Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В современной российской системе трудовых отношений документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника, играет ключевую роль. С 2020 года в России началась постепенная цифровизация этого процесса: наряду с традиционной бумажной трудовой книжкой появилась электронная трудовая книжка (ЭТК). В 2026 году каждый работник имеет право выбрать, в каком формате он хочет хранить свои трудовые сведения — в бумажном или электронном виде. Однако вне зависимости от выбранного формата, работодатель обязан уведомить сотрудника о получении трудовой книжки, будь то оригинал или выписка из ЭТК. Ниже подробно разберём, как правильно оформить такое уведомление, какие нормы закона регулируют этот процесс и какие ошибки нельзя допускать.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, который содержит сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, причины увольнения, награды и другие значимые события. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника.

Она необходима для:

Подтверждения трудового стажа при назначении пенсии;
Получения социальных выплат и льгот;
Приема на новую работу — работодатель обязан проверить стаж и опыт кандидата;
Разрешения спорных ситуаций с предыдущими работодателями;
Подтверждения права на отпуск, компенсации и другие гарантии.

С 1 января 2020 года введена электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в информационной системе Социального фонда России (СФР). Все сведения о трудовой деятельности работника передаются работодателем в СФР в форме сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС-1).

Кто и когда получает трудовую книжку?

Согласно статье 66.1 ТК РФ:

С 2021 года при первичном трудоустройстве работнику оформляется только электронная трудовая книжка, если он ранее не имел бумажной.
Работники, уже имеющие бумажную трудовую книжку, могут выбрать: сохранить её или перейти на электронный формат. Для этого необходимо подать заявление работодателю.
С 2025 года более 70% новых сотрудников работают исключительно с ЭТК — бумажные книжки становятся редкостью.

Важно: если работник ранее работал и имел бумажную трудовую книжку, то при трудоустройстве в новую организацию он должен предоставить её работодателю. В этом случае работодатель обязан:

Принять бумажную книжку;
Внести в неё новые сведения;
Оформить уведомление о получении трудовой книжки.

Обязанность работодателя: уведомление о получении трудовой книжки

Согласно Трудовому кодексу РФ и разъяснениям Минтруда, работодатель обязан в письменной форме уведомить работника о получении его трудовой книжки — будь то бумажная или электронная.

Зачем нужно уведомление?

Уведомление — это не просто формальность. Оно:

Подтверждает факт передачи документа от работника к работодателю;
Защищает работодателя от претензий о потере или неправильном хранении книжки;
Фиксирует дату начала трудовых отношений с документальным подтверждением;
Является доказательством в суде в случае спора (например, если работник утверждает, что книжку не получил обратно).

Форма уведомления

Закон не устанавливает строгой формы уведомления, но рекомендуется использовать следующий шаблон:

Образец уведомления о получении трудовой книжки

УВЕДОМЛЕНИЕ

Я, _________________ (ФИО полностью), в лице _________________ (должность), 
подтверждаю получение от работника _________________ (ФИО полностью) 
трудовой книжки (бумажной / электронной) в соответствии с его заявлением.

Дата получения: _______________
Тип документа: 
☐ Бумажная трудовая книжка (серия ____, номер ____)
☐ Электронная трудовая книжка (номер в СФР: _______________)

Работник ознакомлен с порядком хранения и ведения трудовой книжки.

Подпись работника: _______________ ФИО: _______________________
Подпись работодателя: _______________ ФИО: _______________________

Печать организации (при наличии)

Уведомление составляется в двух экземплярах: один передаётся работнику, второй хранится в личном деле сотрудника.

Как уведомить о получении электронной трудовой книжки?

Если работник выбрал ЭТК, то бумажная книжка ему не передаётся. В этом случае работодатель обязан:

Получить от работника заявление о переходе на электронную форму (форма утверждена Приказом Минтруда № 585н);
В течение 3 рабочих дней передать сведения о трудовой деятельности в СФР (форма ЕФС-1);
Оформить письменное уведомление о том, что:

Бумажная трудовая книжка не выдавалась, так как работник выбрал ЭТК;
Все сведения о трудовой деятельности переданы в СФР;
Работник может проверить свои данные через портал Госуслуги или личный кабинет на сайте СФР.

Пример текста уведомления при выборе ЭТК:

Уведомление о выборе электронной трудовой книжки
22 мая 2026 года работник _______________ (ФИО) подал заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронной форме. В соответствии с заявлением, бумажная трудовая книжка не передавалась. Все сведения о трудовой деятельности работника с даты трудоустройства переданы в Социальный фонд России. Работник ознакомлен с правом доступа к своим данным через портал Госуслуги и личный кабинет СФР. Подпись работника: ___________

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если работник при устройстве на работу не может предоставить трудовую книжку (утеряна, испорчена, украдена), то:

Он должен написать заявление об утрате;
Работодатель обязан выдать новую трудовую книжку (бумажную или электронную — по выбору работника);
На основании документов (справки с предыдущих мест работы, трудовых договоров, приказов и т.д.) работодатель восстанавливает сведения о трудовом стаже;
Обязательно оформляется уведомление о выдаче новой трудовой книжки с указанием причины (утрата, повреждение).

Важно: работодатель не вправе отказать в трудоустройстве из-за отсутствия трудовой книжки — это нарушение статьи 64 ТК РФ (запрет на необоснованный отказ в заключении трудового договора).

Сроки и ответственность

Согласно статье 66 ТК РФ:

Трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения.
При отказе работника получить книжку — работодатель направляет ему письменное уведомление о необходимости получения (с почтовым уведомлением или под роспись).
Если книжка не выдана вовремя — работодатель обязан выплатить работнику средний заработок за все время задержки (согласно Постановлению Верховного Суда РФ от 2021 г.).

Практические рекомендации для кадровиков

Всегда оформляйте уведомление — даже если работник «сам забрал» книжку, подпись под уведомлением — ваша защита.
Для ЭТК, сохраняйте копию заявления работника о переходе на электронный формат.
Проверяйте, что сведения в СФР переданы, используйте сервис «Проверка сведений о трудовой книжке» на сайте СФР.
Храните уведомления не менее 75 лет — как часть личного дела работника (согласно архивным нормам).
Обучайте сотрудников: объясните, как проверить ЭТК через Госуслуги и почему это безопаснее бумажного варианта;

Уведомление о получении трудовой книжки — это не бюрократическая формальность, а важный элемент правовой защиты как работника, так и работодателя. В 2026 году, когда цифровизация достигла пика, важно не только правильно оформить ЭТК, но и чётко зафиксировать каждый этап взаимодействия с документом. Нарушение порядка уведомления может привести к судебным искам, штрафам и выплатам компенсаций.

Помните: «Что не зафиксировано, не происходило». Даже если работник «всё понимает», письменное уведомление — ваша лучшая защита в случае спора.

Для дополнительной информации обращайтесь к:

Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 66.1, 84.1);
Приказу Минтруда РФ № 585н от (формы заявлений);
Сайту Социального фонда России: www.sfrf.ru;
Порталу Госуслуги: www.gosuslugi.ru.