В 2026 году многие работодатели сталкиваются с ситуацией‚ когда у нового сотрудника нет трудовой книжки. При этом закон допускает ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде‚ однако есть важные нюансы‚ которые необходимо учитывать.
Почему у сотрудника может не быть трудовой книжки?
Согласно Федеральному закону от № 439‑ФЗ‚ при приёме на работу человека‚ который впервые начинает работать и никогда не вел трудовую книжку‚ работодатель может:
- Ведить сведения о трудовой деятельности только в электронном виде.
- Не оформлять бумажную трудовую книжку.
Эта практика применяется к:
- Физическим лицам‚ впервые приходящим на работу.
- ИП (индивидуальным предпринимателям)‚ которые не имеют юридического лица.
Что говорит закон о штрафах?
Отсутствие трудовой книжки может привести к штрафу:
- Для ИП – от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Кроме того‚ отсутствие официального оформления может усложнить подтверждение трудового стажа для сотрудника в будущем.
Как правильно оформить трудовые отношения без книжки?
Если вы решили не оформлять бумажную трудовую книжку‚ следуйте этим шагам:
- Получите от кандидата паспорт и документ об образовании.
- Сообщите‚ что ранее у него не было трудовой книжки.
- Подпишите трудовой договор. Он станет основанием для внесения сведений.
- Заполните ьный лист. ФИО вносятся полностью‚ без сокращений‚ согласно паспорту.
- Внесите сведения о работе. Это может быть сделано в электронной системе или в отдельном листе‑вкладыше.
Какие документы требуются в ьном листе?
В titulary лист обычно включают:
- Фамилия‚ имя‚ отчество.
- Дата рождения.
- Паспортные данные.
- Сведения об образовании (диплом‚ вуз‚ год окончания).
- Профессия‚ должность.
- Сведения о воинском учёте‚ СНИЛС‚ ИНН.
- Сведения о повышении квалификации‚ сертификатах.
Особенности заполнения в 2026 году
В 2026 году изменились правила оформления трудовых записей:
- Если в книжке (или вкладыше) закончились свободные строки‚ необходимо оформить вкладыш и продолжить запись в нём.
- Записи о совместительстве‚ вахтовом методе работы и других специальных условиях теперь фиксируются в электронной форме.
- Для работников‚ у которых нет образования‚ в книжке указываются только сведения о трудовой деятельности и поощрениях.
Электронный вариант
Электронный трудовой договор и электронный журнал учёта позволяют:
- Хранить сведения о трудовой деятельности в облаке.
- Получать доступ к данным в любой момент.
- Избежать потери бумажных записей.
Однако важно помнить‚ что в случае проверки работодатель обязан предоставить оригиналы документов (паспорт‚ диплом и т.д.) и подтвердить факт отсутствия книжки.
Что делать‚ если трудовой книжка всё‑же нужна?
Если сотрудник уже имеет трудовую книжку‚ но её страницы заполнены‚ следует оформить вкладыш и продолжить запись в нём. При этом:
- Записывайте новые сведения о работе‚ повышении квалификации‚ отпуске и т.д.
- Не забудьте поставить дату и подпись ответственного лица.
- Сохраняйте копию вкладыша в архиве компании.
Краткие рекомендации для работодателя
Чтобы избежать проблем‚ следуйте этим простым правилам:
- Проверяйте наличие или отсутствие трудовой книжки у кандидата.
- Если книжки нет‚ оформите электронный трудовой договор и заполните ьный лист.
- Сохраняйте все подтверждающие документы (паспорт‚ диплом‚ СНИЛС).
- Ведите учёт в электронном виде и регулярно делайте резервные копии.
- При необходимости оформите вкладыш и фиксируйте все изменения.
Отсутствие трудовой книжки не является препятствием для легального трудоустройства‚ однако требует соблюдения определённых процедур. Правильное оформление ьного листа‚ своевременное заполнение электронных записей и соблюдение требований КоАП помогут избежать штрафов и упростят подтверждение трудового стажа в будущем.
Если у вас возникнут сомнения в правильности оформления‚ рекомендуется обратиться к специалисту‑юристу по трудовому праву.