С 2025 года в России вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек. Для предпринимателей (ИП) эти изменения особенно важны — ведь теперь они обязаны не только оформлять трудовые книжки своим сотрудникам, но и корректно вести их в соответствии с требованиями Минтруда. При этом сам предприниматель не может вносить в свою трудовую книжку запись о собственной предпринимательской деятельности. В этой статье вы найдете исчерпывающую, пошаговую инструкцию по заполнению трудовых книжек для ИП, включая нюансы работы с бумажными и электронными версиями, ошибки, которые нельзя допускать, и как правильно оформить увольнение или прием на работу.

Может ли предприниматель вести трудовую книжку себе?

Нет, предприниматель не может и не должен вносить запись о себе в трудовую книжку.

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и приказу Минтруда № 320н от , трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовой стаж наемного работника. Индивидуальный предприниматель — это не работник, а сам работодатель. Поэтому:

• Запись о регистрации ИП в трудовую книжку не вносится.
• Стаж предпринимательства для начисления пенсии учитывается не через трудовую книжку, а на основании данных о перечисленных страховых взносах в Пенсионный фонд России (ПФР).
• Если у ИП ранее была работа по трудовому договору, его стаж на прежних местах работы записывается в трудовую книжку как у любого другого работника.

Важно! Некоторые ИП ошибочно пытаются внести запись: «Принят на работу в качестве индивидуального предпринимателя». Такая запись недопустима и может быть признана недействительной при проверке ПФР или при оформлении пенсии.

Кто должен вести трудовые книжки: ИП и его сотрудники

Если у индивидуального предпринимателя есть хотя бы один наемный сотрудник — он обязан:

• Оформить трудовую книжку каждому работнику (бумажную или электронную);
• Вносить в нее все необходимые записи: прием на работу, переводы, увольнение;
• Хранить трудовые книжки в соответствии с законом (до 75 лет после увольнения);
• Обеспечить доступ к электронной трудовой книжке (ЭТК), если работник ее выбрал.

Важно: Даже если у ИП нет кадрового отдела, ответственность за ведение трудовых книжек лежит на самом предпринимателе. Он может поручить это делегировать помощнику, бухгалтеру или аутсорсинговой компании, но юридически отвечает он сам.

Как оформить трудовую книжку новому сотруднику в 2026 году

В 2026 году оформление трудовой книжки происходит в двух вариантах: бумажная или электронная. Выбор зависит от желания работника.

Если работник выбирает бумажную трудовую книжку

Шаг 1: Сбор документов от работника

Попросите сотрудника предоставить:

• Паспорт;
• СНИЛС;
• Документ об образовании (если требуется по должности);
• Трудовую книжку (если есть).

Шаг 2: Заполнение ьного листа

На ьном листе указываются:

• Столбец 1: Фамилия, имя, отчество работника (полностью, как в паспорте);
• Столбец 2: Дата рождения (дд.мм.гггг);
• Столбец 3: Полное наименование ИП — например: ИП Иванов И.И.;
• Столбец 4: ОКПО (если есть), иначе — оставляется пустым;
• Столбец 5: ИНН предпринимателя;
• Столбец 6: Дата оформления трудовой книжки (дд.мм.гггг);
• Столбец 7: Подпись работника и расшифровка (Ф.И.О.);
• Столбец 8: Подпись ИП (работодателя) и печать (если есть).

Важно: Все записи должны быть сделаны чернилами черного цвета, разборчиво, без помарок. Использование корректора или исправлений карандашом запрещено!

Если работник выбирает электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2025 года работники могут выбрать формат ведения — бумажный или электронный. Если работник подал заявление на ЭТК — бумажную книжку ему не выдают.

Как оформить ЭТК:

1. Работник подает заявление в свободной форме (можно на бланке ИП) о переходе на ЭТК.
2. ИП вносит данные работника в систему СФР через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда (es.pfrf.ru) или через сервис «Работодатель» на Госуслугах.
3. СФР автоматически создает ЭТК на основе переданных данных.
4. Работник может проверить свою ЭТК через личный кабинет на es.pfrf.ru или на портале Госуслуги.

Важно: Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, ИП должен передать в СФР сведения о всех записях, сделанных до перехода на ЭТК. Это делается через форму 1-ЭТК.

Как внести запись о приеме на работу

Запись о приеме на работу делается в день трудоустройства. Формат записи строго регламентирован.

Пример записи:

1. Столбец 1: Номер записи — «1» (первая запись в книжке).
2. Столбец 2: Дата приема — «».
3. Столбец 3: Наименование работодателя — ИП Иванов И.И.
4. Столбец 4: Должность, Менеджер по продажам.
5. Столбец 5: Основание — Приказ № 1 от .

