Дата подготовки материала: 06:50:31 ().

При увольнении работник обязан получить свою трудовую книжку в последний рабочий день. Если сотрудник не явился за документом, работодатель должен незамедлительно известить его о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку почтой. Это требование закреплено в статье 84.1 Трудового кодекса РФ и направлено на защиту прав обеих сторон трудового отношения.

Нормативная база

• Статья 84.1 ТК РФ – обязывает работодателя в день увольнения направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку почтой.
• КонсультантПлюс, типовая ситуация «Какие документы выдать работнику при увольнении» (Издательство «Главная книга», 2025‑2026 гг.).
• ГАРАНТ, разъяснения по применению ст. 84.1 ТК РФ (2024‑2025 гг.).
• Судебная практика: ВС РФ и арбитражные суды подтверждают, что своевременное направление уведомления освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Порядок действий при увольнении, если работник не забрал трудовую книжку

1. Фиксируем факт неполучения – в последний рабочий день отмечаем в табеле или журнале, что трудовая книжка не получена.
2. Готовим уведомление – составляем документ, содержащий предложение явиться за книжкой или дать письменное согласие на её отправку почтой.
3. Выбираем способ отправки – предпочтительно заказное письмо с уведомлением о вручении (ценное письмо) либо иной способ, позволяющий доказать факт отправки (например, курьерская служба с трек‑номером).
4. Регистрируем отправку – вносим запись в журнал исходящей документации (номер, дата, способ отправки, адрес получателя).
5. Ожидаем реакции работника – при получении согласия на отправку книжки по почте готовим её к отправке (ценное письмо с описью вложения). При отсутствия реакции в разумный срок (как правило, 10‑15 рабочих дней) можно считать, что работник отказался от получения документа, однако рекомендуется направить повторное уведомление.
6. Снимаем ответственность – с момента направления первого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ).

Форма и содержание уведомления

Уведомление должно быть составлено в письменном виде и содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование организации‑отправителя и её реквизиты (ИНН, КПС, юридический адрес).
• Дата составления уведомления.
• ФИО работника, его должность, табельный номер (если есть).
• Ссылка на норму права – статья 84.1 ТК РФ.
• Чёткое предложение: «Явиться за трудовой книжкой в отдел кадров…» либо «Дать согласие на отправку трудовой книжки по почте».
• Указание адреса, по которому работник может явиться (режим работы, кабинет, часы приёма).
• Требование к согласию на почтовую отправку: в согласии должен быть указан точный адрес доставки на территории России, ФИО получателя и контактный телефон.
• Предупреждение о последствиях: с момента направления уведомления работодатель не несёт ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
• Подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров или уполномоченный представитель) и печать организации (при наличии).

Способы отправки уведомления

Закон не предписывает конкретный способ доставки уведомления, однако важно обеспечить доказательство факта его отправки и получения. Наиболее надёжные варианты:

1. Заказное письмо с уведомлением о вручении (ценное письмо) – предоставляет трек‑номер и подтверждение вручения получателю.
2. Курьерская служба с трек‑номером и подписью получателя – аналогично заказному письму, но часто быстрее.
3. Электронная почта с подтверждением получения – допустима, если трудовым договором или внутренними локальными актами предусмотрено электронное документооборота и работник дал согласие на получение уведомлений электронным способом.
4. Личная вручка под роспись – если работник всё ещё находится на территории организации (например, в период отпуска или больничного).

При выборе способа рекомендуется ориентироваться на возможность доказать факт отправки в случае спора.

Сроки и последствия несвоевременного уведомления

Согласно разъяснениям контролирующих органов и судебной практики:

• Уведомление должно быть направлено в тот же день, когда работник не забрал трудовую книжку в последний рабочий день.
• Если уведомление отправлено позже, работодатель может быть привлечён к ответственности за нарушение ст. 84.1 ТК РФ (штрафы, компенсации морального вреда).
• С момента получения уведомления работником (или получения подтверждения вручения) работодатель освобождается от обязанности выдавать трудовую книжку в течение установленного законом срока (как правило, не более трёх рабочих дней после получения согласия на почтовую отправку).

Образец уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку почтой

Ниже представлен примерный текст уведомления, который можно адаптировать под конкретную организацию. Все обязательные реквизиты выделены жирным шрифтом.

ООО «Пример»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул; Примерная, д. 10, офис 5
УВЕДОМЛЕНИЕ

ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Должность: специалист отдела продаж
Табельный номер: 12456

В соответствии со статьёй 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации вы обязаны получить свою трудовую книжку в последний рабочий день – 22 мая 2026 г. Поскольку трудовая книжка не была получена, просим вас:

Явиться за трудовой книжкой в отдел кадров ООО «Пример» (адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5, режим работы: пн‑пт 09:00‑18:00, перерыв 13:00‑14:00) или
Дать письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте на следующий адрес: _______________________________
 (указать точный адрес доставки на территории России, ФИО получателя, контактный телефон).

Согласие на почтовую отправку должно быть оформлено в виде отдельного документа (заявление) и направлено в адрес организации любым из способов, подтверждающих факт отправки (заказное письмо, курьерская служба, электронная почта с подтверждением получения).

Обращаем ваше внимание, что с момента направления настоящего уведомления ООО «Пример» освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ.

Подпись: _____________________ М.П.
ФИО уполномоченного лица: Петрова Анна Сергеевна
Должность: руководитель отдела кадров

При необходимости можно оформить уведомление в виде таблицы или бланка, однако основное требование – наличие всех перечисленных выше элементов и возможность подтвердить факт отправки.

Своевременное направление уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку почтой является обязательным условием соблюдения трудового законодательства. Правильно оформленное уведомление, отправленное надёжным способом с подтверждением вручения, защищает работодателя от возможных претензий и штрафов, а также обеспечивает прозрачность процесса выдачи трудовой книжки при увольнении.

Рекомендуем организациям:

• Разработать типовой бланк уведомления и утвердить его в локальных нормативных актах.
• Обучить сотрудников отдела кадров порядку заполнения и отправки уведомлений.
• Вести журнал исходящей документации с отметкой о способе отправки и номере трек‑информации.
• При отсутствии реакции работника в течение 10‑15 рабочих дней направлять повторное уведомление и фиксировать все попытки связи.

Соблюдение указанных процедур позволит минимизировать риски и обеспечить соблюдение прав как работника, так и работодателя.