Перевод сотрудника с временной (срочной) работы на постоянную – важный кадровый процесс, требующий корректного оформления в трудовой книжке. Ошибки в оформлении могут привести к нарушению трудовых прав работника и к проблемам при проверке контролирующими органами. В этой статье разберём, как правильно оформить запись о таком переводе, какие нормативные документы нужно учитывать и какие шаги необходимо выполнить.

Нормативная база

Для оформления перевода используются:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, п. 4 Правил, утв. постановлением Правительства от № 225)
• Приказ Минтруда России от № 320н (форма ведения трудовой книжки)
• Типовая форма приказа Т‑5 (ОКУД 0301004) – не обязательная, но часто применяется
• Постановление Госкомстата от № 1 (утв. формы Т‑5)

Важно помнить, что запись о переводе вносится по основанию приказа (распоряжения) работодателя не позднее 7 (семи) календарных дней с даты перевода.

Когда перевод считается постоянным?

По практике кадровых специалистов, перевод признаётся постоянным, если:

1. Срок действия временного перевода истек или был продлён более одного раза;
2. Работодатель официально подтвердил, что перевод переходит в постоянный режим;
3. Сотрудник продолжает выполнять те же функции, но уже без ограничения по сроку.

В таком случае необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку и в СЗВ‑ТД (если они ведутся).

Как оформить запись в трудовой книжке

Структура записи

В соответствии с рекомендациями Портал Кадровик‑практик и КонсультантПлюс, в трудовую книжку вносят следующие данные:

• Графа 1 – порядковый номер записи (уникальный номер в книжке).
• Графа 2 – дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с временным переводом (для постоянного перевода указывается дата начала постоянного места работы).
• Графа 3 – наименование структурного подразделения или должности, на которую произведён перевод.
• Графа 4 – реквизиты приказа (распоряжения) работодателя, в котором указано основание перевода.
• Графа 5 – при необходимости – сведения о совместительстве, если перевод связан с совместительством.

Пример оформления

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Бухгалтерия
Графа 4: Приказ № 15‑2026 от 
Графа 5: —

Если перевод произошёл в результате изменения структуры подразделения, в графе 3 указывается новое наименование должности, а в графе 4 – номер приказа, где указано основание перевода.

Процедура внесения записи

1. Подготовка документа – подпишите допсоглашение к трудовому договору и издайте приказ о переводе.
2. Оформление приказа – используйте форму Т‑5 (или другую, согласованную с отделом кадров). В приказе обязательно указываются:
   • дата приказа;
   • номер приказа;
   • мотивирующая часть (перевод с временной на постоянную работу);
   • наименование новой должности/структурного подразделения;
   • срок действия приказа (если требуется).
3. Внесение записи – в трудовую книжку вносится запись по вышеописанной схеме. При обнаружении ошибки в уже сделанной записи вносится новая запись под следующим порядковым номером.
4. Обновление СЗВ‑ТД – если СЗВ‑ТД ведётся, в нём также отражаются сведения о переходе на постоянную работу.

Частые вопросы и ответы

• Нужна ли запись в трудовой книжке о временном переводе? – По закону, запись о временном переводе не обязана вноситься, но при переходе на постоянный режим она обязательна.
• Можно ли по просьбе работника внести запись о временном переводе? – Да, но такая запись не является обязательной и обычно не фиксируется в книжке.
• Как отличить постоянный перевод от совместительства? – Совместительство – это выполнение дополнительных обязанностей в рамках одной должности, тогда как перевод – изменение основной (постоянной) должности.
• Что делать, если в книжке уже есть ошибка? – Ошибку исправляют новой записью под следующим порядковым номером, указывая дату исправления и причину изменения.

Правильная запись в трудовой книжке о переходе с временной работы на постоянную – это не просто формальность, а обязательный процесс, регулируемый Трудовым кодексом и нормативными актами Министерства труда. Соблюдайте следующие ключевые правила:

1. Внесите запись только на основании официального приказа.
2. Указывайте дату начала постоянной работы, номер приказа и наименование новой должности.
3. При обнаружении ошибки – вносите новую запись под следующим номером, а не исправляйте старую.
4. Не забывайте обновить СЗВ‑ТД, если он ведётся.

Соблюдая эти рекомендации, вы избежите юридических рисков и обеспечите прозрачность кадровых отношений.