Обязательно:

• Указывать полное наименование ИП (не «ИП Иванов» — а «ИП Иванов Иван Иванович»);
• Указывать номер и дату приказа о приеме на работу;
• Запись должна быть заверена подписью ИП и печатью (если используется).

Как внести запись об увольнении

При увольнении запись делается в день последнего рабочего дня.

Пример записи:

1. Столбец 1: Номер записи — «2».
2. Столбец 2: Дата увольнения — «».
3. Столбец 3: Наименование работодателя — ИП Иванов И.И.
4. Столбец 4: Основание увольнения — по собственному желанию (или по другому пункту ТК РФ);
5. Столбец 5: Основание — Приказ № 5 от .

Важно: Формулировки оснований увольнения должны точно соответствовать статьям Трудового кодекса РФ. Например:

• «по собственному желанию» — ст. 80 ТК РФ;
• «по инициативе работодателя» — ст. 81 ТК РФ;
• «в связи с сокращением штата», п. 2 ст. 81 ТК РФ.

Не допускаются формулировки вроде: «уволен по решению руководства» или «не подошел по профессии» — это нарушение закона!

Как оформить дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна, повреждена или испорчена — ИП обязан выдать дубликат.

Порядок действий:

1. Работник пишет заявление на выдачу дубликата.
2. ИП собирает все имеющиеся документы: приказы, трудовые договоры, выписки из лицевых счетов, архивные данные.
3. На основании этих документов ИП составляет дубликат, внося все записи, которые были в утраченной книжке.
4. На ьном листе дубликата ставится надпись: «Дубликат» и указывается причина выдачи («утеряна», «повреждена» и т.п.).
5. Дубликат заверяется подписью ИП и печатью.

Важно: С 2026 года дубликаты бумажных трудовых книжек оформляются только в одном случае — если работник не перешел на ЭТК. Если работник уже имеет ЭТК — дубликат бумажной книжки не выдается.

Ошибки, которых нельзя допускать

Неправильное заполнение трудовой книжки может привести к:

• Отказу в начислении пенсии;
• Штрафам от Государственной инспекции труда;
• Спорам с работниками при увольнении.

Частые ошибки ИП:

1. Запись о себе как о работнике — недопустима.
2. Использование карандаша, корректора, белого исправления — запрещено.
3. Неточное написание наименования ИП — например, «ИП Иванов» вместо «ИП Иванов И.И.».
4. Отсутствие номера и даты приказа в записи.
5. Неверная формулировка основания увольнения.
6. Не передача данных в СФР при переходе на ЭТК.
7. Не выдача трудовой книжки при увольнении в день последнего рабочего дня — это нарушение ст. 84.1 ТК РФ.

Как работать с сотрудниками, у которых есть и бумажная, и электронная книжка

С 2025 года возможна ситуация, когда работник:

• Имеет бумажную трудовую книжку (с записями до 2025 года);
• Подал заявление на ЭТК — и с 2025 года все новые записи вносятся только в электронную версию.

Что делать ИП:

• Продолжать вести бумажную книжку — но только сведениями, которые были до перехода на ЭТК.
• Все новые записи (прием, перевод, увольнение после 2025 года) — только в ЭТК.
• Передать в СФР все сведения о прошлых местах работы работника (если они не были переданы ранее).
• Не вносить новые записи в бумажную книжку после перехода на ЭТК — это нарушение!

Где работнику посмотреть электронную трудовую книжку?

Работник может проверить свою ЭТК через:

• Личный кабинет на сайте ПФР — es.pfrf.ru
• Портал Госуслуг — gosuslugi.ru → раздел «Пенсия и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка»
• МФЦ, по запросу можно получить выписку в бумажном виде.

Как получить выписку:

1. Зайдите на сайт Госуслуг или ПФР;
2. Перейдите в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки»;
3. Нажмите «Получить выписку»;
4. Выписка формируется в течение нескольких минут — можно скачать PDF или распечатать.

1. Не вносите записи о себе, предпринимательская деятельность не фиксируется в трудовой книжке.
2. Ведите трудовые книжки всем наемным работникам — в бумажной или электронной форме по их выбору.
3. Используйте только утвержденные формы — приказ Минтруда № 320н от .
4. Все записи — четко, без ошибок, черными чернилами, с указанием приказов.
5. Передавайте данные в СФР при оформлении ЭТК и при увольнении.
6. Храните трудовые книжки не менее 75 лет после увольнения.
7. Не игнорируйте электронные трудовые книжки, это будущее, и с 2026 года они становятся основным форматом.

Если вы сомневаетесь в правильности записи — всегда сверяйтесь с официальными источниками: Минтруд РФ, ПФР или проконсультируйтесь с юристом по трудовому праву.

Помните: правильное ведение трудовых книжек — это не только формальность, но и защита ваших сотрудников и вашей репутации как надежного работодателя.