Перевод сотрудника на другую постоянную работу (внутри организации или в другую компанию) является одним из типичных кадровых действий, которое должно быть отражено в трудовой книжке. Ниже представлено подробное руководство по оформлению такой записи в соответствии с действующим законодательством и актуальными инструкциями (Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022 г., Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда РФ от № 69).
Нормативная база
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 721н) – п. 9 требует внесения записи о переводе на другую постоянную работу не позднее 5 рабочих дней с даты издания приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда РФ от № 69) – п. 10 устанавливает, что все записи о выполняемой работе, включая перевод на другую постоянную работу, вносятся на основании соответствующего приказа не позднее недельного срока (в практике обычно ориентируются на более строгий пятидневный срок из Порядка 2022 г.).
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – регулирует порядок перевода работника на другую работу (внутренний или внешний).
Что считается переводом?
Перевод – это изменение постоянного места работы сотрудника:
- внутри одной организации (другой отдел, другое структурное подразделение, другая должность);
- в другую организацию (при условии сохранения трудового договора с прежним работодателем или заключения нового);
Временные переводы (например, замещение отсутствующего коллеги на срок до одного месяца) не фиксируются в трудовой книжке.
Пошаговая инструкция по заполнению
- Получите основание – приказ (распоряжение) о переводе либо иное решение работодателя (протокол, соглашение). В приказе должны быть указаны:
- дата издания;
- номер приказа;
- ФИО сотрудника;
- прежняя должность и структурное подразделение;
- новая должность и структурное подразделение (или наименование новой организации при внешнем переводе);
- дата вступления перевода в силу.
- Определите порядковый номер записи – продолжайте нумерацию, уже существующую в разделе «Сведения о работе». Если последняя запись имеет номер 12, новая запись получит номер 13.
- Заполните графы трудовой книжки (раздел «Сведения о работе»):
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата внесения записи (день, месяц, год). Обычно ставится дата, когда запись actually вносится (не позднее 5 рабочих дней после приказа).
- Графа 3 – информация о выполняемой работе. Формулировка выглядит так:
Переведен на должность [новая должность] в [наименование структурного подразделения/организации].
- Графа 4 – реквизиты основания (приказа):
Приказ № [номер] от «[дата]» о переводе на другую постоянную работу.
- Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и печатью организации (если используется бумажная трудовая книжка).
Образец записи о внутреннем переводе
Переведен на должность старший специалист отдела продаж в отдел продаж регионального направления.
Приказ № 45 от о переводе на другую постоянную работу.
Образец записи о внешнем переводе (в другую организацию)
Переведен на должность менеджер по работе с ключевыми клиентами в ООО «ТехноСервис».
Приказ № 12 от о переводе на другую постоянную работу.
Особенности оформления при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С г. начался переход на электронные трудовые книжки. При ведении ЭТК порядок заполнения остаётся тем же, но запись формируется в информационной системе и направляется в ПФР через форму СЗВ‑ТД. Основные моменты:
- Дата внесения записи в ЭТК должна соответствовать дате фактического внесения в систему (не позднее 5 рабочих дней после приказа).
- В графе «Основание» указываются реквизиты приказа в электронном виде (номер, дата).
- После внесения записи работодатель обязан отправить сведения в ПФР не позднее следующего рабочего дня.
Частые ошибки и как их избежать
- Пропуск срока – запись внесена позже 5 рабочих дней. Решение: вести журнал приказов и ставить напоминание в кадровике.
- Неправильная формулировка в графе 3 – использование разговорных выражений («переведён на другую работу») вместо точного указания должности и подразделения. Решение: следовать шаблону: «Переведен на должность […] в […]».
- Отсутствие ссылки на приказ – в графе 4 не указаны номер и дата приказа. Решение: всегда проверять наличие этих реквизитов перед подписью.
- Несоблюдение нумерации – запись получает номер, не следующий за предыдущим. Решение: перед внесением сверить последний номер в разделе «Сведения о работе».
- Отсутствие печати/подписи при бумажной книжке – делает запись недействительной. Решение: удостовериться, что уполномоченное лицо поставило подпись и печать.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли вносить запись, если перевод оформлен как совместительство?
- Нет. Совместительство – это дополнительная работа, а не перевод на постоянную должность. Запись о совместительстве вносится в отдельный раздел «Сведения о работе (совместительство)» и не считается переводом.
- Что делать, если приказ о переводе потерян?
- Необходимо запросить дубликат приказа у работодателя или восстановить его на основании внутренних документов (протокола, соглашения). Без основания запись в трудовую книжку внести нельзя.
- Можно ли исправить ошибку в уже внесённой записи?
- Да. Согласно п. 11 Инструкции, ошибка исправляется путем зачеркивания неверной информации, написания правильной сверху и заверения исправления подписью и печатью работодателя. При этом сохраняется исходная нумерация записи.
- Как оформить перевод, если сотрудник переходит на удалённую работу в той же компании?
- Если меняется только место выполнения работы (дом/офис), но должность и структурное подразделение остаются теми же, это не считается переводом и запись не вносится. Если меняется подразделение (например, перевод в отдел удалённой поддержки), то оформляем как обычный внутренний перевод.
Правильное заполнение записи о переводе в трудовой книжке требует внимательного отношения к нормативным требованиям, соблюдения сроков и точного оформления реквизитов приказа. Следуя представленной инструкции, кадровик сможет избежать типовых ошибок и обеспечить корректное документирование трудовой деятельности сотрудников, будь то бумажная или электронная трудовая книжка.
Помните: актуальная информация всегда доступна в последних версиях Порядка ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых кни