С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК). С 1 января 2026 года завершился переходный период, и теперь все новые сотрудники, устраивающиеся на работу, автоматически включаются в систему электронного учета трудовой деятельности, если не заявят иное. Однако даже в 2026 году многие работники, в т.ч. впервые устраивающиеся на работу, могут подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку — и работодатель обязан правильно оформить этот процесс.

Что говорит закон?

Основным нормативным актом, регулирующим ведение электронных трудовых книжек, является Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, внесший изменения в Трудовой кодекс РФ. Согласно статье 66.1 ТК РФ, сведения о трудовой деятельности работника могут вестись:

• в бумажном виде — в трудовой книжке;
• в электронном виде — в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).

Право выбора формата ведения трудовой книжки принадлежит работнику. При приеме на работу в 2026 году работник может:

• не подавать никакого заявления — тогда работодатель автоматически формирует для него электронную трудовую книжку;
• подать заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде — тогда работодатель выдает ему бумажную книжку и ведет в ней записи;
• подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку — тогда работодатель обязан внести соответствующую запись в бумажную книжку (если она есть) и передать данные в ПФР.

Что делать работодателю, если работник подал заявление о переходе на ЭТК в день приема на работу?

Это распространенная ситуация, особенно в 2026 году, когда все новые сотрудники впервые устраиваются на работу. Алгоритм действий работодателя следующий:

Принять заявление

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку может быть составлено в произвольной форме. Утвержденного образца закон не предусматривает. Однако рекомендуется, чтобы заявление содержало:

• наименование работодателя;
• ФИО, должность, ИНН работника;
• четкую формулировку: «Прошу вести мою трудовую деятельность в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ»;
• дату составления;
• личную подпись работника.

Заявление можно подать:

• в бумажном виде — на бумаге, лично или через представителя;
• в электронном виде — через личный кабинет на портале Госуслуг или через корпоративную систему ЭДО (электронный документооборот), если такая возможность предусмотрена.

Внести запись в бумажную трудовую книжку (если она была предоставлена)

Если работник пришел на работу с бумажной трудовой книжкой (например, ранее работал и сохранил книжку), то в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления работодатель обязан внести в нее следующую запись:

«Запись о трудовой деятельности ведется в электронном виде в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ.»

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (обычно в последнюю свободную строку), указывается дата внесения записи, ставится печать организации (если есть) и подпись ответственного лица (кадровика или руководителя).

Выдать бумажную трудовую книжку работнику

После внесения записи о переходе на ЭТК бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. Это обязательное требование. Работодатель не вправе удерживать книжку, даже если работник перешел на электронный формат.

Передать сведения в Пенсионный фонд России

В течение не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления, работодатель обязан сформировать и передать в ПФР сведения о трудовой деятельности работника в составе отчета ЕФС-1 (подраздел 1.1).

Это делается через:

• Систему «Электронный отчет» на сайте ПФР;
• Специализированные программы (например, 1С:Зарплата и управление персоналом, Контур.Экстерн и др.).

В отчете указываются:

• ФИО работника;
• СНИЛС;
• дата приема на работу;
• должность;
• наименование организации;
• основание для внесения записи (прием на работу).

Оформить приказ о приеме на работу

Прием на работу оформляется стандартно — издается приказ по форме № Т-1 (или по форме организации). В приказе указывается, что работник устраивается на работу, и в графе «Особые отметки» можно сделать пометку: «Перешел на электронную трудовую книжку».

Что делать, если работник не предоставил бумажную трудовую книжку?

Если работник пришел на работу без бумажной трудовой книжки (например, впервые устраивается на работу или потерял книжку), то:

• работодатель не выдает ему новую бумажную книжку;
• работодатель не вносит никаких записей в бумажную книжку — ее просто нет;
• работодатель обязан в течение 3 рабочих дней с даты приема передать в ПФР сведения о приеме на работу в форме ЕФС-1 (подраздел 1.1).

В этом случае электронная трудовая книжка формируется ПФР автоматически на основании данных, переданных работодателем.

Важные нюансы и ошибки, которых следует избегать

1. Не ждите, пока работник сам подаст заявление. В 2026 году работодатель обязан информировать новых сотрудников о возможности выбора формата ведения трудовой книжки. Лучше включить этот вопрос в перечень документов при приеме на работу.
2. Не игнорируйте сроки. Пропуск 3-дневного срока на внесение записи или 25-го числа месяца на сдачу ЕФС-1, нарушение, за которое могут быть наложены штрафы (до 50 000 рублей для организации по ст. 5.27 КоАП РФ).
3. Не требуйте от работника бумажную книжку. Если у него ее нет — это не повод отказывать в приеме. Электронная книжка — полноценная альтернатива.
4. Не уничтожайте бумажные книжки. Даже если работник перешел на ЭТК, бумажная книжка остается его личным документом. Ее нужно хранить в архиве организации в течение 50 лет (согласно Постановлению Правительства РФ № 225).
5. Не путайте переход на ЭТК с увольнением. Переход на электронную книжку — это не увольнение и не изменение условий труда. Это просто смена формата хранения данных.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Ниже приведен рекомендуемый шаблон заявления:

Заявление

Прошу вести мою трудовую деятельность в электронном виде в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

ФИО: Иванов Иван Иванович
СНИЛС: 123-456-789 01
Должность: менеджер по продажам
Дата приема на работу: 

Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Переход на электронную трудовую книжку — это не просто нововведение, а важный этап цифровизации кадрового учета в России. Если работник подал заявление о переходе на ЭТК при приеме на работу, работодатель должен действовать оперативно и точно:

• принять заявление;
• внести запись в бумажную книжку (если она есть) в течение 3 рабочих дней;
• выдать книжку на руки;
• передать сведения в ПФР до 25 числа следующего месяца.

Соблюдение этих требований не только защищает права работника, но и снижает риски для работодателя — от штрафов до судебных разбирательств. Помните: электронная трудовая книжка — это не замена бумажной, а ее цифровой аналог, имеющий такую же юридическую силу.

С 2026 года все новые сотрудники — это «электронные» сотрудники. Готовьтесь к этому заранее, обучайте кадровые службы и используйте современные технологии — это выгодно, удобно и законно.