Согласно данным на 16:01:51 () электронная трудовая книжка (ЭТК) уже является обязательным форматом оформления трудовых отношений при первом трудоустройстве․ Ниже – подробное пошаговое руководство‚ как оформить первую запись в ЭТК‚ какие документы понадобятся и какие формы следует подавать в государственные органы․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки‚ в которой хранится вся информация о трудовой деятельности гражданина․ Сведения доступны:
- в личном кабинете на портале Госуслуги (при наличии подтверждённой учётной записи ЕСИА);
- в личном кабинете Социального фонда России (СФР)․
С 2020 года в России начался переход на ЭТК‚ а с 2021 года при первичном трудоустройстве оформляют исключительно электронный формат․
Кто и когда обязан сделать первую запись?
Согласно Приказу Минтруда № 320н и Трудовому кодексу РФ‚ запись о приёме на работу должна быть внесена:
- в течение первого рабочего дня‚ если трудовой договор заключён на срок более пяти дней;
- работодателем – он отвечает за корректное заполнение и передачу данных в СФР․
Для сотрудника‚ который ранее никогда не работал‚ эта запись будет первой и единственной в его трудовой истории до возможного перехода на другую форму учёта (например‚ при возвращении к бумажной книжке)․
Пошаговая инструкция для работника
Подготовка документов
В первый день работы необходимо предоставить работодателю:
- Паспорт гражданина РФ;
- СНИЛС;
- Документы об образовании (диплом‚ аттестат и т․п․);
- Иные справки‚ которые может запросить конкретная организация (например‚ военный билет‚ медицинская справка)․
Подтверждённая учётная запись на Госуслугах
Для получения выписок из ЭТК и взаимодействия с Соцфондом необходима подтверждённая учётная запись на портале Госуслуги․ Если её ещё нет – зарегистрируйтесь и пройдите процедуру подтверждения (через банк‚ МФЦ или почту России)․
Оформление трудового договора и приказа
После подписания трудового договора работодатель издаёт приказ о приёме на работу; На основании этого приказа формируется первая запись в ЭТК․
Получение выписки или справки
Если сотруднику понадобится подтвердить факт трудоустройства (например‚ для получения кредита)‚ он может:
- запросить справку СТД‑Р у работодателя;
- или обратиться в Социальный фонд за справкой СТД‑СФР через личный кабинет на госуслугах․
Что делает работодатель?
Подача формы ЕФС‑1
Основной документ‚ которым работодатель информирует Пенсионный фонд (ныне – Социальный фонд) о приёме сотрудника – это форма ЕФС‑1 с подразделом 1․1 (сведения о приёме на работу)․ После её подачи фонд создаёт электронную трудовую книжку для нового работника․
Внесение записи в бумажную трудовую книжку (при необходимости)
Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка (например‚ он работал до 2020 года)‚ работодатель делает в ней запись о переходе на ЭТК и выдаёт книжку на руки․ Эта запись может пригодиться для подтверждения стажа до перехода на электронный формат․
Использование 1С:Бухгалтерия
В популярных бухгалтерских программах (например‚ 1С:Бухгалтерия) есть флаг Отразить в трудовой книжке сведения о принятом сотруднике и его первой работе (Мероприятия)․ После его активации данные автоматически попадают в отчет Сведения о трудовой деятельности работников и форму СЗВ‑ТД․
Сроки и ответственность
Несвоевременное или некорректное внесение первой записи может повлечь административные штрафы по статье 5․27 КоАП РФ․ Поэтому важно:
- сформировать приказ о приёме не позже первого рабочего дня;
- подать ЕФС‑1 в течение пяти рабочих дней после приёма;
- обеспечить доступ сотрудника к своей ЭТК через личный кабинет госуслуг․
Образец первой записи в электронной трудовой книжке
Хотя сама запись хранится в электронном виде и её вид зависит от интерфейса госуслуг/СФР‚ содержание выглядит примерно так:
Приём на работу Должность: junior‑специалист по поддержке пользователей Подразделение: отдел технической поддержки Трудовой договор №: 2026/05/23‑01 Основание: приказ № 12‑от от
Эти данные автоматически попадают в раздел «Трудовая деятельность» личного кабинета сотрудника․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли мне самому что‑то делать для создания ЭТК?
Нет․ При первом трудоустройстве работник лишь предоставляет необходимые документы и подписывает трудовой договор․ Всё остальное – обязанность работодателя․
Что делать‚ если я хочу получить бумажную трудовую книжку?
С 2021 года при первичном трудоустройстве бумажная книжка не выдаётся․ Однако вы можете попросить у работодателя справку СТД‑Р или заказать её в Социальном фонде (СТД‑СФР) – такие документы имеют юридическую силу и подтверждают трудовой стаж․
Как проверить‚ что моя ЭТК уже создана?
Войдите в личный кабинет на gosuslugi․ru (раздел «Трудовая деятельность») или в кабинет Социального фонда России․ Если там отображается запись о приёме на работу – ЭТК успешно оформлена․
Есть ли разница между ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД?
Да․ ЕФС‑1 – это форма‚ которую работодатель подаёт в фонд при приёме‚ переводе или увольнении сотрудника․ СЗВ‑ТД – отчёт о трудовой деятельности‚ который формируется на основе данных ЕФС‑1 и используется для расчёта страховых взносов и пенсионных прав․
Что делать‚ если я обнаружил ошибку в своей ЭТК?
Ошибку следует исправить через работодателя: он подаёт уточняющую форму ЕФС‑1 с пометкой «исправление»․ После обработки фонда запись в ЭТК обновляется автоматически․
Первая запись в электронной трудовой книжке – это ключевой момент в трудовой биографии любого гражданина․ Процесс максимально упрощён: работнику достаточно подготовить базовый пакет документов и подтверждённую учётную запись на Госуслугах‚ а работодатель берёт на себя подачу формы ЕФС‑1‚ внесение приказа и обеспечение доступа к ЭТК․ Следуя представленной выше инструкции‚ вы избежите типичных ошибок и сможете быстро получить подтверждение своего трудового стажа в цифровом виде․
Удачного старта в карьере и уверенного движения по профессиональному пути!