.

Невероятно важно помнить: с 2026 года процесс полностью цифровизирован, и ошибки в передаче данных могут привести к проблемам у сотрудника при подсчете стажа. В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий работодателя, сроки сдачи отчетности и технические нюансы подключения.

Шаг 1: Получение заявления от сотрудника

Процесс перехода на электронную трудовую книжку всегда инициируется работником. Согласно законодательству, сотрудник, который ранее выбрал ведение трудовой книжки на бумажном носителе или не подавал заявления в 2020 году, имеет право изменить свое решение в любой момент.

Алгоритм действий:

1. Сотрудник пишет заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (в электронном виде).
2. Работодатель регистрирует заявление (входящий номер и дата).
3. На основании этого заявления формируется запись в отчете СЗВ-ТД.

Важно: если специалист кадровой службы сомневается в подлинности предоставленных ранее данных о стаже (например, при приеме на работу), он имеет право запросить актуальную выписку из СФР (форма СТД-Р), чтобы убедиться в корректности сведений перед внесением изменений.

Шаг 2: Техническая подготовка и подключение к ЭДО

Прежде чем отправить первый отчет о переходе сотрудника на ЭТК, необходимо убедиться, что организация технически готова к обмену данными с фондом.

• Подключение к ЭДО ПФР: До отправки любой электронной трудовой книжки страхователю необходимо отправить по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (ЗПЭД).
• Полномочия представителя: Если отправлять отчет будет не руководитель организации, а другой сотрудник (кадровик, бухгалтер) или внешний представитель, после ЗПЭД нужно обязательно направить Уведомление о представлении полномочий представителю (УПУП).

Без успешной регистрации этих документов в системе СФР отчет СЗВ-ТД принят не будет.

Шаг 3: Заполнение и сдача отчета СЗВ-ТД

Факт подачи работником заявления о выборе электронного формата трудовой книжки является основанием для формирования отчета СЗВ-ТД. В отчете отражается событие «Подача работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки».

Особенности заполнения при первом отчете

При первом представлении СЗВ-ТД на конкретного работника необходимо выполнить следующие условия:

1. Указать сведения о его кадровом состоянии на 1 января 2020 года (если он работал у вас на эту дату или вы являетесь его первым работодателем после этой даты и восстанавливаете стаж).
2. Внести запись о поданном заявлении на переход на ЭТК.
3. Ссылаться на статью 66.1 ТК РФ в основании записи.

Если сотрудник является совместителем, отчет СЗВ-ТД на него также подается основным работодателем или работодателем, где хранится трудовая (если выбор пал на бумагу), но в случае перехода на ЭТК — сведения передаются всеми работодателями, у которых он работает.

Сроки сдачи отчета

Сроки зависят от типа события:

• Прием, увольнение, перевод: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• Подача заявления о выборе формы трудовой (переход на ЭТК): не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления сотрудником.

Пример: Если сотрудник подал заявление 10 октября 2026 года, отчет СЗВ-ТД с этим событием необходимо сдать до 15 ноября 2026 года.

Шаг 4: Действия после получения протокола от СФР

После отправки отчета система СФР формирует протокол проверки.

1. Положительный протокол: Означает, что данные приняты. Работодатель обязан:
• Сформировать и подписать у сотрудника бумажное заявление о выборе способа ведения трудовой (если оно не было оформлено ранее в надлежащем виде) и хранить его в личном деле.
• Выдать сотруднику на руки форму СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности) в течение 3 дней (по запросу) или при увольнении.
• Перестать вносить записи в бумажную трудовую книжку данного сотрудника (она возвращается работнику на руки с соответствующей записью о переходе на ЭТК).
2. Отрицательный протокол: Необходимо выявить ошибки, скорректировать данные и отправить исправленный отчет (корректирующую СЗВ-ТД).

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуться к бумажной трудовой после подачи заявления?

Нет.once сотрудник подал заявление о ведении электронной трудовой книжки и работодатель отправил соответствующий отчет СЗВ-ТД, обратный переход на бумажный формат законодательством не предусмотрен.

Что делать, если сотрудник не подал заявление в 2020 году?

Он может сделать это в любое время. Работодатель обязан уведомлять работников об их праве выбора, но инициирует переход именно сотрудник. До момента подачи заявления работодатель продолжает вести бумажную трудовую и сдавать СЗВ-ТД только по кадровым событиям (прием, увольнение).

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если заявлений не было?

Да. Отчет СЗВ-ТД сдается на всех сотрудников при приеме, увольнении и переводе, независимо от формы их трудовой книжки. Раздел «Заявления» заполняется только при смене формата трудовой.

Переход сотрудника на электронную трудовую книжку — это стандартная процедура, требующая внимательности к датам и правильному заполнению форм. Ключевые моменты, которые нельзя упустить:

• Наличие письменного заявления от сотрудника.
• Техническая готовность (ЗПЭД и УПУП) перед отправкой.
• Соблюдение срока сдачи СЗВ-ТД (до 15 числа следующего месяца для заявлений).
• Внесение полной истории стажа на при первом отчете.

Соблюдение этих правил гарантирует легитимность стажа ваших сотрудников и отсутствие штрафов со стороны контролирующих органов.