Вопрос о том, как правильно оформить последнюю запись в трудовой книжке умершего сотрудника, часто возникает у работодателей. Ниже приведено подробное руководство, основанное на актуальных законодательных нормах (Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон «О социальном фонде России» и др.) и практических рекомендациях.

Что такое трудовая книжка и почему она важна?

Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. В ней отражаются:

• ФИО, СНИЛС, дата рождения;
• Дата начала и окончания трудового договора;
• Условия труда, должность, оклад;
• Стаж работы и начисленные отчисления.

С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый работник может вести трудовую книжку в бумажном или электронном виде, а работодатели обязаны вести обе формы, если работник не отказался от бумажной.

Ключевые документы, которые понадобится собрать

1. Свидетельство о смерти работника (отдел ЗАГС или электронный сервис).
2. Копия трудового договора (если он был заключён).
3. Сведения о начисленной заработной плате и компенсациях.
4. Сведения о неиспользованном отпуске.
5. Форма «Сведения о трудовой деятельности» (ЕФС‑1) – обязательный документ для отчётности в Социальный фонд России (СФР).

Пошаговая инструкция по заполнению последней записи

1. Подготовка данных
   Составьте список всех начисленных и выплаченных сумм: заработная плата за последний месяц, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие (если предусмотрено договором). Убедитесь, что все суммы подтверждены бухгалтерскими документами.
2. Заполнение бумажной трудовой книжки
   В последнюю страницу трудовой книжки внесите запись о смерти работника. Запись должна выглядеть примерно так:

Дата записи: 23 июня 2026 г.
Содержание записи: «Умерший работник (ФИО), дата рождения: 15 апрель 1980 г., СНИЛС: 123‑456‑789 01, заключён трудовой договор № 12 от 01 января 2024 г., должность: менеджер по продажам, оклад: 60 000 ₽. Умер 23 июня 2026 г. В связи с этим в трудовой книжке фиксируется конец трудового стажа и начисление выходного пособия, а также компенсация за неиспользованный отпуск. Сведения о выплатах: заработная плата за июнь 2026 г. — 60 000 ₽; компенсация за неиспользованный отпуск — 12 000 ₽; выходное пособие — 30 000 ₽. Общая сумма выплат: 102 000 ₽. Подпись работодателя: ____________»

3. Подпись и печать
   Работодатель подписывает запись, ставит печать (если есть) и ставит дату. В случае электронного варианта – подпись в цифровой форме, а запись сохраняется в системе ЭТК;
4. Сдача сведений в СФР
   Заполните форму ЕФС‑1, указав все начисленные выплаты и дату смерти. Отправьте форму в СФР в течение 30 дней с момента смерти работника. Это обязательный отчётный документ, который фиксирует факты в базе СФР.
5. Уведомление семьи
   Предоставьте копию записи в трудовой книжке и сведения о выплатах (заработная плата, компенсация за отпуск, выходное пособие) семье умершего. Это важно для правильного расчёта пенсионных и социальных прав.
6. Сохранение документа
   Работодатель обязан хранить трудовую книжку (бумажную и/или электронную) в течение 5 лет после увольнения. После этого документ можно уничтожить.

Что делать, если работник не имел трудовой книжки?

Если работник не имел трудовой книжки (например, был самозанятым или работал по договору‑подряд), то в СФР необходимо оформить «Сведения о трудовой деятельности» только для расчёта пенсионных и социальных прав. В этом случае в бумажной трудовой книжке запись о смерти не требуется.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли оставить запись в трудовой книжке после смерти?
  Да, запись о смерти обязательна и должна быть внесена в трудовую книжку в течение 30 дней с момента смерти.
• Что делать, если работник отказался от бумажной трудовой книжки?
  Если работник подписал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, то запись о смерти в бумажном варианте не требуется. Однако электронная запись всё равно должна быть внесена в ЭТК.
• Как быстро получить копию записи для семьи?
  Копию можно получить в отделе кадров работодателя. Если работник был в электронном формате, копию можно скачать из системы ЭТК.

Заполнение трудовой книжки умершего работника – это важный юридический акт, который обеспечивает правильный расчёт пенсионных и социальных прав, а также соблюдение требований законодательства. Следуя приведённой инструкции, вы сможете:

• Правильно оформить последнюю запись в трудовой книжке;
• Соблюдать сроки подачи отчётности в СФР;
• Обеспечить семейным членам умершего доступ к необходимой информации;
• Соблюдать требования хранения документа.

Помните, что точность и своевременность оформления документов напрямую влияют на права и интересы всех сторон. Если возникнут сомнения, обратитесь к юристу или специалисту по кадровому учёту.