В практике кадровых отделов часто возникает ситуация, когда новый сотрудник представляет трудовую книжку без записи об увольнении с предыдущего места работы. При этом может отсутствовать и сам документ, подтверждающий окончание трудовых отношений. Как правильно поступить в такой случае? В статье разобраны правовые основания, порядок действий работодателя и работника, а также особенности выдачи дубликата трудовой книжки.

Что говорит закон?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 310), увольнение оформляется в соответствии с установленным порядком, а запись об увольнении вносится в трудовую книжку. Однако если запись признаётся недействительной (например, из‑за ошибки, опечатки или неправильного оформления), её нельзя использовать как основание для увольнения.

В решении суда (дело Ливен С.В., 2024) установлено, что в случае отсутствия записи об увольнении в трудовой книжке, но наличия решения суда об установлении факта прекращения трудовых отношений, работодатель обязан оформить увольнение в соответствии с трудовым законодательством.

Когда запись считается недействительной?

• Ошибки в оформлении (неправильный номер, дата, подпись);
• Отсутствие подписи сторон;
• Несоответствие формы требованиям Трудового кодекса.

В таком случае работник имеет право потребовать выдать дубликат трудовой книжки без внесения в неё записи, признанной недействительной.

Как оформить увольнение, если в книжке нет записи?

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении, но работник предоставляет решение суда (или иной документ, подтверждающий законность прекращения отношений), работодатель обязан:

1. Подтвердить законность увольнения;
2. Оформить запись об увольнении в новой трудовой книжке;
3. При необходимости выдать дубликат старой книжки без внесения недействительной записи.

Важно помнить, что новую трудовую книжку выдавать не всегда необходимо. Если прежняя книжка велась корректно, её можно оставить, а в случае её утраты – оформить дубликат.

По какой причине выдаётся дубликат?

Дубликат выдаётся в следующих случаях:

• Утеря оригинального документа;
• Оригинал содержит ошибки, признанные недействительными;
• Необходимо добавить новые записи (например, о переводе или увольнении).

В соответствии с Порядком выдачи дубликата трудовой книжки, работодатель оформляет запись по заявлению работника и вносит её в новый документ.

Что делать, если прежнее место работы больше не существует?

Если компания, где сотрудник работал ранее, прекратила своё существование, а запись об увольнении отсутствует, то:

• Не требуется вносить в новую трудовую книжку запись об увольнении;
• Работодатель может оформить запись о приёме на работу в новой книжке;
• Если требуется подтвердить окончание отношений, используют решение суда или документ, подтверждающий отсутствие организации (например, выписку из ЕГРЮЛ).

В таком случае основания для оформления новой трудовой книжки отсутствуют, и работодатель не вправе самостоятельно вносить в неё запись об увольнении.

Как оформить заявление работника?

Заявление работника должно содержать:

1. ФИО работника;
2. Номер и дату рождения;
3. Сведения о предыдущем месте работы (наименование, даты работы);
4. Причину запроса (например, «необходимо оформить запись об увольнении, так как прежняя организация ликвидирована»);
5. Подпись и дату.

После получения заявления работодатель в течение 3‑5 рабочих дней выдаёт дубликат трудовой книжки без внесения недействительной записи.

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли выдавать сотруднице новую трудовую книжку? – Нет, если прежняя книжка велась корректно и её можно восстановить. Выдача новой требуется только при её утрате или при наличии ошибок.
• Кто должен сделать запись об увольнении с предыдущего места работы? – Запись вносится в трудовую книжку нового работодателя по заявлению работника, но только если это требуется законом (например, при переводе).
• Как поступить, если работник не может предоставить решение суда? – В отсутствие судебного решения возможен только административный способ: обращение в Службу занятости или Фонд социального страхования для подтверждения факта прекращения отношений.

Отсутствие записи об увольнении в трудовой книжке не является препятствием для законного увольнения, если есть другие доказательства прекращения трудовых отношений (решение суда, справка из ПФР и т.д.). Главное – соблюдать установленный порядок оформления, правильно оформить дубликат и не вносить в него недействительных записей.

Для кадровых специалистов важно помнить, что:

• Оформление увольнения должно быть подкреплено документами;
• При возникновении вопросов лучше обратиться в Роструд или суд за разъяснениями;
• Все действия должны быть документированы и согласованы с самим работником.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете корректно оформить увольнение, даже если в оригинальной трудовой книжке нет соответствующей записи.