С 2025 года в России начался переход на цифровую форму ведения трудовых отношений — электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Однако бумажные трудовые книжки до сих пор остаются актуальными для определённых категорий работников․ В 2026 году работодатели обязаны чётко понимать, как правильно начать трудовую книжку — будь то бумажный или электронный вариант․ В этой статье вы найдёте пошаговую инструкцию, образцы заполнения, нормативные ссылки и важные нюансы, которые помогут избежать ошибок и штрафов․

Кто обязан начинать трудовую книжку?

Согласно Порядку № 320н (утв․ Минтрудом России ), трудовая книжка (бумажная или электронная) оформляется впервые при:

• первом трудоустройстве гражданина;
• отсутствии у работника ранее оформленной трудовой книжки;
• утрате или повреждении предыдущей книжки без возможности восстановления․

Важно! С 2025 года все новые сотрудники, не имеющие трудовой книжки, должны получать только электронную трудовую книжку․ Бумажная книжка выдаётся только по письменному заявлению работника (ст․ 23 ТК РФ)․

Как оформить бумажную трудовую книжку в 2026 году: пошаговая инструкция

Если сотрудник подал заявление на бумажную трудовую книжку (например, по возрастным причинам, отсутствию доступа к Госуслугам или личным предпочтениям), работодатель обязан оформить её в соответствии с установленным порядком․

Шаг 1: Получение бланка трудовой книжки

Бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются у уполномоченных производителей (например, «Печатный двор»)․ Каждый бланк имеет уникальную серию и номер․

Шаг 2: Регистрация бланка в учётной книге

Все полученные и выданные бланки регистрируются в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей (образец можно скачать на сайте Минтруда или в системе СБИС)․

В журнал вносятся:

• Дата поступления бланка;
• Серия и номер бланка;
• ФИО сотрудника, которому выдан бланк;
• Дата выдачи;
• Подпись ответственного лица․

Шаг 3: Заполнение ьного листа

На ьном листе трудовой книжки указываются следующие данные (в соответствии с образцом 2026 года):

1. Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте;
2. Дата рождения — в формате ДД․ММ․ГГГГ;
3. Образование — по паспорту или документам (среднее, высшее и т․д․);
4. Специальность, по диплому или документам о квалификации (если есть);
5. Серия и номер бланка — вписывается из самого бланка;
6. Дата выдачи — день оформления книжки;
7. Подпись работника — ставится вручную;
8. Печать организации — если есть, ставится на ьном листе․

Внимание! Записи вносятся только на основании документов (паспорт, диплом, приказ о приёме)․ Словесные заявления работника не являются основанием для внесения данных (п․ 30 Порядка № 320н)․

Шаг 4: Внесение первой записи о приёме на работу

Первая запись делается в разделе «Сведения о работе» на основании:

• Приказа о приёме на работу (форма № Т-1 или Т-1а);
• Трудового договора․

Образец записи:

Запись № 1
Основание: Приказ № 12 от
Сведения: Принят на работу в должности «Менеджер по продажам» в ООО «Светлый путь»

Запись заверяется:

• Подписью руководителя или уполномоченного лица (кадровика);
• Печатью организации (если она используется)․

Шаг 5: Выдача книжки сотруднику

После заполнения ьного листа и первой записи трудовая книжка выдаётся работнику под роспись в Журнале выдачи трудовых книжек․ С этого момента ответственность за хранение книжки переходит к сотруднику․

Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) в 2026 году

С 2025 года все новые сотрудники без трудовой книжки автоматически получают электронную трудовую книжку․ Бумажная версия выдаётся только по заявлению․

Шаг 1: Получение согласия работника

Если сотрудник ещё не подавал заявление на ЭТК, работодатель обязан:

• Ознакомить его с правилами ведения ЭТК;
• Предоставить форму заявления (утверждена Постановлением ПФР № 245п от );
• Получить подписанное заявление․

Шаг 2: Подача сведений в ПФР

В течение одного рабочего дня после приёма на работу работодатель обязан передать в Пенсионный фонд сведения о работнике через:

• СБИС;
• Электронный документооборот;
• Специальный портал ПФР (Форма ЕФС-1)․

Обязательные данные для передачи:

• ФИО;
• Дата рождения;
• СНИЛС;
• Дата приёма на работу;
• Должность;
• Наименование организации;
• ИНН организации․

Шаг 3: Уведомление работника

После передачи данных работнику приходит уведомление через:

• Личный кабинет на Госуслугах;
• СМС или email (если указаны в заявке);
• ПФР — через приложение «Пенсионный фонд России»․

Работник может проверить наличие ЭТК на сайте ПФР: https://es․pfrf․ru

Шаг 4: Запись в ЭТК

Все сведения о трудовой деятельности (приём, увольнение, переводы, награды) автоматически формируются в ЭТК на основании приказов и документов, переданных в ПФР․ Работодатель не вносит записи вручную — всё делает система․

Что делать, если сотрудник не имеет СНИЛС?

Если у нового сотрудника нет СНИЛС, работодатель обязан:

1. Помочь оформить СНИЛС через ПФР (можно через МФЦ или онлайн на Госуслугах);
2. После получения СНИЛС — подать сведения в ПФР для открытия ЭТК;
3. Если сотрудник настаивает на бумажной книжке — оформить её, но при этом обязательно оформить СНИЛС в течение 1 месяца․

Образцы документов для скачивания (2026)

Для удобства кадровых служб приведём ссылки на официальные образцы:

• Образец Книги учёта трудовых книжек — Минтруд РФ
• Форма ЕФС-1 (для передачи данных в ПФР) — Пенсионный фонд РФ
• Заявление на переход на ЭТК — Госуслуги
• Образец заполнения ьного листа, Кадровое дело

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Внесение данных по словам работника․ → Только по документам!
• Ошибка 2: Не регистрируется бланк в учётной книге․ → Это нарушение, ведёт к штрафу до 50 000 руб․
• Ошибка 3: Не переданы сведения в ПФР в срок․ → Штраф до 20 000 руб․ за нарушение сроков․
• Ошибка 4: Выдача бумажной книжки без заявления․ → С 2025 года — запрещено!
• Ошибка 5: Не заверяется запись подписью и печатью․ → Запись считается недействительной․

В 2026 году выбор остаётся за работником, но:

• Электронная трудовая книжка, удобна, безопасна, доступна в любое время, не теряется, не портится, автоматически обновляется․
• Бумажная трудовая книжка — подходит для пожилых людей, тех, кто не пользуется интернетом, или при работе в организациях без цифровой инфраструктуры․

Рекомендация для работодателей: Всех новых сотрудников приглашать на консультацию по ЭТК, объяснять преимущества, помогать оформить заявление․ Это снижает нагрузку на кадровую службу и повышает уровень цифровой грамотности персонала․

Если вы — новый сотрудник — не паникуйте, если у вас нет трудовой книжки․ Это нормально․ Ваш работодатель обязан оформить её за вас — в электронном виде, если вы не заявили иное․

📌 Важно помнить:

• Трудовая книжка — это не просто документ, а история вашей профессиональной жизни․
• С 2026 года электронная трудовая книжка — стандарт․
• Бумажная книжка — исключение, а не правило․
• Все записи должны быть документально подтверждены․

Следите за обновлениями на сайтах: Минтруд, ПФР, Госуслуги․ Всё, что касается трудовых отношений, теперь — в цифровом формате․