В современной кадровой практике вопрос правильного ведения и оформления трудовых книжек стоит особенно остро. С одной стороны‚ трудовая книжка остается главным документом‚ подтверждающим опыт работы и стаж для назначения пенсии или социальных выплат. С другой стороны‚ цифровизация кадрового делопроизводства вносит свои коррективы. В этой статье мы подробно разберем‚ что такое перевод‚ как оформить запись в трудовой книжке и на что обратить внимание в 2026 году.
Что такое перевод сотрудника?
Согласно трудовому законодательству‚ перевод — это изменение трудовой функции или структурного подразделения работника (если подразделение указано в трудовом договоре)‚ а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод может быть:
- Внутренним — перемещение внутри одной компании (на другую должность‚ в другой отдел или филиал).
- Внешним — переход работника к другому работодателю.
В любом из этих случаев процедуру необходимо оформить — то есть принять‚ зачислить или перевести сотрудника с соблюдением всех необходимых формальностей и придать законную силу изменениям. Как справедливо отмечают толковые словари‚ «оформить» означает совершить ряд действий для придания юридической силы факту. В кадрах это выражается в издании приказа‚ подписании допсоглашения и внесении записи в трудовую книжку.
Электронные и бумажные трудовые книжки: реалии 2026 года
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает‚ что трудовой стаж теперь в первую очередь фиксируется в электронном виде.
Однако бумажная трудовая книжка не отменена для тех‚ кто сохранил за собой право на ее ведение. Важно помнить:
- Если человек потерял бумажную трудовую книжку‚ он обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы‚ где была внесена соответствующая запись.
- Работодатель обязан оформить дубликат и внести в него сведения из электронной системы (СЗВ-ТД) или предоставленных работником документов.
- При переводе сотрудника записи делаются как в бумажной трудовой книжке (если она ведется)‚ так и обязательно подаются в электронном виде через форму СЗВ-ТД.
Пошаговая инструкция: как оформить перевод в трудовой книжке
Оформление перевода требует строгого соблюдения формальностей; Рассмотрим алгоритм действий для внутреннего перевода.
Шаг 1. Получение согласия работника
Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия сотрудника. Исключения составляют лишь случаи‚ прямо предусмотренные ТК РФ (например‚ производственная необходимость на срок до 1 месяца). Согласие лучше оформить в виде заявления или подписи на уведомлении о переводе.
К трудовому договору заключаеться дополнительное соглашение‚ в котором прописываются все изменения: новая должность‚ структурное подразделение‚ оклад‚ дата начала работы в новых условиях.
Шаг 3. Издание приказа
На основании подписанного соглашения работодатель издает приказ (распоряжение) о переводе работника по унифицированной форме № Т-5 или по форме‚ принятой в организации. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.
Шаг 4. Внесение записи в трудовую книжку
Именно этот этап часто вызывает вопросы у кадровиков. Запись в бумажную трудовую книжку вносится не позднее недельного срока со дня перевода.
Правила оформления записи:
- В графе 3 (графа «Сведения о приеме…») в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации.
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 проставляется дата перевода (арабскими цифрами).
- В графе 3 делается сама запись: «Переведен(а) в [название отдела] на должность [название должности]».
- В графе 4 указывается реквизит приказа (дата и номер).
Пример заполнения:
Предположим‚ менеджера Иванова И.И. переводят на должность руководителя отдела продаж.
- Графа 1: 15
- Графа 2:
- Графа 3: Переведен на должность руководителя отдела продаж
- Графа 4: Приказ от № 24-к
Шаг 5. Подача сведений в ПФР (СЗВ-ТД)
Не забывайте‚ что с 2020 года работодатели обязаны подавать данные о кадровых событиях в электронном виде. При переводе сотрудника форму СЗВ-ТД необходимо подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Это критически важно‚ так как именно из этих данных формируется электронная трудовая книжка.
Примечание: если при переходе на подачу СЗВ-ТД в конце 2020 года были допущены ошибки в данных о сотрудниках‚ их необходимо корректировать‚ подавая корректирующие формы‚ чтобы стаж для пенсии и соцвыплат был учтен корректно.
Оформление внешнего перевода
Если сотрудник переходит к другому работодателю‚ процедура немного отличаеться:
- Текущий работодатель вносит запись об увольнении (например‚ «Уволен в связи с переводом к другому работодателю‚ пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
- Новый работодатель оформляет прием на работу с записью: «Принят(а) в [название отдела] на должность [название] в порядке перевода из [название прежней организации]».
Оформить перевод трудовой книжки, значит придать законную силу изменениям в карьере сотрудника‚ составив все необходимые процессуальные документы. В 2026 году важно соблюдать баланс: не забывать о классических правилах ведения бумажной книжки (если работник от нее не отказался) и строго соблюдать сроки подачи электронных отчетов СЗВ-ТД. Только при таком подходе стаж и опыт работника будут надежно защищены‚ а работодатель избежит штрафов от трудовой инспекции и Пенсионного фонда.