Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Правильное её оформление — обязанность работодателя и важный шаг для сотрудника. С 2025 года действуют обновлённые правила, а с 2021 года доступен электронный формат. В этой статье подробно разберём, как завести трудовую книжку впервые, как её заполнять и чем руководствоваться в 2026 году.
Ключевые изменения и основные правила (2025-2026 гг.)
С 1 января 2025 года для вновь принятых сотрудников действует правило: они могут получить только электронную трудовую книжку (ЭТК), если сами не выразят желание на бумажный носитель. Для работников, принятых ранее 2021 года, бумажная книжка остаётся обязательной, если они не подали заявление на переход в электронный формат.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности, которые хранятся в базе Пенсионного фонда России (ПФР).
- Бумажная трудовая книжка, физический документ, который выдаётся работнику и ведётся работодателем.
- Работодатель обязан вносить записи в трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 5 рабочих дней со дня приёма на работу или увольнения.
Как завести трудовую книжку впервые: пошаговая инструкция
Процесс оформления для нового сотрудника включает несколько этапов.
Получение и регистрация бланка
Если сотрудник получает бумажную книжку:
- Приобретите бланк установленного образца (серия и номер).
- Зарегистрируйте его в журнале (книге) учёта движения трудовых книжек и вкладышей. Укажите дату выдачи, ФИО сотрудника, серию и номер.
- Сделайте запись о расходовании бланка в приходно-расходной книге.
Заполнение ьного листа
ьный лист заполняется разборчиво, чернилами (синими или чёрными), без исправлений и помарок.
Образец заполнения ьного листа (бумажная версия):
- Фамилия, имя, отчество: Иванов Петр Сергеевич
- Дата рождения:
- Сведения о работе: (оставляется пустым при выдаче впервые)
- Кем и когда выдан документ: Директору ООО «Ромашка»,
- Серия и номер: (заполняется после выдачи, на самом бланке)
Внесение первой записи о приёме на работу
Запись вносится на первый лист после ьного. Формулировка строго регламентирована.
Образец записи о приёме:
Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность менеджера по трудовому договору № 45-К от .
Подпись работника: _____________ / Иванов П.С. /
Должность: _________________ / Директор /
Подпись: ____________________ / Петрова А.И. /
Печать организации
Важно: Подпись ставится руководителем или уполномоченным лицом (начальником отдела кадров). Печать — круглая, с наименованием организации и ИНН/ОГРН.
Особенности оформления электронной трудовой книжки (ЭТК)
Если сотрудник выбрал ЭТК, процедура меняется.
Заявление сотрудника
Сотрудник должен подать письменное заявление (образец есть на сайте ПФР/СФР) с просьбой вести трудовую книжку в электронном виде. Без этого заявления работодатель не может самостоятельно перевести сотрудника на ЭТК.
Действия работодателя
- Получить согласие сотрудника (заявление).
- Внести сведения о приёме на работу в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) через систему электронного документооборота с ПФР (например, через «Кадровый электронный документооборот» или аналоги).
- Уведомить сотрудника о том, что запись внесена в ЭТК.
- Бумажный документ (трудовую книжку) сотруднику не выдают. Ответственность за ведение сведений лежит на ПФР.
Как сотрудник может посмотреть свою ЭТК
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая книжка»).
- В МФЦ (по запросу выписки).
- В отделении ПФР/СФР.
- Через работодателя (по запросу выписки из ЭТК).
Заверение копии трудовой книжки (образец записи)
Если сотруднику нужна копия трудовой книжки (например, для визы или кредита), она заверяется работодателем.
На последнем листе копии (ниже всех записей) вносят:
- Текущую дату.
- Запись: «Работает по настоящее время» (если сотрудник ещё трудится в организации).
- Подпись руководителя или уполномоченного лица.
- Расшифровку подписи (ФИО, должность).
- Печать организации.
Образец заверения копии:
Работает по настоящее время.
Директор: _____________ / Петрова А.И. /
Печать ООО «Ромашка»
Частые ошибки и важные нюансы
- Не допускается вносить записи со слов работника без документального подтверждения (приказы, договоры).
- Нельзя использовать штамп с наименованием организации вместо рукописного заполнения ьного листа и записей;
- При увольнении запись вносится на основании приказа об увольнении. Формулировка: «Уволен с должности менеджера в связи с… (указать основание по ст. 77 ТК РФ)».
- При переводе внутри организации указывается новая должность и структурное подразделение, дата перевода, номер приказа.
- Если сотрудник отказался от ЭТК и хочет бумажную книжку, работодатель обязан её выдать и вести.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
При утере бумажной книжки выдаётся дубликат. Порядок:
- Сотрудник пишет заявление на выдачу дубликата.
- Работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности в ПФР (если они есть в ЭТК) или ищет документы в архиве.
- На основании имеющихся документов заполняется дубликат по образцу. Первая запись в дубликате должна содержать ссылку на оригинал: «Дубликат трудовой книжки серии XX № N выдан в связи с утратой…».
- Дубликат заверяется так же, как и оригинал: подпись, расшифровка, печать.
Полезные образцы и шаблоны
Для удобства используйте официальные образцы:
- Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма утверждена приказом Минтруда).
- Заявление на ведение ЭТК (образец на сайте ПФР или СФР).
- Шаблоны записей для разных ситуаций (приём, перевод, увольнение, отпуск, повышение).
Многие кадровые системы (например, «1С:Зарплата и управление персоналом», «Кадры») автоматически формируют корректные записи по утверждённым шаблонам, что минимизирует ошибки.
Правильное заведение и ведение трудовой книжки, это соблюдение закона и забота о правах сотрудника. Ключевые правила на 2026 год:
- Для новых сотрудников — по умолчанию электронный формат, если нет заявления на бумажный.
- Записи вносятся чётко, без исправлений, с подписью и печатью.
- Все действия (выдача, учёт бланков) фиксируются в журналах.
- Копии заверяются с пометкой «Работает по настоящее время» (если актуально).
- При сомнениях, сверяйтесь с Порядком ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н) и консультируйтесь с юристом.
Соблюдение этих правил защитит и работодателя от претензий, и работника — от проблем с подтверждением стажа в будущем.
Статья составлена на основе актуальных нормативных документов и практики 2025-2026 годов. Перед применением рекомендуется уточнять детали в локальных нормативных актах вашей организации.