С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот факт кардинально меняет процедуру работы с документами о стаже. Однако вопрос о физической отправке (передаче) самой книжки по заявлению работника остается актуальным, особенно если речь идет о бумажном варианте, который еще сохраняется у некоторых граждан, или о ситуациях, не связанных с электронным форматом.

В данной статье подробно разберем, как правильно оформить и провести отправку трудовой книжки по заявлению сотрудника, какие правовые нормы регулируют этот процесс и на что обратить особое внимание.

Правовая основа и ключевые изменения с 2026 года

Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Трудовой кодекс РФ (статьи 66-69.1) и Постановление Правительства РФ № 914. С 1 января 2026 года:

• Все работодатели обязаны вести только электронные трудовые книжки (ЭТК).
• Выдача бумажных трудовых книжек новым работникам прекращается.
• У работников, уже имеющих бумажную книжку, она должна быть обязательно переоформлена в электронную (данные переносятся в ЭТК, а сама бумажная книжка возвращается работнику как документ-подлинник с отметкой о прекращении действия).

Когда требуется отправка (передача) трудовой книжки по заявлению?

Заявление работника о передаче ему его трудовой книжки (бумажной) может быть подано в следующих ситуациях:

1. При увольнении. Работник имеет право получить свою трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности в форме ЭТК) в день увольнения. Если он не может явиться лично, он может написать заявление с просьбой отправить документ почтой (заказным письмом с уведомлением) или передать через доверенное лицо.
2. При переводе в другую организацию. По согласованию сторон трудовой договор может быть прекращен с передачей трудовой книжки новому работодателю (если тот работает с бумажным носителем). Чаще же происходит передача сведений в электронном виде через межведомственное взаимодействие.
3. Для предоставления в государственные/муниципальные органы. Например, для оформления пенсии, пособий, визы. Работник может оставить заявление с просьбой временно передать книжку ему для этих цеждений.
4. По личному запросу в период работы. Работник вправе в любой момент получить свою трудовую книжку для ознакомления. Если он не может сделать это лично, он может оставить заявление с просьбой отправить ее ему.

Пошаговая инструкция: как правильно оформить отправку

Шаг 1: Получение письменного заявления от работника

Заявление должно быть составлено в простой письменной форме. Рекомендуемая структура:

• Шапка: наименование организации, ФИО и должность руководителя (или в отдел кадров).
• «Заявление».
• Текст: Четко указать просьбу (например: «Прошу выдать мне мою трудовую книжку серия ХХХ № ХХХХХХ и направить ее по моему адресу: [полный адрес] заказным письмом с уведомлением о вручении» или «Прошу передать мою трудовую книжку для ознакомления моему доверенному лицу [ФИО, паспортные данные]»).
• Дата и подпись заявителя.

Шаг 2: Проверка и оформление приказа (распоряжения)

На основании заявления работодатель издает приказ (распоряжение) о передаче (выдаче) трудовой книжки. В приказе указываются:

• ФИО работника.
• Серия и номер трудовой книжки (если это бумажный носитель).
• Основание: заявление работника от такой-то даты.
• Кому и в каком порядке передается (на почту, доверенному лицу).
• Дата и подпись руководителя.

Приказ оформляется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, второй может быть передан работнику (если он лично получает) или приобщен к его личному делу.

Шаг 3: Оформление записи в трудовой книжке (если это бумажная)

Если речь идет о бумажной книжке, перед отправкой в нее обязательно вносится последняя запись (об увольнении или иное изменение). Запись должна быть заверена подписью руководителя и печатью организации. Отправляется только заверенная записью книга.

Шаг 4: Передача/отправка

• Личная передача: Работник или доверенное лицо (по доверенности) подписывает в отделе кадров в журнале учета движения трудовых книжек о получении. Доверенность должна быть нотариально заверена, если передача происходит не лично работником.
• Отправка почтой: Книжка отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении. Копия приказа и квитанция об отправке приобщаются к личному делу работника. Дату отправки считают датой выполнения обязанности работодателя.

Шаг 5: Отметка о выполнении

В личном деле работника (или в карточке учета трудовых книжек) делается отметка о дате и способе передачи документа. К приказу и квитанции (если была отправка) прикладывается соответствующая справка.

Особые случаи и важные нюансы

Работник-совместитель

Если сотрудник работает в организации как штатный и как внутренний совместитель, у него может быть одна общая трудовая книжка. Заявление на передачу подается в основное место работы. При увольнении с одной должности книжка не изымается, если трудовые отношения по другой должности сохраняются.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2026 года основной формат. «Отправка» в данном контексте означает:

• Направление работнику уведомления о размещении сведений в ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг.
• Предоставление доступа к своим данным в ЭТК через работодателя (если тот является оператором ЭТК).
• По запросу работника — направление выписки из ЭТК на бумажном носителе (заказным письмом или лично).

Заявление в этом случае подается для получения выписки или для доступа к электронному формату.

Ответственность за утерю или порчу при отправке

Если книжка утеряна или повреждена при пересылке почтой, ответственность может лечь на работодателя, если он не соблюл порядок (не использовал заказное письмо с уведомлением). Поэтому обязательно используйте рекомендованный способ отправки с отслеживанием. При личной передаче — фиксируйте получение подписью.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие письменного заявления. Устная просьба не является основанием для официальной передачи. Всегда требуйте заявление.
• Отсутствие приказа. Без приказа (распоряжения) передача считается неоформленной, что создает риски для работодателя.
• Неправильная запись в книжке. Перед отправкой проверьте, что все записи сделаны правильно, без исправлений, и заверены печатью и подписью.
• Отправка простым письмом. Это недопустимо. Только заказное с уведомлением или личная передача с отметкой в журнале.
• Игнорирование срока. Работодатель обязан выдать книжку (или предоставить доступ к ЭТК) в день увольнения или в срок, указанный в заявлении, но не более 3 рабочих дней с даты подачи заявления (если иное не предусмотрено локальными актами).

Процедура отправки трудовой книжки по заявлению работника, хотя и кажется простой, требует четкого соблюдения регламента. Ключевые элементы успеха: письменное заявление, приказ руководителя, правильное оформление записи в книжке (для бумажного носителя) и фиксация факта передачи.

С вступлением в силу с 2026 года обязательного перехода на электронные трудовые книжки логика процесса меняется: вместо физической пересылки документа происходит предоставление доступа к защищенной электронной записи. Тем не менее, принцип работы по заявлению гражданина остается: работник имеет право на получение достоверных сведений о своей трудовой деятельности в удобном для него формате, а работодатель обязан обеспечить этот процесс законным и документированным путем.

Важно: Настоящая статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве, и сверяться с актуальными редакциями нормативных правовых актов.

Краткий чек-лист для работодателя:

1. Получите письменное заявление от работника.
2. Издайте приказ о передаче трудовой книжки.
3. Проверьте и заверьте последнюю запись в бумажной книжке (если применимо).
4. Выберите способ передачи: лично (с отметкой в журнале) или заказным письмом с уведомлением.
5. Оформите документооборот: приобщите копию заявления, приказ, квитанцию/отметку о получении к личному делу работника.
6. Для ЭТК: направьте уведомление через портал Госуслуг или предоставьте доступ через внутреннюю систему.