Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. В Украине с 2021 года активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), которая постепенно заменяет бумажный аналог. Эта статья объясняет, как правильно оформить, вести и оцифровать трудовую книжку для работников на территории Украины, включая важные нюансы для беженцев и граждан РФ.

Что такое трудовая книжка и почему она важна?

Трудовая книжка, это документ, который:

• Подтверждает общий и специальный трудовой стаж.
• Служит основанием для назначения пенсии, пособий и других социальных гарантий.
• Содержит информацию о всех местах работы, должностях, основаниях увольнения.

В Украине признается стаж, приобретенный на территории Украины, а также стаж, исчисляемый в льготном порядке и стаж по специальности. Этот стаж признается и на территории РФ при условии надлежащего оформления.

Виды трудовых книжек в Украине

Бумажная трудовая книжка

• Выдается работнику при приеме на работу, если он не имеет электронной.
• Оформляется работодателем вручную с обязательной нумерацией, штампом и подписью.
• Хранится у работодателя, но по заявлению работника может быть выдана на руки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Цифровой аналог, хранящийся в Реестре застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины.
• Ведется автоматически через портал электронных услуг ПФУ.
• Дает право на автоматическое назначение пенсии по достижении возраста без дополнительного обращения.
• Доступна работнику и работодателю через личный кабинет на портале ПФУ.

Кто и как оформляет трудовую книжку?

При первичном оформлении (новый сотрудник без книжки)

1. Работодатель обязан оформить трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 12 Порядка № 1084).
2. Если работник не имеет бумажной книжки, работодатель оформляет электронную через портал ПФУ.
3. При желании работника получить бумажный вариант, работодатель оформляет бумажную книжку, но обязательно вносит сведения о приеме на работу и в электронную систему.

Оцифровка (перенос) существующей бумажной трудовой книжки

Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка (украинского, советского или российского образца), ее данные должны быть внесены в электронную систему.

1. Кто может подать заявление:
   • Сам работник.
   • Работодатель (если книжка находится у него).
2. Как подать: Через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины.
3. Что нужно: Качественные скан-копии всех страниц бумажной трудовой книжки.
4. Требование: Сканы должны быть с наложением квалифицированной электронной подписи (КЭП) страхователя (работодателя) или самого работника.
5. После проверки ПФУ данные заносятся в электронный реестр.

Пошаговая инструкция: как оформить электронную трудовую книжку впервые

1. Подготовка: Убедитесь, что у работника нет бумажной трудовой книжки или она уже оцифрована.
2. Регистрация на портале ПФУ: Работодатель (или работник) должен иметь учетную запись на портале ПФУ с подтвержденной электронной подписью.
3. Подача заявления: В личном кабинете найти раздел «Электронные трудовые книжки» → «Оформить ЭТК» или «Внести сведения о трудовой деятельности».
4. Внесение данных: Заполнить все поля:
   • Данные работника (ФИО, дата рождения, номер страхового счета).
   • Данные работодателя (название, ЕДРПОУ, код отрасли).
   • Дата приема на работу, должность, подразделение.
   • Основание приема (приказ, договор).
5. Подписание: Все записи в ЭТК должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица работодателя.
6. Информирование работника: После оформления работник может ознакомиться с записью в своем личном кабинете на портале ПФУ. Бумажный вариант выдается только по письменному заявлению.

Записи в трудовой книжке: ключевые правила

• Записи при приеме, переводе, увольнении делаются в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Украины с обязательной ссылкой на статью/пункт закона.
• Например, при увольнении по собственному желанию (ст. 36 ТКУ) запись: «Уволен по собственному желанию, ст. 36 Трудового кодекса Украины».
• Запрещены любые пометки, исправления, зачеркивания.
• Даты указываются в формате «день месяц год».

Где найти и проверить свою электронную трудовую книжку?

1. Перейдите на портал Пенсионного фонда Украины.
2. Авторизуйтесь через:
   • Квалифицированную электронную подпись (КЭП).
   • Профиль в Diia (для физических лиц).
   • Логин/пароль.
3. В личном кабинете найдите раздел «Электронные трудовые книжки» или «Трудовая деятельность».
4. Все записи о ваших местах работы будут отображены в хронологическом порядке.

Частые вопросы (FAQ)

Вопрос: У сотрудника есть бумажная трудовая книжка СССР/Украины. Что делать?

Ответ: Необходимо провести процедуру оцифровки. Работодатель или сам сотрудник сканирует все страницы, подписывает сканы КЭП и подает через портал ПФУ. После этого сведения будут в электронном реестре. Бумажную книжку хранить у себя (если она выдана на руки) или у работодателя.

Вопрос: Можно ли работать без оформления трудовой книжки?

Ответ: Нет. Трудовой договор и оформление в трудовую книжку (электронную или бумажную) — обязательны. Работодатель несет административную ответственность.

Вопрос: Что делать, если в бумажной книжке нет записей за последние годы?

Ответ: Если работник фактически работал, но записи не были внесены, необходимо восстановить документы (приказы, трудовые договоры) и оформить записи retroactively (с указанием даты приема/увольнения). Для электронной книжки это делается через портал ПФУ с приложением сканов восстановительных документов.

Вопрос: Как быть предпринимателю (ИП), который 10 лет работал на себя?

Ответ: Стаж как индивидуального предпринимателя в Украине учитывается при условии уплаты страховых взносов в ПФУ. В электронную трудовую книжку такие сведения вносятся автоматически на основе данных ПФУ. Если взносы не платились — стаж не засчитывается; Для подтверждения стажа ИП нужны справки из ПФУ об уплате взносов.

Оформление и ведение трудовой книжки в Украине — это обязательная процедура, которая с 2021 года все больше переносится в электронный формат. Ключевые шаги:

1. Определить, есть ли у работника уже оформленная (бумажная или электронная) трудовая книжка.
2. При необходимости, провести оцифровку бумажного документа через портал ПФУ.
3. При приеме на нового сотрудника оформить запись в электронную систему в течение недели.
4. Соблюдать точные формулировки записей со ссылками на статьи Трудового кодекса.
5. Для граждан РФ/беженцев с украинскими книжками — оформить новую книжку РФ образца и отдельно решать вопрос признания украинского стажа.

Следование этим правилам обеспечит защиту трудовых прав работника и корректное отражение его стажа для будущей пенсии.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства Украины и информации Пенсионного фонда Украины по состоянию на май 2026 года. Для получения персональной консультации рекомендуется обращаться в ПФУ или к юристу.