С 1 января 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году этот процесс уже полностью внедрён‚ и работодатели обязаны работать с новой системой ведения кадрового учёта. Если к вам пришёл новый сотрудник‚ который сообщает‚ что у него только электронная трудовая книжка‚ — это не повод для паники. Ниже вы найдёте подробную‚ пошаговую инструкцию‚ как правильно оформить такого работника‚ какие документы запросить‚ что записать и как избежать ошибок‚ которые могут привести к штрафам или спорам с ФСС и Росударственной инспекцией труда.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы‚ должности‚ даты приёма и увольнения‚ переводы‚ основания прекращения трудового договора‚ квалификация и награды.

Вся информация хранится в Системе персонифицированного учёта Федерального фонда социального страхования (СФР). Работодатель передаёт данные о сотруднике в СФР через форму ЕФС-1 — электронный отчёт‚ который подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме‚ увольнении или переводе.

Для работника доступ к информации возможен через:

• Личный кабинет на портале Госуслуги
• Сайт СФР: https://es.pfrf.ru
• При личном обращении в отделение СФР

Какие документы должен предоставить работник при приёме на работу?

Если сотрудник пришёл с электронной трудовой книжкой‚ он не обязан предоставлять бумажную трудовую книжку. Вместо неё он должен предъявить один из следующих документов:

1. СТД-Р — выписка из электронной трудовой книжки‚ выданная предыдущим работодателем (форма утверждена Приказом Минтруда РФ от № 588н).
2. СТД-СФР, выписка‚ полученная работником самостоятельно через Госуслуги или СФР (форма утверждена Приказом Минтруда РФ от № 588н).

Важно! Если работник не предоставил ни СТД-Р‚ ни СТД-СФР — вы не можете оформить его на работу без дополнительных действий. В этом случае:

• Попросите работника получить выписку через Госуслуги или СФР.
• Если он не может этого сделать в день приёма, оформите приём на работу с условием предоставления выписки в течение 3 рабочих дней.
• Зарегистрируйте в приказе о приёме: «Приём на работу с предоставлением сведений о трудовой деятельности в электронном виде (выписка СТД-Р/СТД-СФР будет предоставлена не позднее ___ числа)».

Что делать работодателю: пошаговая инструкция

Шаг 1: Запросите у работника СТД-Р или СТД-СФР

Это обязательный документ. Без него вы не можете внести первую запись в ЭТК. Проверьте‚ что выписка:

• Содержит печать и подпись предыдущего работодателя (если СТД-Р)
• Имеет электронную цифровую подпись (ЭЦП) или штрих-код для проверки подлинности (если СТД-СФР)
• Содержит полную историю трудовой деятельности до момента увольнения с предыдущего места работы

Шаг 2: Оформите трудовой договор

Трудовой договор оформляется в обычном порядке. В нём укажите:

• Наименование должности
• Условия оплаты труда
• График работы
• Пункт: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ»

Шаг 3: Издайте приказ о приёме на работу

Приказ оформляется по форме Т-1 (или произвольной‚ но с обязательными реквизитами). В тексте приказа укажите:

• ФИО работника
• Должность‚ подразделение
• Дата приёма
• Основание: «На основании трудового договора № ___ от ___ и выписки из электронной трудовой книжки (СТД-Р/СТД-СФР)»

Шаг 4: Передайте данные в СФР через форму ЕФС-1

В течение одного рабочего дня после издания приказа о приёме необходимо:

• Сформировать и отправить в СФР отчёт по форме ЕФС-1 (электронный отчёт о кадровом событии)
• В отчёте указать: тип события — «Приём на работу»‚ дату‚ реквизиты работника‚ должность‚ основание приёма

Отчёт можно подавать через:

• Электронный документооборот (ЭДО) с оператором
• Сервис «Кабинет страхователя» на сайте СФР
• Программы 1С:Зарплата и управление персоналом‚ Контур.Экстерн и др.

Шаг 5: Уведомите работника о регистрации в ЭТК

В течение 3 рабочих дней после подачи ЕФС-1 работодатель обязан сообщить работнику‚ что его данные внесены в электронную трудовую книжку. Это можно сделать:

• Письмом на электронную почту
• СМС-уведомлением
• В личном кабинете на портале Госуслуг (если работник подключил уведомления)
• В бумажном виде — под роспись в журнале учёта кадровых документов

Что делать‚ если работник ранее имел бумажную трудовую книжку?

