Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Списание бланков трудовых книжек – это процедура, позволяющая официально вывести из оборота неиспользуемые, испорченные или устаревшие формы. Ниже представлена пошаговая инструкция, нормативная база, необходимые документы и примеры бухгалтерских проводок.

Нормативная база

Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г; № 320н – утверждённый порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей.
Письмо Минтруда России от 5 марта 2023 г. № … – рекомендации по ведению книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков.
Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – регулирует оформление первичных документов при списании материальных ценностей.
Приказ Минфина России от 30 ноября 2022 г. № 208н – порядок оформления актов на списание ТМЦ (в т.ч. бланков).

Кто отвечает за списание

Материально‑ответственное лицо (МОЛ) – отвечает за наличие и состояние бланков на складе.
Руководитель подразделения – санкционирует акт списания.
Главный бухгалтер – проверяет правильность оформления и проводит бухгалтерские записи.

Подготовка к списанию

Перед оформлением акта необходимо:

Провести инвентаризацию бланков трудовых книжек (сверка фактического наличия с данными книги учёта).
Выявить бланки, подлежащие списанию (испорченные, утратившие товарный вид, просроченные по сроку годности, изъятые из оборота по решению руководства).
Составить спецификацию списываемых бланков (наименование, количество, дата, причина списания).

Оформление акта на списание

Акт составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Приказом Минфина № 208н:

Наименование организации.
Дата и номер акта.
Основание для списания (например, «Испорченные бланки трудовых книжек, обнаруженные при инвентаризации 20 апреля 2026 г.»).
Перечень списываемых ТМЦ с указанием:

наименования;
единицы измерения;
количества;
стоимости (если определена);
причины списания.

Подписи:

материально‑ответственного лица;
руководителя подразделения;
главного бухгалтера (при необходимости).

Приложение – спецификация списываемых бланков.

Пример акта на списание бланков трудовых книжек

ООО «Пример»
Акт № 12‑СП
от 21 мая 2026 г.

Основание: Инвентаризация бланков трудовых книжек, проведённая 20 апреля 2026 г.
Причина списания: Бланки повреждены (вода, механические повреждения), непригодны к использованию.
| № | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Стоимость, руб. | Причина списания |
|---|-------------------------|----------|--------|-----------------|------------------|
| 1 | Бланк трудовой книжки | шт. | 150 | 0,00* | Повреждён |
| 2 | Бланк трудовой книжки | шт. | 75 | 0,00* | Потерял товарный вид |
*Стоимость бланков не определена, так как они являются безвозмездно полученными материалами.

Материально‑ответственный лицо _____________/Иванов И.И./
Руководитель подразделения _____________/Петрова С.А./
Главный бухгалтер _____________/Сидорова Н.В./

Бухгалтерский учёт списания

Списание бланков трудовых книжек относится к списанию материальных ценностей, не связанному с реализацией. Проводки зависят от того, как бланки учитывались на балансе:

Вариант 1: Бланки учтены на счёте 10 «Материалы» (субсчёт 10‑1 «Бланки и формы»)

Списание: Дт 91.2 «Прочие расходы» Кт 10.1 – отражаем стоимость списанных бланков (если она определена).
Если стоимость не определена (номинальная стоимость = 0): проводка не требуется, достаточно оформить акт и внести запись в книгу учёта бланков.

Вариант 2: Бланки учтены на внебалансовом учёте (например, на счёте 01 «Основные средства» не применяется)

Списание оформляется только актом; бухгалтерская запись не делается, так как стоимость бланков равна нулю.
В книге учёта движения трудовых книжек делается запись о выбытии бланков (дата, количество, причина).

Ведение книг учёта

Согласно письму Минтруда от 5 марта 2023 г., организация должна вести:

Книгу учёта движения трудовых книжек – фиксирует выдачу, приём и возврат трудовых книжек сотрудников.
Книгу учёта бланков трудовых книжек – отражает поступление, перемещение и списание бланков.

При списании бланков в книгу учёта бланков делается запись:

Дата списания;
Номер и дата акта;
Количество списанных бланков;
Причина списания;
Подпись ответственного лица.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли начислять НДС при списании бланков?: Нет. Бланки трудовых книжек не являются объектом обложения НДС, так как они не реализуются и не считаются товаром в рамках налогового законодательства.
Можно ли списать бланки, если они просто устарели (из‑за изменения формы)?: Да. Если бланки потеряли актуальность в связи с изменением нормативных актов, их можно признать непригодными к использованию и списать по акту.
Кто хранит оригиналы актов на списание?: Оригиналы актов хранятся в бухгалтерии организации в течение пяти лет после окончания финансового года, в котором составлен акт (в соответствии с требованиями архивного законодательства).
Нужно ли проводить инвентаризацию перед каждым списанием?: Инвентаризация проводится хотя бы раз в год, а также перед планируемым списанием значительной партии бланков, чтобы достоверно установить их наличие и состояние.

Списание старых бланков трудовых книжек – это регламентированная процедура, требующая оформления акта, подписи ответственных лиц и внесения записей в книги учёта. Соблюдение порядка, установленного Приказом Минтруда № 320н и Приказом Минфина № 208н, обеспечивает корректность бухгалтерского учёта и защищает организацию от возможных претензий контролирующих органов.

Следуя представленной инструкции, вы сможете быстро и без ошибок оформить списание бланков трудовых книжек, сохранить документооборот в порядке и избежать штрафных санкций.