Трудовая книжка остаётся ключевым документом‚ подтверждающим стаж и опыт работы. Однако с введением электронной трудовой книжки (ЭТК) порядок её оформления и использования изменился. Ниже – подробное руководство‚ как правильно оформить трудовую книжку при устройстве на работу‚ какие документы потребуются и какие нюансы важно учитывать.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка – официальный документ‚ в котором фиксируются:

• сведения о приёме на работу и увольнении;
• информация о переводах на другую постоянную работу;
• данные о наградах‚ поощрениях и дисциплинарных взысканиях;
• периоды работы‚ влияющие на расчёт пенсии и социальных пособий.

Без трудовой книжки (или её электронного аналога) официальное оформление трудовых отношений невозможно‚ поскольку работодатель обязан вести учёт трудовой деятельности каждого сотрудника.

Бумажная vs электронная трудовая книжка

Когда оформляется бумажная трудовая книжка

Согласно изменениям в Трудовом кодексе РФ‚ бумажную трудовую книжку не оформляют при первом трудоустройстве после 31 декабря 2020 года. В этом случае работодатель сразу ведёт сведения в электронном формате.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК ведётся в системе Социального фонда России (СФР). Доступ к ней возможен через:

• личный кабинет на портале «Госуслуги»;
• мобильное приложение СФР;
• запрос выписки в МФЦ или через работодателя.

Выписка из ЭТК имеет ту же юридическую силу‚ что и запись в бумажной книжке‚ и может быть предоставлена работодателю в электронном виде (PDF‚ XML) или распечатана.

Какие документы нужны при устройстве на работу

Согласно статье 65 ТК РФ‚ при приёме на работу сотрудник должен представить:

1. Паспорт (или иной документ‚ удостоверяющий личность);
2. СНИЛС;
3. Документ об образовании или квалификации (если требуется по профессии);
4. Трудовая книжка или выписка из ЭТК (для первого трудоустройства после – выписка из ЭТК);
5. Военный билет (для мужчин призывного возраста‚ если требуется);
6. Иные документы‚ предусмотренные отраслевым законодательством (медицинская книжка‚ сертификаты и т.д.).

Если сотрудник устраивается впервые после указанной даты‚ работодатель сам заводит электронную трудовую книжку в течение пяти рабочих дней с момента приёма на работу‚ присутствуя при этом сотрудник.

Пошаговая инструкция: как оформить трудовую книжку при устройстве на работу

1. Подготовьте документы: паспорт‚ СНИЛС‚ выписку из ЭТК (если уже есть) или согласие на создание ЭТК.
2. Подайте заявление о приёме на работу в отдел кадров или непосредственно руководителю.
3. Предоставьте выписку из ЭТК (можно получить в личном кабинете Госуслуг или запросить у предыдущего работодателя). Если выписки нет – сообщите кадровику‚ что это первое трудоустройство после .
4. Кадровик оформляет приказ о приёме на работу и вносит запись в ЭТК (сведения о дате приёма‚ должности‚ подразделении‚ условии трудового договора).
5. Получите копию приказа и подтверждение внесения записи (можно распечатать выписку из ЭТК).
6. Храните выписку в личном архиве – она понадобится при последующих переходах‚ оформлении пособий‚ пенсии и т.д.

Особенности работы без трудовой книжки

Несмотря на возможность официального трудоустройства без бумажной книжки‚ полностью отказаться от документального подтверждения стажа нельзя:

• Работодатель обязан вести учёт в ЭТК; отсутствие записи приведёт к штрафам для организации.
• При расчёте пенсии‚ больничных и пособий по безработице Социальный фонд использует данные именно из ЭТК.
• Ошибки в записях (неверная дата‚ неправильное наименование организации) могут привести к недоначислению пенсии или её задержке.

Поэтому важно проверять выписку из ЭТК после каждого кадрового мероприятия (приём‚ перевод‚ увольнение) и своевременно исправлять неточности через работодателя или непосредственно в СФР.

Как избежать ошибок в трудовой книжке

• Сверяйте данные: ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС должны совпадать во всех документах.
• Контролируйте формулировки: запись о приёме должна содержать полное наименование организации‚ структурное подразделение‚ должность‚ дату и номер приказа.
• Сохраняйте копии приказов и выписок – они служат доказательством при спорах.
• Обращайтесь к специалисту (кадровик‚ юрист) при сомнениях в правильности внесения записи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли устроиться на работу без СНИЛС?

Нет. СНИЛС обязателен для формирования лицевого счёта в ПФР/СФР и ведения ЭТК.

Что делать‚ если утеряна выписка из ЭТК?

Получить дубликат можно в личном кабинете Госуслуг‚ в МФЦ или обратившись в Социальный фонд России;

Нужен ли заверенный перевод трудовой книжки для иностранного работника?

Да. При приёме иностранного гражданина необходимо предоставить нотариально заверенный перевод трудовой книжки (или выписки из ЭТК) на русский язык.

Можно ли работать по нескольким трудовым договорам одновременно?

Да‚ согласно ст. 282 ТК РФ‚ гражданин может официально трудоустроиться у нескольких работодателей‚ при условии соблюдения норм рабочего времени.

Устроиться на работу по трудовой книжке в 2026 году означает‚ в первую очередь‚ работать с электронной трудовой книжкой. Для первого трудоустройства после бумажный документ не оформляется‚ а все сведения вносятся работодателем в ЭТК. Главное – своевременно предоставлять выписку из ЭТК‚ проверять её корректность и сохранять все подтверждающие документы. Только так можно гарантировать правильный учёт стажа‚ своевременное начисление пенсии и пособий‚ а также избежать возможных штрафов для работодателя.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь в отдел кадров вашей организации или в территориальное отделение Социального фонда России. Удачного трудоустройства!