Цель статьи – дать полное практическое руководство по оформлению записи о переводе сотрудника в трудовую книжку, когда перевод происходит из одного филиала в другой (в т.ч. в головную организацию) и/или внутри филиала. Рассмотрены нормативно‑правовые основы, порядок заполнения полей, образцы записей, типичные ошибки и ответы на часто задаваемые вопросы.

Нормативно‑правовая база

Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 67, 68, 69).
• Приказ Минтруда России от № 140н «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России от № 215н «Об образцах записей в трудовой книжке».
• Коллективный договор и локальные нормативные акты организации (при наличии).

Все записи должны полностью соответствовать формулировкам приказа о переводе и трудовому договору.

Когда требуется запись о переводе

1. Постоянный перевод – изменение должности, подразделения, филиала без указания срока.
2. Временный перевод, ставший постоянным – в трудовой книжке указываются оба приказа (временный + постоянный).
3. Перевод в головную организацию – если в трудовой книжке филиала уже стоит печать филиала, при переводе в головную организацию печать меняется на печать головного офиса.

Порядок заполнения записи в трудовой книжке

Содержание записи (по пунктам формы)

Пошаговая инструкция

1. Подготовка приказа о переводе. В приказе указываются:
   • Номер и дата приказа.
   • ФИО сотрудника.
   • Новая должность и подразделение (филиал/головная организация).
   • Дата начала исполнения обязанностей.
   • Основание (перевод в связи с реорганизацией, повышением квалификации и т.п.).
2. Составление заявления сотрудника. В заявлении отражаются:
   • Текущая должность.
   • Желаемая должность и подразделение.
   • Причина перевода.
   • Дата и подпись сотрудника.
3. Заполнение полей трудовой книжки согласно таблице выше.
4. Проверка соответствия. Сравните запись с формулировками приказа и трудового договора. Любое расхождение – повод к исправлению.
5. Подписи и печати. После заполнения сотрудник ставит подпись, затем подписи и печати:
   • Текущего руководителя (филиала, из которого переводят).
   • Будущего руководителя (филиала/головного офиса, куда переводят).
   • Начальника отдела кадров.
6. Внесение записи в электронный кадровый журнал (если используется система «Кадры», «КонсультантПлюс» и др.).

Образцы записей

Перевод из филиала в головную организацию

Пример записи (стр. 5 трудовой книжки):

– ООО «Компания», головное предприятие, г. Москва,
 должность – старший менеджер по продажам,
 перевод в связи с повышением квалификации, приказ № 12/2026 от .
 _______________________/И. Иванов (подпись сотрудника)
 _______________________/А. Петров (руководитель филиала) печать
 _______________________/С. Сидоров (руководитель головного офиса) печать
 _______________________/Е. Кузнецова (нач. отдела кадров) печать

Перевод внутри одного филиала (смена должности)

– ООО «Компания», филиал «Санкт‑Петербург», отдел продаж,
 должность – менеджер по работе с ключевыми клиентами,
 перевод в связи с реорганизацией отдела, приказ № 45/2026 от .
 _______________________/М. Смирнова (подпись сотрудника)
 _______________________/В. Кузнецов (руководитель отдела) печать
 _______________________/Н. Орлова (руководитель филиала) печать
 _______________________/Л. Громова (нач. отдела кадров) печать

Временный перевод, ставший постоянным

– ООО «Компания», филиал «Новосибирск», отдел логистики,
 должность – ведущий специалист по логистике,
 перевод в связи с выполнением проекта, приказ № 78/2025 от (временный).
 Постоянный перевод, приказ № 102/2026 от .
 _______________________/А. Крылов (подпись сотрудника)
 _______________________/И. Морозов (руководитель проекта) печать
 _______________________/С. Белова (руководитель филиала) печать
 _______________________/Т. Фролова (нач. отдела кадров) печать

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильная дата начала исполнения обязанностей. Дата должна совпадать с датой, указанной в приказе, а не с датой подписания приказа.
• Отсутствие печати филиала. При переводе в головную организацию печать филиала заменяется печатью головного офиса, но обе подписи (текущего и будущего руководителя) обязательны.
• Неуказание номера и даты приказа. Без этих реквизитов запись считается неполной и может быть признана недействительной.
• Несоответствие формулировок должности. Должность в записи должна полностью повторять формулировку из приказа (включая уровни, например «старший менеджер» vs «менеджер»).
• Отсутствие подписи сотрудника. Даже если перевод инициирован работодателем, подпись работника обязательна.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как оформить запись, если при приёме в филиал была поставлена неверная печать?

Если в первой записи указана неправильная печать (например, печать головного офиса вместо печати филиала), необходимо:

1. Составить приказ об исправлении записи в трудовой книжке.
2. Внести исправление в виде зачёркивания неверных данных (чёрной линией) и подписи/печати ответственного лица.
3. После исправления оформить новую запись о переводе, используя корректную печать филиала.

Нужно ли указывать в записи, что перевод происходит «в пределах одного структурного подразделения»?

Да. Если перевод происходит внутри одного отдела, в графе «Основание перевода» указывается «перевод в пределах отдела», а в графе «Наименование подразделения» – название того же отдела (можно добавить «внутри отдела» для ясности).

Как оформить запись, если сотрудник переводится в филиал за пределами РФ?

В таком случае в графе «Наименование организации» указывается полное название филиала за границей, а в графе «Основание перевода» – ссылка на приказ и указание «перевод в международный филиал». Печать организации ставится в соответствии с локальными требованиями (может потребоваться апостиль).

Можно ли использовать электронную подпись в трудовой книжке?

Трудовая книжка – бумажный документ, поэтому подписи должны быть собственноручными. Электронные подписи применяются только в электронных кадровых системах, но не заменяют запись в бумажной трудовой книжке.

Оформление записи о переводе в трудовой книжке филиала – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований и внимательного контроля со стороны кадровой службы. Правильная запись гарантирует:

• Юридическую чистоту кадровых действий;
• Отсутствие проблем при проверках трудовой инспекции;
• Сохранность прав сотрудника на трудовой стаж и социальные гарантии.

Следуя приведённому руководству, вы сможете быстро и безошибочно оформить любую форму перевода – от простого повышения внутри филиала до перемещения в головную организацию.

Дата актуализации статьи: