Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В некоторых ситуациях её необходимо оформить заново. Ниже подробно рассмотрим, когда и почему заводят новую трудовую книжку, какие документы нужны, как правильно оформить и что делать со старой.

Основные причины выдачи новой трудовой книжки

• Первое трудоустройство – если человек никогда ранее не работал официально и у него нет трудовой книжки.
• Утеря или порча документа – при утрате, краже, повреждении (например, залив водой, огнём) трудовой книжки выдаётся дубликат, который оформляется как новая.
• Изменение личных данных – при смене фамилии, имени, отчества (например, после брака) требуется замена трудовой книжки.
• Нарушение правил ведения – если в книжке обнаружены существенные ошибки, несоответствия или подделки, её заменяют новой.
• Переход на электронную трудовую книжку – с 2021 г. в России действует возможность перехода на электронный формат; при этом бумажная книжка может быть аннулирована и выдана новая в электронном виде.

Правовая база

Регламентирует вопросы ведения, выдачи и замены трудовых книжек следующее законодательство:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66 – обязанность работодателя вести трудовую книжку).
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках».
3. Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования учёта трудовой деятельности» (вводит электронную трудовую книжку).
4. Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения».

Пошаговая процедура оформления новой трудовой книжки

Подготовка необходимых документов

• Заявление работника о выдаче новой трудовой книжки (в свободной форме, но с указанием причины).
• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
• СНИЛС.
• При утере/порче – справка из полиции о краже или акт о порче (по требованию работодателя).
• При смене фамилии – свидетельство о браке или решение суда о перемене имени.
• Если требуется дубликат из-за ошибок – копия страниц с ошибками и пояснительная записка.

Обращение к работодателю

Сотрудник подаёт заявление и документы в отдел кадров своей организации. Если человек не работает, обращаться нужно в Многофункциональный центр (МФЦ) или орган социальной защиты населения по месту регистрации, где оформляют трудовые книжки для неработающих граждан.

Заполнение новой трудовой книжки

Ответственное лицо (кадровик, специалист по кадрам) заполняет:

• ьный лист: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование, профессия, специальность.
• Сведения о работе: даты приёма и увольнения, наименование организации, должность, основание (приказ, трудовой договор).
• Информация о наградах и поощрениях (при наличии).
• Подписи работника и ответственного лица, печать организации.

Все записи делаются чернилами синего или чёрного цвета, без исправлений. При необходимости исправления делаются согласно установленному порядку (зачёркивание ошибки, написание правильного варианта сверху, подпись и дата).

Выдача документа сотруднику

После заполнения и проверки новая трудовая книжка выдаётся сотруднику под расписку. При выдаче дубликата в случае утеры/порчи ставится отметка «Дубликат» на ьном листе.

Что делать со старой трудовой книжкой?

• Если книжка заменена из‑за изменения личных данных или ошибок, старая книжка сдаётся в отдел кадров и хранится в личном деле сотрудника в течение 50 лет после увольнения.
• При утере/порче – после выдачи дубликата старая книжка считается недействительной; её можно уничтожить (например, измельчить) после подтверждения факта выдачи дубликата.
• При переходе на электронную трудовую книжку – бумажный вариант может быть оставлен у сотрудника как архивный документ, но юридической силы уже не имеет.

Особенности электронной трудовой книжки

С 2021 г. работник может выбрать ведение трудовой деятельности в электронном виде через портал «Госуслуги» или непосредственно у работодателя. В этом случае:

• Бумажная трудовая книжка не выдаётся (если сотрудник не подаёт заявление о её ведении).
• Все сведения о приёме, переводе, увольнении, наградах формируются в электронном формате и передаются в ПФР.
• При необходимости можно получить выписку из электронной трудовой книжки в виде PDF‑документа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить новую трудовую книжку, если я никогда не работал официально?

Да. При первом трудоустройстве работодатель обязан завести трудовую книжку и заполнить её ьный лист.

Сколько времени занимает оформление дубликата?

Обычно от 3 до 7 рабочих дней после подачи полного пакета документов, в зависимости от загрузки отдела кадров.

Нужно ли платить за выдачу дубликата трудовой книжки?

Нет. Выдача дубликата (или первой) трудовой книжки осуществляется бесплатно за счёт работодателя или государства (для неработающих граждан).

Что делать, если работодатель отказывается заводить новую трудовую книжку?

Сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию или в суд с требованием восстановить нарушённые права. Отказ является нарушением ст. 66 ТК РФ.

Полезные советы

• Храните трудовую книжку в безопасном месте, preferably в fire‑proof и водоотталкивающем контейнере.
• При смене фамилии сразу же informируйте отдел кадров, чтобы избежать проблем с пенсионными выплатами.
• Регулярно проверяйте запись о работе: отсутствие записи может привести к отказам в назначении пенсии или пособий.
• Если вы переходите на электронную трудовую книжку, сохраните скан‑копию всех страниц бумажной версии на случай споров.

Выдача новой трудовой книжки – это стандартная процедура, регулируемая трудовым законодательством. Она необходима при первом трудоустройстве, утере/порче документа, изменении личных данных, обнаружении ошибок или переходе на электронный формат. Знание порядка действий, необходимых документов и прав сотрудников помогает избежать задержек и защищает ваши трудовые права. Следуйте рекомендациям выше, и процесс оформления новой трудовой книжки пройдёт быстро и без лишних сложностей.