Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж, должности, перевода и увольнения. Она играет ключевую роль при оформлении пенсии, социальных выплат и при трудоустройстве на новое место. В 2025 году в России действуют два формата трудовых книжек: бумажный и электронный. Но кто именно отвечает за их заполнение? Разберёмся подробно.

Кто имеет право заполнять трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому приказом Минтруда № 320н, заполнять трудовую книжку может только уполномоченный работник кадровой службы.

Это означает, что:

• Руководитель организации или индивидуальный предприниматель не может лично вносить записи, если не имеет соответствующих полномочий и квалификации.
• Только сотрудник, прошедший специальную подготовку и назначенный приказом по организации на ведение кадровой документации, имеет право вносить записи в трудовую книжку.
• В малых организациях, где нет отдельного отдела кадров, эту функцию может выполнять бухгалтер, юрист или иное лицо, назначенное приказом руководителя.

Важно: Никто другой, ни сам работник, ни его представитель, ни внештатный консультант — не вправе вносить записи в трудовую книжку. Любые записи, сделанные неуполномоченным лицом, считаются недействительными и подлежат аннулированию.

Что именно вносится в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

1. Фамилия, имя, отчество работника;
2. Дата и номер приказа о приёме на работу;
3. Должность, на которую принят сотрудник;
4. Сведения о переводе на другую постоянную работу;
5. Сведения об увольнении с указанием основания (статья ТК РФ);
6. Награды, поощрения за успехи в работе (по желанию работодателя);
7. Сведения о дубликате или вкладыше, если они выдавались.

Все записи вносятся в хронологическом порядке и не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа, на основании которого производится запись (п. 9 Порядка № 320н).

Кто заполняет трудовую книжку при первичном трудоустройстве?

При первом трудоустройстве работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику; До 2021 года это всегда делалось в бумажном виде. С 2021 года ситуация изменилась:

• Если работник впервые поступает на работу после 1 января 2021 года — работодатель не заводит бумажную трудовую книжку (ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ). Вместо этого создаётся электронная трудовая книжка (ЭТК) в системе Пенсионного фонда РФ.
• Если работник уже имел бумажную трудовую книжку ранее — он может продолжить её использовать, либо подать заявление о переходе на электронный формат.

Таким образом, кадровик (или уполномоченное лицо) при первичном трудоустройстве:

• Заполняет ьный лист бумажной трудовой книжки (если работник её предоставил);
• Или регистрирует сотрудника в системе ПФР для создания ЭТК;
• Вносит первую запись о приёме на работу в соответствии с приказом.

Кто заполняет вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный лист, выдаваемый при заполнении основной книжки. Он используется, когда в основной книжке закончились свободные строки для записей.

Вкладыш заполняет тот же сотрудник кадровой службы, который ведёт трудовую книжку. Он:

• Заполняет ьный лист вкладыша (ФИО, СНИЛС, номер основной книжки);
• Вносит записи в хронологическом порядке, как в основную книжку;
• Соединяет вкладыш с основной книжкой скрепкой или штампом (по правилам).

Вкладыш имеет такую же юридическую силу, как и основная трудовая книжка. Его выдача и заполнение также регулируются Порядком № 320н.

Что происходит при переходе на электронную трудовую книжку?

Если работник подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан:

1. Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку: «Запись о трудовой деятельности ведётся в электронной форме»;
2. Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику;
3. Перестать нести ответственность за её хранение и дальнейшее ведение.

Все последующие записи (приёмы, увольнения, переводы) будут вноситься только в электронную форму в системе ПФР. Работник сможет получить доступ к ней через портал Госуслуг или лично в офисе Пенсионного фонда.

Ответственность за ошибки в трудовой книжке

Неправильное заполнение трудовой книжки — это нарушение трудового законодательства. За это работодатель может быть привлечён к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ, штраф до 50 000 рублей для организации.

Ошибки в записях (неправильные даты, неполные сведения, отсутствие подписей) могут привести к:

• Отказу в назначении пенсии;
• Проблемам при трудоустройстве;
• Необходимости оформления дубликата трудовой книжки.

Поэтому кадровик должен:

• Использовать только утверждённые формы и шаблоны;
• Проверять все данные перед внесением;
• Соблюдать требования к почерку (печатные буквы, чёткость);
• Подписывать все записи и заверять печатью организации (если она есть).

Какие документы нужны для заполнения трудовой книжки?

Для внесения первой записи кадровик должен иметь:

• Заявление о приёме на работу;
• Паспорт работника;
• Трудовой договор;
• Приказ о приёме на работу (форма № Т-1 или Т-1а);
• СНИЛС (для ЭТК — обязательный номер);
• Документ об образовании (по желанию, для заполнения графы «Образование»).

Для последующих записей — приказы о переводе, увольнении, поощрении и т.д.

Ответ: трудовую книжку заполняет уполномоченный работник кадровой службы организации — кадровик, специалист по кадрам или иное лицо, назначенное приказом руководителя.

Работодатель несёт ответственность за:

• Назначение ответственного лица;
• Обеспечение его обучением и доступом к нормативным документам;
• Своевременное внесение записей;
• Хранение бумажных трудовых книжек (если они есть);
• Передачу данных в ПФР при электронном формате.

С 2021 года мир трудовых отношений переходит на цифровые технологии, но бумажные книжки остаются актуальными для тех, кто начал работать до этого срока. В любом случае — только кадровик имеет право вносить записи. Это не просто формальность — это гарантия точности и законности всей трудовой истории работника.

Совет работодателям: Обязательно назначьте ответственного за трудовые книжки, обучите его, обеспечьте шаблонами и инструкциями. Один ошибочный штамп может стоить сотруднику десятков тысяч рублей в виде недополученной пенсии.