В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным и привычным инструментом учета трудового стажа в России. Бумажный формат окончательно ушел в прошлое для новых сотрудников, а для тех, кто ранее выбрал «цифру», процесс приема на работу имеет свои важные особенности. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить прием сотрудника с электронной трудовой, какие документы запросить и как не нарушить сроки подачи отчетности.

Что такое электронная трудовая книжка и как она работает?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа, содержащий сведения о трудовой деятельности сотрудника. Данные хранятся в информационной системе Социального фонда России (СФР).

Ключевые особенности ЭТК в 2026 году:

• Данные вносятся работодателем в электронном виде.
• Сотрудник может в любой момент получить выписку о своем стаже через портал «Госуслуги», в клиентском банке или в отделении СФР.
• Бумажный вариант для сотрудников, сделавших выбор в пользу ЭТК, не ведется и не выдается на руки.

Алгоритм действий работодателя при приеме сотрудника с ЭТК

Процесс приема на работу человека, который ведет электронную трудовую, мало чем отличается от стандартной процедуры, но имеет критически важные нюансы в документообороте.

Шаг 1: Запрос необходимых документов

При приеме на работу стандартный пакет документов (паспорт, диплом, военный билет) дополняется требованием предоставить сведения о трудовой деятельности.

Сотрудник обязан предоставить один из следующих документов:
Форма СТД-Р, выписка от предыдущего работодателя (если сотрудник уволился недавно).
Форма СТД-СФР — выписка из Социального фонда России (получается через Госуслуги, МФЦ или в отделении СФР).
Форма СТД-ЭЛ, электронная выписка, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью.

> Важно: Если сотрудник впервые устраивается на работу в 2026 году, бумажная трудовая ему не нужна и не заводилась. Работодатель сразу формирует его электронный стаж.

Шаг 2: Проверка сведений

Работодатель должен внимательно изучить предоставленную выписку (СТД-Р или СТД-СФР). Это необходимо для:

• Подтверждения стажа и опыта работы.
• Проверки правильности внесения записей предыдущими работодателями.
• Выявления возможных ошибок в данных СНИЛС или ФИО.

Если в выписке обнаружены ошибки, сотруднику рекомендуется обратиться к предыдущему работодателю или в СФР для их исправления до момента приема на новую должность, хотя отсутствие исправлений не является основанием для отказа в приеме на работу.

Шаг 3: Оформление приказа и трудового договора

На основании предоставленных документов издается приказ о приеме на работу и заключается трудовой договор. В приказе и договоре указываются стандартные реквизиты.

Нужно ли делать запись в бумажную трудовую?

• Если сотрудник выбрал ЭТК (подал заявление ранее или является новым работником с 2021 года): запись в бумажную книжку не вносится. Бумажная трудовая (если она есть на руках у сотрудника как исторический документ) хранится у него.
• Если сотрудник сохранил бумажную трудовую: запись вносится в бумажный бланк, а в СФР отправляются сведения в электронном виде (дублирование данных).

Шаг 4: Подача отчетности ЕФС-1

Это самый важный этап, где чаще всего возникают штрафы. С 2023 года (и актуально в 2026 году) отчетность по трудовым книжкам подается в составе единого формы ЕФС-1.

Сроки подачи:
Сведения о приеме на работу необходимо передать в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.

• Пример: Приказ датирован 23 мая 2026 года (пятница). Отчет ЕФС-1 нужно сдать до конца рабочего дня 24 мая (суббота, если организация работает, или первый рабочий день, если выпадает на выходной — правило «следующего рабочего дня» может варьироваться в зависимости производственного календаря, но закон требует оперативности, обычно это следующий день после события).

Что указывается в отчете:
В подраздел 1.1 формы ЕФС-1 вносятся данные:

• Дата приема.
• Должность, подразделение.
• Условия работы (основное, совместительство).
• Ссылка на статью ТК РФ.

Особенности для впервые трудоустраивающихся

С 2021 года всем гражданам, впервые поступающим на работу, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
Сотрудник не пишет заявления о выборе формы ведения трудовой (выбор сделан по умолчанию в пользу ЭТК).
Работодатель не запрашивает бумажную трудовую.
При приеме на работу формируется первичная запись в системе СФР через отчет ЕФС-1.

Ответственность за ошибки

Нарушение правил ведения электронных трудовых книжек и сроков подачи отчетности влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц и ИП: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении штрафы значительно возрастают. Кроме того, задержка подачи сведений может создать проблемы сотруднику при оформлении пенсии или получении кредитов, что может повлечь за собой судебные иски о возмещении морального вреда.

Чек-лист кадровика при приеме сотрудника с ЭТК

Чтобы избежать ошибок, используйте этот краткий чек-лист:
[ ] Запросить у соискателя форму СТД-Р или СТД-СФР.
[ ] Проверить актуальность данных и соответствие ФИО/СНИЛС.
[ ] Издать приказ о приеме на работу.
[ ] Ознакомить сотрудника с приказом под подпись.
[ ] В тот же день или на следующий рабочий день сформировать и отправить отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) в СФР.
[ ] Убедиться в получении протокола проверки от СФР (отсутствие ошибок).
[ ] Выдать сотруднику копию приказа (по запросу).

Переход на электронные трудовые книжки упростил документооборот, но возложил на работодателей ответственность за оперативность и цифровую грамотность. В 2026 году наличие выписки СТД-Р/СТД-СФР и своевременная подача ЕФС-1 являются обязательными условиями легального оформления трудовых отношений. Соблюдение этих правил гарантирует защиту прав сотрудников и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов.