Цель статьи: дать полное представление о том, как правильно оформить и доставить уведомление сотруднику о необходимости явиться за своей трудовой книжкой, какие правовые нормы регулируют данную процедуру и какие последствия могут возникнуть у сторон при нарушении правил.

Почему важна трудовая книжка?

Трудовая книжка (свидетельство о трудовой деятельности) – основной документ, подтверждающий стаж работы, квалификацию и пенсионные права работника. Без неё:

• нельзя оформить пенсию;
• трудоустройство в новых организациях затруднено;
• отсутствует подтверждение стажа для получения социальных льгот.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок обращения с трудовой книжкой:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
   • ст. 62 – обязанность работодателя вести трудовую книжку;
   • ст. 63 – порядок заполнения и передачи трудовой книжки;
   • ст. 67 – порядок возврата трудовой книжки при увольнении.
2. Федеральный закон № 112-ФЗ «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (вступил в силу 1 января 2022 г.).
3. Приказ Минтруда России от № 100н «Об утверждении формы трудовой книжки».

Когда необходимо уведомлять сотрудника?

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой требуется в следующих случаях:

• при увольнении (по инициативе работника или работодателя);
• при переводе в другую организацию, если трудовая книжка должна быть передана новому работодателю;
• при временном отъезде сотрудника (командировка, отпуск за границей) и необходимости оформить документы в его отсутствие;
• при проведении проверок государственных органов, когда требуется предоставить оригинал трудовой книжки.

Как правильно оформить уведомление

Уведомление должно быть оформлено в письменной форме и содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Шапка организации – название, ИНН, ОГРН, адрес, телефон.
2. Дата и номер документа (например, «Уведомление № 12/2026 от »).
3. ФИО сотрудника и его должность.
4. Точное основание (статья ТК РФ, приказ о увольнении и т.д.).
5. Текст с требованием явиться за трудовой книжкой:
   • указать конкретную дату и время (не менее 3 рабочих дней с момента получения уведомления);
   • указать место (офис HR‑отдела, кабинет руководителя и т.п.).
6. Последствия несоблюдения сроков (например, удержание заработной платы в размере стоимости трудовой книжки, передача дела в суд).
7. Подпись ответственного лица (руководитель отдела кадров, директор) и печать организации.

Пример текста уведомления

ООО «Пример»
ИНН 7701234567, ОГРН 1157746578901
Адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. 10
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67

УВЕДОМЛЕНИЕ № 12/2026
от г.

Сотруднику: Иванову Ивану Петровичу
должность: инженер‑программист
В соответствии со ст. 67 Трудового кодекса РФ и приказом № 45/2026
о прекращении трудового договора от г. просим
явиться в отдел кадров ООО «Пример» для получения
трудовой книжки в срок до г. включительно.
Время приема: 10:00–16:00, кабинет 3‑й этаж.

В случае неявки в указанный срок трудовая книжка будет
удержана за счет работника в размере 500 ₽ (стоимость
замены документа) и может быть передана в суд для
взыскания убытков.

С уважением,
____________________
Петрова Мария Сергеевна,
начальник отдела кадров
(подпись) 

Способы доставки уведомления

Для доказательства факта получения уведомления рекомендуется использовать один из следующих методов:

• Личное вручение с подписью сотрудника в журнале учета.
• Заказным письмом с уведомлением о вручении (почтовая служба).
• Электронная почта с запросом подтверждения получения (ответное письмо).
• СМС/мессенджер + копия письма, отправленная по электронной почте.

Для юридической силы предпочтительно сочетать два способа (например, личное вручение + копия на электронную почту).

Что делать, если сотрудник отказывается явиться?

1. Провести повторный звонок/сообщение с уточнением причин отказа.
2. Оформить протокол встречи с указанием даты, времени, присутствующих лиц.
3. Если отказ сохраняется, оформить письменный запрос о возврате трудовой книжки с указанием правовых последствий.
4. В крайнем случае – обратиться в трудовой суд с иском о возврате трудовой книжки и возмещении расходов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заменить трудовую книжку на электронный документ?

С 2022 года в России вводится электронная трудовая книжка, однако её использование возможно только при согласии обеих сторон и наличии соответствующего программного обеспечения. При отсутствии такой возможности работник имеет право требовать оригинальную бумажную книжку.

Сколько стоит заменить утерянную трудовую книжку?

Стоимость замены определяется региональными тарифами (обычно от 300 ₽ до 500 ₽). При удержании стоимости замены из заработной платы необходимо оформить соответствующее удержание в письменной форме.

Какой срок имеет работодатель на возврат трудовой книжки после увольнения?

Согласно ст. 67 ТК РФ, трудовая книжка должна быть передана работнику в день увольнения или в течение трех рабочих дней после него.

Можно ли удержать из зарплаты стоимость трудовой книжки без согласия работника?

Удержание возможно только при наличии письменного согласия работника (например, в трудовом договоре) или в случае, если работник нарушил свои обязательства (неявка без уважительной причины).

Уведомление сотруднику о необходимости явиться за трудовой книжкой – важный процесс, требующий строгого соблюдения правовых норм и правильного оформления. Правильно составленное уведомление, своевременная доставка и документальное подтверждение получения помогут избежать конфликтов, судебных споров и финансовых потерь для обеих сторон.

Помните, что законодательство защищает интересы как работника, так и работодателя. Четкое соблюдение процедур гарантирует прозрачность отношений и упрощает процесс завершения трудовых отношений.

Дата публикации: