В практике многих организаций возникает ситуация, когда новый сотрудник не предоставляет заявление о выдаче (или оформлении) трудовой книжки, либо работодатель не получает от него подписи и отметки. Такое обстоятельство может привести к задержкам в оформлении трудовых отношений, проблемам с ведением кадровой документации и даже к рискам при проверках.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 65) работодатель обязан вести трудовую книжку для каждого работника, а сотрудник – предоставить её при приёме на работу. Если сотрудник не написал заявление, это не освобождает работодателя от обязанности оформить документ.
- Трудовая книжка может быть оформлена в бумажном виде или в электронном виде (с г. – переходный период).
- Если сотрудник отказывается от бумажной формы, он обязан подать заявление о переходе на электронную форму (ст. 66.1 ТК РФ).
- Отсутствие подписи в заявлении не отменяет требования к оформлению трудовой книжки.
Что говорит закон о заявлении?
Заявление может быть составлено в свободной форме, но должно содержать:
- ФИО работника;
- Дата подачи;
- Указание на необходимость выдачи (или оформления) трудовой книжки;
- Подпись работника (лично или электронная).
Если подпись отсутствует, работодатель может потребовать её в письменной форме (например, отправить заявление заказным письмом с уведомлением о вручении).
Как действовать, если заявление не написано?
Пошаговый алгоритм
- Проверка наличия заявления. Убедитесь, что в деле нет бумажного или электронного заявления.
- Свяжитесь с сотрудником. Попросите предоставить подпись или уточнить причину отказа.
- Запросите письменное объяснение. Сформулируйте запрос в виде официального письма (можно отправить заказным письмом).
- Оформите дубликат. Если сотрудник действительно потерял книжку, оформите заявление об утере и запросите копию у предыдущего работодателя.
- Перейдите на электронный формат. Если сотрудник согласен, оформите заявление о переходе на ЭТК и загрузите данные в ФСС.
- Зарегистрируйте в системе. После получения подписи (или согласия) внесите запись в трудовую книжку/ЭТК.
Примеры формулировок запросов
Запрос к сотруднику:
Уважаемый(ая) [ФИО]! В связи с необходимостью оформления вашей трудовой книжки просим предоставить подпись (или письменное заявление) в течение 5 (пяти) рабочих дней. В случае отсутствия ответа будем вынуждены оформить запись на основании справки из предыдущего места работы и/или перейти на электронный формат.
Заявление об утере (образец):
Я, [ФИО], паспорт [серия и номер], выдан [кем и когда], сообщаю, что моя бумажная трудовая книжка утеряна (или повреждена). Прошу выдать копию (или оформить дубликат) и/или оформить запись в электронной форме.
Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?
В этом случае:
- Отправьте заявление заказным письмом с уведомлением о вручении;
- Сохраните подтверждение отправки и копию письма;
- При отсутствии ответа в течение 10 дней обратитесь в трудовую инспекцию или в суд с иском о признании права на выдачу трудовой книжки.
Оформление дубликата и электронной формы
Копия, заверенная работодателем
Копию можно заверить по ГОСТ Р 7.0.97‑2016. Варианты:
- Подпись руководителя и печать организации;
- Электронная подпись (при оформлении в электронном виде).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С г. в России завершается переход на электронные формы. Основные особенности:
- Хранение данных в СОЦИАЛЬНОМ ФОНДЕ;
- Доступ к сведениям через личный кабинет на портале Госуслуги;
- Переход на ЭТК возможен только по заявлению работника о переходе;
- Если заявление не подписано, работодатель может оформить запись на основании справки из предыдущего места работы.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли начать работу без трудовой книжки? – Нет. Трудовая книжка обязательна для оформления отношений, если сотрудник не перешел на электронный формат.
- Что делать, если в книжке нет записи об увольнении? – При ликвидации организации оформляйте заявление о прекращении трудовых отношений и требуйте от работодателя выдать сведения о трудовой деятельности.
- Можно ли оформить дубликат без подписи? – Да, при наличии заявления об утере и подтверждающих документов (паспорт, справка о предыдущем месте работы).
- Какие сроки у работодателя на выдачу книжки? – В течение 3 (трех) рабочих дней после приёма сотрудника, если не требуется дополнительная проверка.
Отсутствие подписи в заявлении не является препятствием для оформления трудовой книжки. Главное – соблюдать установленные предписания ТК РФ и действовать в рамках закона:
- Требовать от сотрудника письменного объяснения или подписи;
- При необходимости оформить заявление об утере и запросить копию у предыдущего работодателя;
- Перейти на электронный формат, если сотрудник согласен;
- В случае отказа работодателя – использовать процедуру отправки заказного письма и обращения в инспекцию.
Соблюдение этих рекомендаций позволит избежать юридических рисков, обеспечить правильное ведение кадровой документации и сохранить порядок в работе с персоналом.
Автор: кадровый консультант, 22 мая 2026 г.