В процессе увольнения или перевода сотрудника возникает вопрос о том‚ как правильно оформить сопроводительное письмо‚ в котором сообщается о направлении трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) по почте. Ниже представлено подробное руководство‚ основанное на действующем Трудовом кодексе РФ и практике большинства организаций.

Правовые основания

Согласно ст. 84.1 ТК РФ‚ работодатель перестаёт нести ответственность за задержку выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности с момента направления работнику уведомления о необходимости её получения. Поэтому важно оформить все документы в соответствии с законом.

Что требуется от работника

• Письменное заявление об увольнении (если увольнение по инициативе сотрудника).
• Письменное согласие на получение трудовой книжки по почте с указанием почтового адреса.
• Если трудовая книжка не ведётся‚ – согласие на получение заверенных сведений о трудовой деятельности.

Как оформить заявление работника

Заявление должно содержать:

1. ФИО работника.
2. Дата увольнения (или дата перевода).
3. Точный почтовый адрес‚ куда необходимо направить документы.
4. Подпись и дата.

Пример текста заявления:

«Я‚ Иванов Иван Иванович‚ прошу направить мне оригинал трудовой книжки по почтовому адресу:
г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ кв. 5.

Отправка трудовой книжки по почте

Если работник дал согласие‚ отправку следует оформить в виде ценного письма с уведомлением о вручении и описью вложения. Это защищает обе стороны от споров о том‚ когда и кому был отправлен документ.

Какие документы включить в отправку

• Оригинал трудовой книжки (или копия‚ если оригинал не требуется).
• Письмо‑сообщение с указанием ФИО‚ даты увольнения‚ цели отправки.
• Копия заявления работника о согласии на почтовую отправку.
• Если трудовая книжка не ведётся – заверенные сведения о трудовой деятельности в форме СТД‑Р lt;17.

Пример сопроводительного письма

Ниже – готовый шаблон‚ который можно адаптировать под конкретные условия.

ООО «Фея»
ИНН 1234567890
КПП 123456789
ОГРН 1234567890123
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1‚ тел. +7 (495) -23‑45‑67‚ e‑mail: info@fayacompany.ru

Сопроводительное письмо № ____
«Дата»

Кому: Иванов Петр Петрович
Адрес: г. Санкт‑Петербург‚ ул. Пушкина‚ д. 10‚ кв. 12

Уважаемый Петр Петрович!


В связи с вашим увольнением с должности менеджера по продажам с  просим обратить внимание на следующее:

Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) будет направлена по почте в виде ценного письма с уведомлением о вручении и описью вложения.
В приложении к настоящему письму вы найдёте копию вашего заявления о согласии на почтовую отправку.
По истечении 10 (десяти) календарных дней с момента отправки вы получите уведомление о получении документа. После получения вы считаетесь полностью извещённым о завершённости всех формальностей‚ связанных с увольнением.
С момента направления настоящего уведомления ООО «Фея» перестаёт нести ответственность за задержку выдачи трудовой книжки‚ если она не была получена в указанный срок.

Приложения:
Копия вашего заявления о согласии на отправку трудовой книжки по почте.
Печатный лист с заверенными сведениями о вашей трудовой деятельности (если трудовая книжка не ведётся).

Мы благодарим вас за сотрудничество и желаем дальнейших профессиональных успехов.

С уважением‚
_____________________/ Иванова Мария Сергеевна
Директор по персоналу
ООО «Фея»

Контактные данные для связи:
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: hr@fayacompany.ru

Часто задаваемые вопросы

• Что делать‚ если работник не получил письмо? – При отсутствии уведомления о вручении рекомендуется повторно отправить документ ценным письмом с уведомлением.
• Можно ли отправить трудовую книжку без согласия работника? – Нет. По закону согласие работника обязательно‚ иначе отправка считается недействительной.
• Какие сроки уведомления о вручении? – Обычно 5‑10 календарных дней. Срок может быть указан в инструкции организации.
• Нужно ли приложить копию трудовой книжки? – Если оригинал отправляется по почте‚ копию обычно не требуется‚ но её можно приложить для удобства.

Правильное оформление сопроводительного письма и отправки трудовой книжки по почте – важный этап завершения трудовых отношений. Соблюдая требования ТК РФ и используя приведённый шаблон‚ вы минимизируете риск споров и штрафов‚ а также покажете профессиональный подход к работе с персоналом.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы‚ обратитесь в отдел юридической поддержки или к консультанту по трудовому праву.