Перевод сотрудника на другую работу — это сложный и ответственный процесс, который требует от специалиста отдела кадров глубокого знания трудового законодательства и скрупулезного оформления документов. Любая неточность может привести к штрафам от трудовой инспекции и трудовым спорам. В этой статье мы подробно разберем, какие шаги должен предпринять кадровик, чтобы оформить перевод законно и безошибочно.

Понять разницу между переводом и перемещением

Прежде чем начинать оформление, крайне важно отличать перевод от перемещения, так как эти процедуры оформляются по-разному:

• Перевод — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника (должности, профессии) и/или структурного подразделения, если оно было указано в трудовом договоре. Перевод всегда требует письменного согласия работника.
• Перемещение — это поручение работы на другом рабочем месте или в другом структурном подразделении (если оно не было прописано в договоре). Перемещение не требует согласия сотрудника, если это не противоречит условиям договора.

Получить письменное согласие работника

Согласно ТК РФ, изменение определенных сторонами условий трудового договора, в т.ч. перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон. Кадровику необходимо зафиксировать это согласие. Это можно сделать несколькими способами:

1. Работник пишет заявление с просьбой перевести его на другую должность (если инициатива исходит от него).
2. Работодатель направляет работнику уведомление о предстоящем переводе, а работник ставит на нем отметку «Согласен» и подпись (если инициатива исходит от работодателя).
3. Стороны совместно подписывают предложение о переводе.

Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору

Это ключевой этап. Новый трудовой договор при переводе заключать не нужно! Изменение условий оформляется путем подписания дополнительного соглашения к уже существующему договору. В этом документе необходимо отразить все изменения, которые произойдут:

• Новая трудовая функция (должность, профессия);
• Новое структурное подразделение (если меняется);
• Новый размер оплаты труда (оклад, премии);
• Новый режим рабочего времени и времени отдыха (если он меняется);
• Срок перевода (если перевод временный);
• Дата, с которой изменения вступают в силу.

Особенности при срочном трудовом договоре

Отдельного внимания заслуживают сотрудники, с которыми заключен срочный трудовой договор (например, на время декретного отпуска основного сотрудника). Трудовое законодательство не содержит запрета на перевод таких работников на другие должности.

Если временного сотрудника переводят на другую работу, изменяется не только его трудовая функция, но и, как правило, основание заключения срочного договора, а также срок его окончания. В дополнительном соглашении нужно прописать эти новые условия. Увольнять и заново принимать такого сотрудника нецелесообразно — это лишь увеличит документооборот и может привести к обязанности выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск.

Издать приказ о переводе

На основании подписанного дополнительного соглашения отдел кадров обязан издать приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Унифицированная форма № Т-5 (или Т-5а при массовом переводе) необязательна к применению, но на практике именно ее используют большинство компаний.

В приказе указываются:

• ФИО и табельный номер сотрудника;
• Вид перевода (постоянный или временный);
• Прежнее и новое место работы (должность, подразделение);
• Причина перевода;
• Размер тарифной ставки или оклада;
• Основание (дополнительное соглашение и заявление/уведомление).

Важно: с приказом о переводе работник должен быть ознакомлен под подпись.

Внести записи в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности

Если перевод является постоянным, кадровик обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника (в случае ее ведения), а также передать сведения о трудовой деятельности в формате электронных трудовых книжек (по форме СТД-Р или ЕФС-1).

Запись вносится не позднее недельного срока со дня вступления в силу нового условия трудового договора. Если же перевод временный (например, на время отпуска другого сотрудника), запись в трудовую книжку не вносится.

Ознакомить работника с новой должностной инструкцией

При изменении трудовой функции меняются и обязанности сотрудника. Кадровику (или руководителю подразделения) необходимо предоставить работнику новую должностную инструкцию. Факт ознакомления подтверждается подписью работника на самом документе (или в специальном журнале).

Внести изменения в личную карточку и штатное расписание

Хотя ведение личной карточки Т-2 сейчас не является строго обязательным, многие организации продолжают ее вести для внутреннего учета. В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» делается соответствующая отметка, с которой работник ставит свою подпись.

Кроме того, необходимо проконтролировать, чтобы в штатном расписании были своевременно закрыты старые вакансии и открыты новые (или изменено количество ставок), чтобы перевод не привел к превышению фонда оплаты труда или нарушению штатной дисциплины.

Краткий чек-лист для кадровика

Чтобы не упустить ни одной детали, используйте этот список при оформлении перевода:

1. Получить письменное согласие (заявление/отметка на уведомлении).
2. Подписать дополнительное соглашение к трудовому договору.
3. Издать приказ о переводе.
4. Ознакомить работника с приказом под подпись.
5. Ознакомить работника с должностной инструкцией по новой должности.
6. Внести запись в бумажную трудовую книжку (при постоянном переводе и ее наличии).
7. Подать сведения о трудовой деятельности в СФР (при постоянном переводе).
8. Отразить перевод в личной карточке (если ведется).

Соблюдение этого алгоритма гарантирует, что перевод сотрудника на другую работу будет оформлен в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ, что защитит компанию от возможных претензий со стороны проверяющих органов и самого работника.