Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовой стаж работника‚ сведения о заработной плате‚ отпусках и других условиях труда․
Существует множество ситуаций‚ когда будущий сотрудник не имеет ни одной записи о предыдущем стаже․
В этой статье мы разберём‚ как правильно оформить трудовую книжку (бумажную и электронную) в таком случае‚ какие документы нужны и какие нюансы следует учитывать․

Правовая база

Оформление трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ (ст․ 66‑71) и Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об электронной трудовой книжке»․
Ключевые положения‚ которые важны при работе с новичками без стажа:

1. Трудовая книжка обязана быть у каждого работника‚ достигшего 16 лет и приступающего к трудовой деятельности․
2. Если у работника нет прежних записей‚ в новой книжке не вносится запись о «отсутствии стажа» – просто оставляют пустыми разделы «Работодатель»‚ «Должность»‚ «Ставка» и т․д․
3. С 2020 года допускается электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ которая полностью заменяет бумажный вариант‚ если работник и работодатель согласны․

Когда можно оформить без стажа?

Случаи‚ когда у работника действительно нет записей в трудовой книжке:

• Первый раз выходит на рынок труда (выпускник‚ студент‑практикант)․
• Работник ранее трудоустраивался по гражданско‑правовым договорам (ГПХ) без обязательного ведения трудовой книжки․
• Работник был в армии‚ в колхозных или государственных учреждениях‚ где не вели трудовую книжку․

В любой из этих ситуаций оформление новой трудовой книжки полностью законно и не требует каких‑либо специальных справок о «ноль стажа»․

Какие документы нужны работодателю?

Для оформления трудовой книжки (бумажной или электронной) от работника без стажа требуется минимум:

Если работник выбирает электронную трудовую книжку‚ дополнительно понадобится:

• Согласие работника на ведение ЭТК (подписывается в системе «Госуслуги»)․
• Доступ к системе «ЭТК» работодателя (обычно через 1С:Зарплата и управление персоналом или аналогичный сервис)․

Оформление бумажной трудовой книжки

Шаги для работодателя

1. Получить заявление работника о выдаче новой трудовой книжки․
2. Выдать работнику пустую трудовую книжку (покупается в типографии‚ в виде «Трудовая книжка образца Б»)․
3. Подписать приказ о приёме на работу (приказ № … от … г․) и приложить к нему копию трудового договора․
4. Внести в книжку первую запись о приёме:
   • Дата приёма․
   • Наименование организации․
   • Должность․
   • Ставка (оклад) и условия труда․

   Поскольку у работника нет прежних записей‚ в разделах «Стаж»‚ «Отпуск» и т․д․ оставляем пустыми․

5. Передать копию приказа в пенсионный фонд России (ПФР) – в 2026 году это делается через электронный сервис «СЗВ‑ТД»․

Что писать‚ если стажа нет?

В первой записи указывается только информация о текущем месте работы․
Отсутствие предыдущих записей не требует специального пометочного поля․
Пример записи:

 – Приём на работу
Организация: ООО «Светлый путь»‚ ИНН 7701234567
Должность: Специалист по продажам
Ставка: 60 000 руб․/мес․
Условия труда: полный рабочий день‚ 5/2․

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

Преимущества ЭТК

• Отсутствие необходимости в бумажных носителях․
• Автоматическая передача данных в ПФР и ФСС․
• Удобный доступ работника к своим записям через портал «Госуслуги»․

Пошаговый процесс

1. Работник регистрируется в системе «Госуслуги» и подтверждает СНИЛС․
2. Работодатель в своей HR‑системе (1С:Зарплата и управление персоналом‚ КонсультантПлюс‚ Трудовой портал) создаёт запрос на открытие ЭТК для нового сотрудника․
3. Работник подписывает электронное согласие (обычно через SMS‑код)․
4. В системе автоматически формируется запись о приёме (аналогично бумажному варианту)․
5. Все данные передаются в ПФР в режиме реального времени; работнику на почте «Госуслуги» приходит уведомление о создании ЭТК․

Что делать‚ если у работника нет СНИЛС?

СНИЛС обязателен для ведения ЭТК․ Если у сотрудника его нет‚ необходимо оформить СНИЛС в ПФР (подача заявления в МФЦ или через портал «Госуслуги»)․ После получения СНИЛС процесс создания ЭТК продолжается․

Ошибки‚ которых следует избегать

• Заполнение поля «Стаж» словом «нет» или «0 лет»․ В официальных инструкциях такое заполнение не предусмотрено․
• Отсутствие подписи работника в заявлении о выдаче трудовой книжки․
• Не передача данных в ПФР в течение 5 рабочих дней после приёма (штрафы за нарушение)․
• Использование устаревшего образца трудовой книжки (до 2020 года)․ Сейчас применяется образец «Б»․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить трудовую книжку‚ если у меня совсем нет опыта работы?

Да․ Трудовая книжка будет пустой‚ за исключением первой записи о текущем месте работы․ Это полностью законно․

Нужно ли в книжке указывать‚ что я «не имел стажа»?

Нет․ В официальных инструкциях нет пункта «отсутствие стажа»․ Просто оставьте соответствующие разделы пустыми․

Что делать‚ если я получил электронную трудовую книжку‚ а работодатель хочет вести бумажный вариант?

Работник имеет право выбора․ Если он согласен на ЭТК‚ работодатель обязан вести её в электронном виде․ При желании обе формы могут сосуществовать‚ но в этом случае записи в бумажной книжке должны полностью соответствовать данным в ЭТК․

Как оформить дубликат трудовой книжки‚ если оригинал утерян‚ а стажа нет?

Подаём заявление в отдел кадров‚ предоставляем паспорт и заявление о выдаче дубликата․ В дубликате вносим только текущую запись (приём на работу) – прежних записей‚ конечно‚ нет․

Оформление трудовой книжки у сотрудника без стажа – простая процедура‚ но требует соблюдения формальностей:

• Получить заявление и паспорт работника․
• Выдать пустую бумажную книжку или открыть ЭТК․
• Сделать первую запись о приёме (без указания «отсутствия стажа»)․
• Передать данные в ПФР в течение установленного срока․

Соблюдая эти шаги‚ вы гарантируете законность оформления и избежите штрафов‚ а работник получит документ‚ который будет учитываться при расчёте пенсии и других социальных выплат․

Дата публикации:  г․ | Автор: ваш помощник по трудовому праву