжительность,
- Сведения о первом месте работы и последующих работодателях,
- Показатель профессионального роста (обучения, повышения квалификации),
- Нужен для расчёта пенсии, социальных выплат и подтверждения опыта при поиске новой работы.
Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?
- Письменное заявление сотрудника (с указанием причины отсутствия книжки) — обязательный документ для работодателя.
- Проверить, не находится ли дубликат у предыдущего работодателя. Если да, то сотрудник может получить его.
- Если дубликат недоступен, работодатель обязателен оформить новую трудовую книжку без записей о работе у других работодателей (ст. 66.1 ТК РФ).
- Сотрудник обязан собрать документы, подтверждающие стаж (трудовые договоры, справки, налоговые декларации).
- Подача заявления в директору компании (форма свободная, но желательно включить дату, место и возможные причины потери).
Краткая инструкция по оформлению новой трудовой книжки
- Составьте заявление: «Я, ФИО, заявляю, что потерял трудовую книжку, потеря произошла дата в место. Пожалуйста, оформите новую трудовую книжку».
- Подпишите заявление и приложите копии документов, подтверждающих стаж.
- Работодатель выдает новую трудовую книжку и вносит запись о приёме на работу.
- Сотрудник хранит новую книжку в надёжном месте (например, в сейфе).
Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку?
- Сотрудник обязан обратиться в отдел кадров с письменным заявлением о потере.
- Работодатель должен получить дубликат у предыдущего работодателя (если он существует) или оформить новую книжку.
- Если предыдущий работодатель не существует, работодатель может получить дубликат в Фонд социального страхования (ФСС) по заявлению сотрудника.
- При отсутствии возможности получить дубликат, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку и записать все сведения, которые он знает.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) с 1 января 2026 года
- ЭТК хранится в Социальном фонде и доступна в режиме реального времени.
- При отсутствии бумажной книжки сотрудник может получить доступ к ЭТК через портал «Мой ФСС».
- Работодатель обязан обновлять сведения в ЭТК в течение 10 календарных дней с момента изменения статуса сотрудника.
- Параллельно с бумажной книжкой можно использовать обе формы, если сотрудник не отказался от бумажной.
Практические советы для работодателя
- Всегда проверяйте наличие трудовой книжки при приёме нового сотрудника.
- Если сотрудник сообщает о потере, не откладывайте оформление дубликата — это обязательное действие по ТК РФ.
- Храните копии всех заявлений и документов в электронном виде.
- Обучайте сотрудников правилам хранения трудовой книжки (сейф, копии, электронные версии).
- В случае сомнений в подлинности заявлений, проверьте данные в ЭТК и обратитесь в ФСС;
Шаблон заявления о выдаче дубликата трудовой книжки
Заявление
Я, ФИО, паспорт: серия и номер, выдан: дата выдачи, кем выдан, проживающий по адресу: полный адрес, заявляю, что потерял(а) трудовую книжку, потеря произошла дата в место. Прошу выдать дубликат трудовой книжки.
Приложенные документы:
- Копия паспорта
- Справка о стаже работы (если есть)
- Любые подтверждающие документы (трудовые договоры, справки о доходах)
Подпись: _____________________ Дата: ____________
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить дубликат у предыдущего работодателя, если он закрыт? — Нет, в этом случае необходимо оформить новую трудовую книжку.
- Что делать, если сотрудник утверждает, что работал ранее, но у него нет записей? — Требуйте письменные подтверждения (справки, договоры) и, при необходимости, оформите новую книжку.
- Какие штрафы могут быть за нарушение правил оформления трудовой книжки? — Работодатель может быть оштрафован за несоблюдение ТК РФ, а сотрудник может потерять право на пенсионные выплаты.
- Можно ли использовать только электронную трудовую книжку? — Да, с 1 января 2026 года, но при этом необходимо согласовать отказ от бумажной версии.
Потеря трудовой книжки — это не конец, а просто этап, требующий оперативных действий со стороны работодателя и сотрудника. Соблюдение требований Трудового кодекса РФ, своевременное оформление дубликата и переход на электронную трудовую книжку помогут избежать штрафов, защитить права обеих сторон и сохранить прозрачность трудовых отношений.