С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это значительно упрощает документооборот, однако для кадровиков и руководителей переходный период создал множество вопросов: какие документы требовать, куда вносить записи и как проверить стаж работника․ В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий при приеме сотрудника, который отказался от бумажного варианта трудовой книжки․

Какие документы запросить при приеме?

Стандартный пакет документов (паспорт, СНИЛС) остается неизменным․ Однако вместо бумажной трудовой книжки работник с ЭТК должен предоставить один из следующих документов, подтверждающих его трудовой стаж:

• Форма СТД-Р — сведения о трудовой деятельности, которые выдает предыдущий работодатель․
• Форма СТД-СФР — выписка из индивидуального персонифицированного учета, которую работник может самостоятельно заказать через портал Госуслуг или в личном кабинете на сайте СФР (бывший ПФР)․

Важно: Работник обязан предоставить эти сведения․ Работодатель имеет полное право требовать СТД-Р или СТД-СФР для подтверждения стажа и квалификации кандидата․

Алгоритм действий кадровика

Шаг 1․ Проверка статуса трудовой книжки

При получении сведений о трудовой деятельности внимательно проверьте, есть ли в документе отметка о том, что работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки․

Шаг 2․ Оформление приема

Если подтверждено, что работник перешел на ЭТК:

1. Бумажную трудовую книжку заводить НЕ нужно․ Даже если сотрудник сам просит об этом, закон запрещает заводить бумажный дубликат, если переход на ЭТК уже состоялся у предыдущего работодателя․
2. Подача сведений в СФР; Необходимо отправить отчет (форма ЕФС-1) о приеме на работу в Социальный фонд России в установленные законом сроки․

Шаг 3․ Если работник решил перейти на ЭТК именно у вас

Бывают ситуации, когда сотрудник до сих пор имеет бумажную книжку, но хочет перейти на электронный формат при трудоустройстве в вашу компанию․ В этом случае:

• Сначала внесите запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку (согласно правилам Минтруда 320н)․
• Возьмите с работника заявление о переходе на электронный формат․
• Сделайте в бумажной книжке закрывающую запись о том, что сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде․
• Выдайте бумажную книжку работнику на руки․ После этого работодатель больше не несет за неё ответственности и не обязан её хранить․

Ответы на часто задаваемые вопросы

Можно ли не делать запись в бумажную ТК, если работник просто принес заявление на ЭТК?

Нет․ Если у работника на руках бумажная книжка, вы обязаны сначала оформить запись о приеме, а затем, на основании заявления, сделать запись о переходе на ЭТК и выдать документ сотруднику․

Как подтвердить стаж, если работник не предоставил СТД-Р?

Работник может самостоятельно заказать выписку СТД-СФР через Личный кабинет на сайте СФР (es․pfrf․ru) или через Госуслуги․ Это самый быстрый и официальный способ подтверждения стажа․

Что делать, если работник передумал и хочет вернуться к бумажной книжке?

Закон предусматривает переход на ЭТК, но не предусматривает обратного процесса «возврата» к бумажной книжке в том же объеме․ Все последующие записи будут идти в электронном виде․

Резюме для работодателя