С 1 января 2022 года в России введена электронная трудовая книжка, однако многие работодатели и работники по‑прежнему используют бумажный вариант. Возникает ситуация, когда новый сотрудник приходит на работу без трудовой книжки. Как правильно действовать в таком случае, какие требования закона и какие практические рекомендации существуют – разберём в этой статье.

Правовой базис

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) в ст. 62‑63 регулирует порядок ведения трудовых книжек.
• Согласно п. 4 ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день его приема на работу (или в течение трех рабочих дней после обращения работника).
• Отказ работодателя в выдаче книжки – административное правонарушение, за которое предусмотрена штрафная ответственность (от 2 000 до 5 000 рублей) и материальная компенсация за задержку.
• Если работник не предоставляет свою книжку, работодатель не имеет права отказать в приёме (см. КонсультантПлюс, вопрос 655787).

Почему работник может не принести трудовую книжку?

1. Утеря или повреждение – книжка могла быть утеряна, украдена или испорчена.
2. Отсутствие книжки – в некоторых регионах (например, в новых филиалах) книжка ещё не велаcь.
3. Переход на электронный вариант – работник может ожидать, что новый работодатель оформит электронную книжку.
4. Личное нежелание – сотрудник может не доверять работодателю или бояться, что книжка будет «заперта» в архиве.

Что обязан сделать работодатель?

В случае, когда новый сотрудник не принёс бумажную трудовую книжку, работодатель должен:

• Разъяснить правовые нормы – сообщить, что отсутствие книжки не является основанием для отказа в приёме.
• Оформить письменный акт приёма‑на‑работу без указания номера книжки, указав, что книжка будет предоставлена позже (или оформлена в электронном виде).
• Если работник согласен, выдать дубликат (бумажный) или оформить электронную трудовую книжку через портал ЭлКод Минтруда.
• В случае, если работник отказывается предоставить книжку и не желает электронный вариант, составить письменное согласие о том, что книжка будет передана позже, и попросить его подписать документ о получении будущей книжки.

Пошаговый алгоритм действий HR‑специалиста

Как оформить электронную трудовую книжку

Электронный вариант хранится в Системе социального страхования (ССС) и доступен через портал ЭлКод. Для её создания необходимо:

1. Получить согласие работника (письменно или в электронном виде).
2. Собрать данные: ФИО, СНИЛС, дату рождения, ИНН, паспортные данные.
3. Внести запись о приёме в электронную книжку через ЭлКод.
4. Сформировать печатный акт о регистрации электронного документа и выдать его сотруднику.

Электронная книжка имеет те же юридические силы, что и бумажная, но упрощает процесс передачи при смене места работы.

Что делать, если сотрудник отказывается предоставить книжку и не согласен на электронный вариант?

• Составить письменный запрос о предоставлении книжки в течение 3‑х рабочих дней.
• Если запрос остаётся без ответа, направить уведомление о необходимости получения книжки (почтовым отправлением с уведомлением о вручении).
• В случае дальнейшего отказа – обратиться в инспекцию труда (Федеральная служба по труду) или в юридический центр (например, «Гарант») для подачи жалобы.
• При необходимости можно подать иск в суд о возмещении ущерба за задержку выдачи книжки (ст. 62 ТК РФ, ч. 4).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязан ли работодатель платить штраф, если не выдал трудовую книжку в срок?

Да. За нарушение сроков выдачи (не более 3 рабочих дней) предусмотрен административный штраф для работодателя – от 2 000 до 5 000 рублей, а также материальная компенсация за упущенный заработок работника.

Можно ли оформить совместительство, если у сотрудника нет книжки?

Да, совместительство допускается без наличия трудовой книжки, однако в личном деле всё равно необходимо оформить запись о приёме и предоставить сотруднику дубликат или электронную книжку.

Что делать, если сотрудник утерял книжку после увольнения?

Работодатель обязан выдать дубликат в течение 3‑х рабочих дней после получения письменного заявления от работника (ст. 62 ТК РФ). Дубликат оформляется в отделе кадров и вносится в СС‑ПФР.

Как оформить запись в электронную книжку, если у работника нет СНИЛС?

СНИЛС – обязательный идентификатор в системе ЭлКод. Если у сотрудника его нет, необходимо оформить СНИЛС в ПФР до начала оформления электронного документа.

Практические рекомендации для работодателя

• Разработайте внутреннюю инструкцию по приёму на работу без трудовой книжки (шаблоны актов, письма‑уведомления).
• Обучите кадровый персонал правилам работы с ЭлКод и процессом выдачи дубликатов.
• Включите пункт в трудовой договор о том, что сотрудник обязуется предоставить трудовую книжку (или согласиться на электронный вариант) в течение 5 рабочих дней.
• Храните копии всех подписанных документов в личном деле – это защитит от претензий в будущем.
• Регулярно проверяйте актуальность данных в СС‑ПФР, чтобы избежать конфликтов при переходе на электронный формат.

Куда обращаться за помощью?

Если ситуация не решается внутренними методами, рекомендуеться:

1. Обратиться в инспекцию труда по месту нахождения организации.
2. Воспользоваться услугами юридических центров (например, «Гарант», «Перегонцев и Партнеры») – они помогут подготовить иск и представлять интересы в суде.
3. При необходимости – подать жалобу в прокуратуру (например, Прокуратуру Саратовской области) с требованием возмещения ущерба.

Отсутствие у нового сотрудника трудовой книжки – не препятствие к его приёму на работу. Закон чётко фиксирует, что работодатель обязан оформить трудовые отношения независимо от наличия книжки, а в случае её отсутствия – предоставить дубликат или оформить электронный документ. При правильном подходе к документированию и своевременной коммуникации конфликтные ситуации можно избежать, а права обеих сторон сохраняются.

Дата публикации:  г. 17:18