Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника. С 1 января 2021 года в России действует обязательный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако бумажная версия всё ещё используется в некоторых случаях. В этой статье мы разберём, как правильно оформить трудовую книжку, какие документы нужны, как перейти на ЭТК и где её можно посмотреть.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка (ТК) – это документ, подтверждающий стаж работы, должности, заработную плату и другие сведения, необходимые для расчёта пенсионных и социальных выплат. В России ТК обязана вести каждый работодатель и выдавать работнику при приёме на работу.
1.1 Бумажная vs. электронная трудовая книжка
- Бумажная ТК – традиционный формат, который хранится в бумажном виде. С 2021 года её выдача ограничена, но в некоторых организациях всё ещё используется.
- Электронная ТК (ЭТК) – цифровой документ, доступный через портал Госуслуги и сервисы Федеральной службы по труду и занятости (СФР). В ЭТК хранится вся история трудовой деятельности в едином реестре.
Как получить первую трудовую книжку
Для тех, кто впервые начинает трудовую деятельность, процедура выглядит так:
- При приёме на работу работодатель оформляет заявление о приёме и подаёт его в СФР.
- Работодатель делает запись о приёме в бумажной ТК (если компания ещё не перешла на ЭТК).
- Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК до 31 декабря 2020 года, работодатель продолжает вести бумажную ТК.
- Начиная с 1 января 2021 года, все новые сотрудники автоматически получают ЭТК. Бумажную ТК можно получить только в случае, если работодатель не перешёл на электронный формат.
Как оформить переход на электронную трудовую книжку
Переход на ЭТК осуществляется в два этапа: бумажная запись и выдача электронного документа.
3.1 Шаг 1 – бумажная запись о переходе
- Работник подаёт работодателю письменное заявление о переходе на ЭТК. Срок подачи – до 31 декабря 2020 года, но если не было возможности, можно подать в любое время.
- Работодатель делает закрывающую запись в бумажной ТК о переходе на ЭТК и выдаёт работнику копию этой записи.
3.2 Шаг 2 – выдача электронного документа
- Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 и отправляет её в СФР не позднее 25 числа месяца после получения заявления.
- После проверки СФР работник получает доступ к ЭТК через портал Госуслуги или через приложение «Мой сервис».
- В ЭТК автоматически появляются все записи, сделанные в бумажной ТК до перехода.
Как проверить наличие ЭТК у кандидата
При приёме нового сотрудника важно убедиться, что у него есть электронная трудовая книжка:
- Запросите у кандидата копию записи о переходе на ЭТК.
- Проверьте наличие ЭТК через Госуслуги, введя ФИО и ИНН.
- Если работник не подал заявление, работодатель продолжает вести бумажную ТК.
Как получить выписку из ЭТК
Выписка из ЭТК нужна, например, при подаче заявления в Пенсионный фонд. Процесс выглядит так:
- Войдите в личный кабинет на Госуслуги.
- Выберите раздел «Трудовая книжка» → «Получить выписку».
- Укажите период, за который нужна выписка, и подтвердите запрос.
- Выписка будет доступна в формате PDF в течение нескольких минут.
Юридические аспекты и частые ошибки
- Неправильный формат заявления – работник может подать заявление в неверном виде, что приведёт к отказу в переходе.
- Отсутствие записи о переходе в бумажной ТК – без неё работодатель не может оформить ЭТК.
- Несвоевременная подача формы ЕФС‑1 – работодатель обязан отправить форму в СФР не позднее 25 числа месяца после получения заявления.
- Неправильные данные в ЭТК – в случае ошибок работник может подать запрос на исправление через Госуслуги.
Где посмотреть электронную трудовую книжку
Для доступа к ЭТК нужно:
- Регистрация на портале Госуслуги с подтверждением личности (первый раз – через приложение «Мой сервис»).
- В личном кабинете выбрать раздел «Трудовая книжка» → «Моя ТК».
- Там отображаются все записи, даты приёма, увольнения, изменения должности и т.д.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить бумажную ТК после перехода на ЭТК? – Да, работодатель может оформить дубликат бумажной ТК, но это не будет обязательным.
- Что делать, если ЭТК потеряна? – ЭТК хранится в облаке, поэтому её нельзя потерять. При необходимости можно получить копию выписки.
- Можно ли использовать ЭТК для расчёта пенсии? – Да, ЭТК полностью заменяет бумажную ТК для пенсионных целей.
- Как исправить ошибку в ЭТК? – Подайте запрос на исправление через Госуслуги, приложив подтверждающие документы.
- Можно ли получить ЭТК в МФЦ? – Да, в некоторых МФЦ можно оформить запись о переходе и получить доступ к ЭТК.
Переход на электронную трудовую книжку упрощает ведение кадровых данных, ускоряет доступ к информации и снижает риск потери документов. Для работодателя важно:
- Своевременно принимать заявления о переходе.
- Заполнять форму ЕФС‑1 в срок.
- Обучать сотрудников работе с ЭТК через портал Госуслуги.
Для работников важно:
- Проверять наличие ЭТК в личном кабинете.
- Сохранять копии выписок для личных нужд.
- В случае ошибок обращаться в службу поддержки Госуслуг.
Таким образом, оформление трудовой книжки в 2026 году становится простым и прозрачным процессом, который можно полностью реализовать в электронном виде.