Если работник ранее работал и имел бумажную трудовую книжку‚ но перешёл на электронный формат‚ то:

• Он должен был подать заявление о переходе на ЭТК до 31 декабря 2020 года — в этом случае его бумажная книжка была передана в СФР и больше не используется.
• Если он подал заявление позже — в бумажной книжке должна быть запись: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде»‚ с датой‚ подписью работника и работодателя‚ печатью.
• Если работник не подавал заявление‚ но пришёл с ЭТК — это означает‚ что его предыдущий работодатель уже передал данные в СФР‚ и бумажная книжка не требуется.

Важно! Возврат к бумажной трудовой книжке невозможен после перехода на ЭТК. Даже если работник передумает — он не сможет вернуться к бумажному варианту. Все будущие записи будут вестись только в электронном виде.

Что делать с бумажной трудовой книжкой работника?

Если работник пришёл с бумажной трудовой книжкой‚ но заявляет‚ что перешёл на ЭТК, вы должны:

1. Проверить наличие в книжке записи: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде», с датой‚ подписями и печатью.
2. Если записи нет, попросите работника предоставить заявление о переходе на ЭТК (форма не утверждена‚ но должна содержать ФИО‚ дату‚ подпись‚ паспортные данные).
3. После получения заявления — внести запись в бумажную трудовую книжку: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от ».
4. Подписать запись‚ поставить печать‚ выдать книжку работнику.
5. Затем — передать данные в СФР через ЕФС-1.

Если работник не предоставил бумажную трудовую книжку вообще — это нормально. С 1 января 2021 года при первичном приёме на работу бумажная трудовая книжка не заводится. Всё ведётся в ЭТК.

Что делать‚ если работник не может предоставить СТД-Р или СТД-СФР?

Если работник не может предоставить выписку‚ но утверждает‚ что у него есть ЭТК — вы можете:

• Попросить его войти в личный кабинет на Госуслугах и распечатать выписку прямо у вас.
• Предложить ему обратиться в ближайшее отделение СФР для получения СТД-СФР.
• Если он не может этого сделать в день приёма, оформите приём на работу с условием предоставления выписки в течение 3 рабочих дней. В приказе и трудовом договоре укажите это условие.
• Если выписка не будет предоставлена — вы не можете внести первую запись в ЭТК. В этом случае работодатель несёт риски: работник может обратиться в трудовую инспекцию с жалобой на нарушение прав.

Частые ошибки работодателей и как их избежать

• Ошибка 1: Не запрашивают СТД-Р/СТД-СФР. → Всегда требуйте выписку!
• Ошибка 2: Не передают данные в СФР в срок. → ЕФС-1, в течение 1 рабочего дня после приказа!
• Ошибка 3: Продолжают вести бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК. → После перехода бумажная книжка больше не используется!
• Ошибка 4: Не уведомляют работника о внесении данных. → Уведомление — обязательное требование!
• Ошибка 5: Считают‚ что можно вернуться к бумажной книжке. → Нет‚ переход необратим!

Электронная трудовая книжка — это не просто нововведение‚ а обязательный стандарт ведения кадрового учёта. Работодатель обязан:

• Запрашивать у работника СТД-Р или СТД-СФР при приёме на работу
• Передавать данные в СФР через форму ЕФС-1 в течение 1 рабочего дня
• Не заводить бумажные трудовые книжки при первичном приёме
• Уведомлять работника о внесении данных в ЭТК
• Не возвращаться к бумажному формату после перехода

Соблюдение этих правил защитит вас от штрафов (до 50 000 рублей за нарушение кадрового учёта)‚ избежит споров с работниками и обеспечит корректное начисление пенсий и пособий.

Важно! Электронная трудовая книжка — это не только обязанность работодателя‚ но и право работника на прозрачность и доступ к своей трудовой истории в любое время. Поддерживайте этот процесс — это выгодно всем.

Если у вас остались вопросы, обращайтесь к консультантам в СФР‚ кадровым юристам или используйте сервисы КонсультантПлюс‚ Госуслуги и 1С для автоматизации процесса.

Дата публикации: 21 мая 2026 года