Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Первая запись в ней фиксирует момент приёма на работу в первую организацию. В 2026 году правила оформления остаются теми же, что и в предыдущих годах, но важно знать актуальные требования Минтруда и практические нюансы.
Что такое первая запись?
Первая запись в трудовой книжке фиксирует:
— дату приёма на работу,
— название организации,
— должность,
— вид занятости (полный рабочий день, совместительство и т.д.),
— условия оплаты труда.
Эта запись считается «первой» независимо от того, сколько раз работник уже работал в других местах. После неё в книжке будут появляться записи о переводах, смене должности, увольнениях и т.д.
Порядок заполнения первой записи (2026 г.)
- Открыть первую страницу трудовой книжки. На ней уже есть ьный лист с общими сведениями о работнике (ФИО, дата рождения, место работы, должность и т.д.). Если ьный лист ещё не заполнен, его необходимо оформить первым делом.
- Заполнить раздел «Сведения о работе». В 2026 году в этом разделе фиксируются сведения о работе в каждой организации. Первая запись выглядит так:
Пример первой записи:
– дата приёма на работу.
ООО «Ромашка» – название организации.
Менеджер по продажам – должность.
Полный рабочий день – вид занятости.
30 000 ₽ – размер оплаты труда.
Все данные пишутся ручкой (шариковая, гелевая или перьевая), цветом черного или синего. Печать и подпись руководителя организации ставятся после заполнения.
Как оформить ьный лист (если он ещё не заполнен)
- В графе «Профессия» указываем основную профессию.
- В графе «Специальность» – конкретную специальность.
- Если в будущем появятся новые сведения (например, повышение квалификации), они добавляются рядом через запятую, но прежние сведения не зачеркиваются.
После заполнения ьного листа ставится печать организации и подпись ответственного лица.
Ключевые требования Минтруда 320‑н
- Запись должна точно соответствовать тексту приказа о приёме на работу.
- Внесение в книжку производится в течение 5 рабочих дней после оформления кадрового приказа.
- При изменении ФИО или даты рождения необходимо запросить подтверждающие документы и внести исправление в первую страницу.
- Переводы, смены должности и увольнения фиксируются в отдельных строках, но всегда в порядке хронологии.
Частые ошибки при заполнении первой записи
- Неправильный формат даты (использовать DD.MM.YYYY).
- Пустые поля: название организации, должность, вид занятости.
- Использование машинки вместо ручки.
- Отсутствие печати и подписи руководителя.
- Неправильное указание размера оплаты труда (например, указать «руб.» вместо «₽»).
Практический пример – как выглядит запись в 2026 году
Предположим, Иванов Иван Иванович был принят на работу 1 мая 2026 года в ООО «Ромашка» на должность менеджера по продажам. Первая запись будет выглядеть так:
– – дата приёма.
ООО «Ромашка» – название организации.
Менеджер по продажам – должность.
Полный рабочий день – вид занятости.
30 000 ₽ – размер оплаты труда.
После записи ставится подпись руководителя и печать организации.
Что делать, если запись не была внесена вовремя?
Если в течение 5 рабочих дней после приёма запись не внесена, работник имеет право потребовать её внесения. В случае задержки работодателю может быть начислена штрафная санкция в размере 0,5 % от заработной платы за каждый день просрочки.
Перспективы перехода на электронную трудовую книжку
С 2026 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). При переходе на ЭТК первая запись в бумажной книжке может быть заменена на электронную, но при этом в бумажной оставляется отметка о переходе. Важно, чтобы все данные были корректно перенесены и подтверждены печатью и подписью.
- Первая запись фиксирует начало трудового стажа.
- Следует соблюдать требования Минтруда 320‑н.
- Запись должна быть точной, без пропусков и ошибок.
- После заполнения ставяться печать и подпись руководителя.
- При переходе на ЭТК необходимо обновить данные в бумажной книжке.
Соблюдение всех этих правил гарантирует корректность трудовой книжки и упрощает процесс подтверждения стажа при дальнейшем трудоустройстве.