Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовое путь работника. При повторном найме (после увольнения, окончания срочного договора, перевода и т.п.) в ней вносятся сведения о предыдущем стаже, наградах и иных важных сведениях. Ниже – полное пошаговое объяснение, как правильно оформить повторную запись в трудовой книжке.
Когда требуется повторное заполнение
Повторное заполнение трудовой книжки необходимо в следующих случаях:
- Работник был уволен и вновь принят на ту же или другую позицию;
- Заключён новый трудовой договор после окончания срочного;
- Необходимо оформить дубликат при потере или порче оригинала.
В каждом из этих случаев в разделе «Сведения о работе» (графа 3) вносится информация о предыдущем трудовом месте и подтверждённом стаже.
Что именно записывается в графе 3
В графу 3 вносятся сведения о работе и награждении, которые ранее уже фиксировались в книжке. При этом:
- Указывается название организации, где работал работник;
- Указывается дата приёма на работу и дата увольнения (если она есть);
- Фиксируется должность и подразделение;
- Описываются награждения и поощрения, полученные в этом месте работы.
Если у работника есть подтверждающие документы (справки, приказы), они должны быть приложены к заявлению о выдаче дубликата.
Особенности заполнения дубликата
При оформлении дубликата трудовой книжки соблюдаются следующие правила:
- Записи делаются аккуратно, разборчиво, без спешки;
- Проверяется соответствие действующему законодательству;
- Проводится пробная запись в черновике перед окончательным заполнением;
- Не ставятся подписи и печати под каждой записью – они делаются только в конце документа.
Для удобства можно использовать готовый образец заполнения, скачанный по ссылке (см. раздел «Заполнение трудовой книжки по новым правилам»).
Как правильно оформить запись о повторном найме
При повторном найме сразу после увольнения важно соблюсти несколько нюансов:
- В графе 3 указывается общий трудовой стаж до поступления в новую организацию, подтверждённый документами;
- Если в новой организации требуется совместительство, в графе 4 указывается дата и номер приказа, по которому работник был переведен;
- Не требуется повторять название прежней организации в новых записях – достаточно указать её один раз в соответствующей графе.
Эти сведения подтверждены разъяснениями Бухгалтерии 1С и разъяснениями Минтруда от .
Потеря или порча трудовой книжки: порядок оформления дубликата
Потерять трудовую книжку может как работник, так и работодатель. В обоих случаях необходимо:
- Подать заявление о выдаче дубликата;
- Предоставить подтверждающие документы (справки с предыдущих мест работы, копии приказов о наградках);
- Оформить запись в дубликате согласно Главе 5 указа (см. раздел «Запись в трудовой книжке о приеме на работу, образец»).
После выдачи дубликата оригинальный документ считается недействительным, но сохраняется в архиве организации.
Пример заполнения раздела «Сведения о работе»
Графа 3: - Наименование организации: ЗАО «ТехноСервис» - Дата приёма на работу: - Дата увольнения: - Должность: Инженер-конструктор - Подразделение: Блок проектирования - Награды: Поощрение «Знак отличия» (приказ № 123 от ) Графа 4: - Дата и номер приказа о переводе: , № 45
Эти данные позволяют работодателю и контролирующие органы быстро оценить опыт кандидата и его профессиональные достижения.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли повторять название организации в новой записи? – Нет, достаточно указать её один раз в соответствующей графе.
- Можно ли сразу оформить новый бланк вместо дубликата? – Да, при наличии всех подтверждающих документов допускается оформить новый бланк, но обычно используют дубликат.
- Какие документы требуются для подтверждения стажа? – Справка о работе, приказ о награждении, копия трудового договора.
- Можно ли заполнить запись от руки? – Да, но лучше использовать печатный бланк и аккуратно писать, чтобы избежать ошибок.
Повторное заполнение трудовой книжки – обязательный шаг при повторном найме или при оформлении дубликата. Соблюдая указанные выше правила, вы обеспечите:
- Корректность и полноту информации;
- Соответствие требованиям законодательства;
- Упрощение работы с кадровыми документами в будущем.
При возникновении сомнений рекомендуется обратиться к специалистам по трудовому праву (например, в компанию «Митрофанова и партнёры») или использовать официальные образцы, опубликованные на порталах государственных сервисов.
Удачной работы с кадровыми документами!